Succesvol een klacht indienen

Door zorgvuldig te bepalen wat u in uw klachtenbrief gaat vermelden, kunt u effectiever klagen. U moet met een goed verhaal komen en duidelijk aangeven waar uw klacht over gaat. Voor het indienen van een klacht, moet u een bepaalde procedure volgen. Met klachten over producten, gaat u terug naar de winkelier waar u het product hebt gekocht. Steeds meer aankopen worden echter via het internet verricht, en terugbrengen is in dat geval retour sturen en duidelijk motiveren waarom u het product retour stuurt. Veel klachtenbrieven hebben betrekking op ontevredenheid over diensten. Hierbij kunt u denken aan internetdiensten, telefonie, energie en verzekeringen. Dit zijn diensten waar vaak klachten over zijn.

Door onderstaande tips in acht te nemen kunt u succesvoller klagen. Uw brief wordt serieus genomen en de ontvanger begrijpt waarom dat u de brief stuurt.

Volg de procedure

Door willekeurig een brief te sturen komt de klacht mogelijk niet op de juiste plek terecht. Verzekeraars hebben namelijk duidelijk omschreven klachtenprocedures. Hierbij kunt u denken aan een persoon of afdeling (indien u het niet weet, kunt u de brief het beste richten aan de directie) waar u de brief aan moet richten, manier van indienen van de klacht en welke stappen u moet volgen. In het geval u er niet uit komt met de betreffende instelling kunt u ook nog vervolgstappen zetten bij overkoepelende instanties. Hierbij is het wel belangrijk dat u een bepaalde procedure hebt gevolgd. U moet bijvoorbeeld eerst een klacht indienen bij het bedrijf. Na een schriftelijke afwijzing, kunt u een overkoepelende instantie pas inschakelen.

Geef een samenvatting in de brief

De brief moet niet vol zitten met details die er niet toe doen, maar de brief moet wel duidelijk maken waar uw bezwaren liggen. De lezer moet na het lezen van de brief een duidelijk beeld kunnen vormen van de klacht. Vergeet ook vooral niet om details als klantnummers en polisnummers te vermelden. Hebt u al contact gehad met werknemers van het bedrijf over de zaak? Vermeld dan de namen en de datum waarop u contact hebt gehad.

Houd de brief netjes en beschaafd

Mogelijk bent u ontzettend boos over de manier dat het bedrijf u behandeld heeft, maar houd het beschaafd. Brieven met krachttermen en bedreigingen kunnen een tegengesteld effect hebben. Het bedrijf zal bij een nette brief eerder de neiging hebben om uit coulance u toch tegemoet te komen, als uw klacht niet volledig terecht is.

Gebruik voorbeeldbrieven

Een goede brief maken kan u veel tijd gaan kosten. Op het internet kunt u op zoek gaan naar goede voorbeeldbrieven. Deze kunt u als richtlijn aanhouden. Veel instanties hebben ook voorbeeldbrieven die exact passen bij uw klacht. Een voorbeeld hiervan is een bezwaarschrift tegen de hoogte van de WOZ waarde van uw huis. Televisieprogramma’s als Tros Radar en Vara Kassa bieden ook vaak voorbeeldbrieven aan die u goed kunt gebruiken.

Maak een kopie van de brief die u stuurt

Voordat u de brief verstuurt, moet u een kopie maken. De meeste consumenten zullen een dergelijke brief op de computer maken, en wordt er een brief bewaard op de computer. Aan de hand van de kopie kunt u namelijk ook een vervolgprocedure inzetten. Ook kunt u inspringen op reactie van de instantie waar u klacht terecht is gekomen.