Lean-5S, een methodiek voor efficiënter werken

De 5S-methodiek maakt deel uit van Lean Management. Eigenlijk is het heel eenvoudig. Als u werkprocessen wilt verbeteren is het eerst zaak om de bestaande situatie op te schonen. Daardoor worden lopende processen beter zichtbaar en kan de daadwerkelijke verbetering beginnen. In veel bedrijven wordt dit ook wel Housekeeping genoemd.

De historie achter Lean-5S

De oorsprong van 5S gaat helemaal terug tot het begin van de automobielindustrie. En niet zoals u wellicht verwacht naar de hedendaagse Japanse industrie, maar verder terug naar het Amerikaanse Ford. Henry Ford maakte door uitgekiende en gestandaardiseerde productieprocessen de personenauto betaalbaar voor de gewone man. De lopende band moest blijven draaien en alles moest perfect georganiseerd zijn. Hij bedacht daartoe onder andere de methodiek CANDO (Cleaning up, Arranging, Neatness, Discipline, and Ongoing improvement). Dit werd uiteindelijk de inspiratie voor het Japanse 5S-denken.

De 5S-methodiek dankt zijn naam aan vijf Japanse woorden die de vijf elementen van de methodiek benoemen. Het is mogelijk om ze zowel in het Nederlands als in het Engels te vertalen met behoud van de beginletter S.

Lees verder hoe deze vijf begrippen u en uw bedrijf kunnen helpen orde op zaken te stellen.

Seiri - Sorteren

De eerste stap is het sorteren van de spullen op de werkplek. Welke spullen zijn nu echt nodig voor het uitvoeren van de werkzaamheden en welke spullen horen er eigenlijk niet thuis. Veel mensen zijn verzamelaars en kunnen moeilijk afscheid nemen van spullen om hen heen. U zou het ooit nog wel eens nodig kunnen hebben. Hetzelfde gedrag vertonen mensen in hun privésituatie ook vaak. De spullen die niet meer nodig zijn moeten fysiek verwijderd worden. Dus niet zomaar in een kast opruimen. Als het niet meer nodig is, dan kan het weg. Na deze fase is het goed om een lijst te maken van de spullen die wel nodig zijn. Hier kan eventueel iemand aangewezen worden die er voor moet zorgen dat alles op zijn plek ligt en dat regelmatig de voorraden aangevuld worden.

Seiton - Schikken

Als de spullen echt nodig zijn voor het uitvoeren van het werk, is het zaak deze een vaste plek te geven. Dit voorkomt dat u moet zoeken wanneer u iets nodig heeft. In een fabrieksomgeving wordt vaak met plakband of tape de plek gemarkeerd waar gereedschappen en machines moeten staan. Het is dan niet alleen makkelijk te pakken, maar ook makkelijk weer op te ruimen. Het uitgangspunt is dat alle benodigde materialen binnen handbereik van de medewerker liggen (indien mogelijk natuurlijk). Veel tijd gaat verloren met het verzamelen van alles wat nodig is voor een bepaalde taak.

Seiso - Schoonmaken

Als voor alles een plek heeft gevonden is het zaak om ervoor te zorgen dat alles in perfecte staat verkeert. Een grondige schoonmaak- of onderhoudsbeurt is daarvoor nodig. Werken met goed onderhouden en schoongemaakte gereedschappen verhoogt de kwaliteit van de afgeleverde producten. En als het schoonmaken en onderhouden een dagelijkse bezigheid wordt, kan het in relatief weinig tijd uitgevoerd worden. Houd men het niet bij is, dan uiteindelijk een grote schoonmaak nodig en kost het veel meer tijd.

Een kritische noot is hier op zijn plek. Het schoonmaken is geen doel op zich. Het kan veel tijd en geld kosten en de efficiëntie kan erdoor naar beneden gaan. Dus naast het schoonmaken is het ook belangrijk dat de bronnen van de vervuiling aangepakt worden. Als iets niet vies wordt, hoeft het ook niet schoongemaakt te worden.

Seiketsu - Standaardiseren

Als de eerste drie stappen uitgevoerd zijn is het tijd voor het standaardiseren. Door vast te leggen hoe bepaalde taken worden uitgevoerd en daarbij zoveel mogelijk hergebruik toe te passen, wordt het makkelijker om vast te stellen als er van de standaard wordt afgeweken. En afwijkingen van de standaard kunnen duiden op een (kwaliteits-)probleem. In de Lean-methodiek is standaardiseren misschien wel de belangrijkste stap. Als het werk gestandaardiseerd is, kunnen de medewerkers zich specialiseren op bepaalde taken en als er een gestandaardiseerde manier van werken is, kan er van daar uit gekeken worden of en hoe er verbeteringen mogelijk zijn.

Shitsuke - Systematiseren of Stabiliseren

Als alle bovenstaande stappen doorlopen zijn, komen we toe aan de laatste fase, het Systematiseren en Stabiliseren. In deze fase moet er voor gezorgd worden dat de verbeteringen niet een eenmalige actie zijn, maar continue gedragen worden door de hele organisatie. In veel bedrijven wordt dit gedaan middels competities of verbeterdagen. Hierin worden de medewerkers gestimuleerd om in een ontspannen sfeer op zoek te gaan naar verbeteringen in het kader van 5S. Daarnaast kan het nodig zijn om regelmatig inspecties (audits) uit te voeren om te kijken of alles nog wel gaat zoals het is afgesproken.

Samenvattend

Wilt u aan de slag met 5S? Dan is het cruciaal om de medewerkers er in een vroeg stadium bij te betrekken. Beter dan wie dan ook kennen zij de werkprocessen en weten waar de verbeteringen te behalen zijn. Door bijvoorbeeld een 5S competitie op te zetten worden ze gestimuleerd om die kennis en ervaringen te bundelen en in te zetten voor het verbeter proces. Daarnaast kan door middel van audits gecontroleerd worden of de medewerkers zich houden aan de door hen zelf voorgesteld manier van werken.
5S is een eenvoudige methode om de efficiency te verhogen en de kosten van uw organisatie te reduceren.