Onderhandelen voor een optimaal resultaat

Onderhandelen geen aangeboren talent zoals mensen soms denken, maar een vaardigheid die gewoon aangeleerd kan worden. Onderhandelen helpt om te krijgen wat jij hebben wilt. Met een handige vierstappenaanpak haal je het onderste uit de kan en zonder de kan te breken, oftewel: vier stappen op weg naar een win-win oplossing!

Wat is onderhandelen eigenlijk?

Onderhandelen is een manier om met meerdere partijen tot een gemeenschappelijk besluit te komen waar iedereen zich in kan vinden. Iedereen probeert zoveel mogelijk wensen en eisen gerealiseerd te krijgen, maar wel op een zodanige manier dat de ander ook op bepaalde punten zijn zin krijgt. Het doel is, om tot een oplossing te komen die voor alle partijen aanvaardbaar is – een soort ruilhandel dus.

Belangrijk bij onderhandelen is, dat succes belangrijker is dan winnen.

Wanneer onderhandelen?

Niet in elke situatie is onderhandelen de beste manier om tot een beslissing te komen. Als je bij voorbaat al niet van plan bent om water bij de wijn te doen, heeft onderhandelen niet veel zin. Alternatieven voor onderhandelen zijn:

• Je wil opleggen, de knoop doorhakken, zelf de beslissing nemen. Leidt niet tot een gemeenschappelijk gedragen resultaat maar is soms gewoon nodig.
• De andere partij overreden, overtuigen. Niets mis mee, tenzij de ander op zijn strepen gaat staan…
• Een beslissing van de ander accepteren. Soms is het gewoon niet zinvol om te onderhandelen; een onderhandeling over de maximumsnelheid op de snelweg zult u zelden winnen.
• Het aan het toeval overlaten. Klinkt als een raar alternatief maar is soms helemaal geen gek idee: kijk maar eens hoe snel en eenvoudig er bepaald wordt wie als eerste mag aftrappen bij een voetbalwedstrijd.

Je onderhandelt als er een gemeenschappelijk belang is en als je tot een gezamenlijke beslissing moet komen.

Vier fasen van het onderhandelingsproces

Tijdens het proces van onderhandelen moeten beide partijen steeds openstaan voor elkaar, actief naar elkaar luisteren en elkaar echt een reële kans geven. Je kunt het resultaat van de onderhandelingen beïnvloeden met bepaald soort gedrag; gedrag dat altijd werkt, onafhankelijk van onderwerp, status, cultuur, context en achtergronden.

1. Voorbereiding
2. Discussie
3. Voorstellen
4. Zakendoen

Je hoeft de fasen niet altijd in dezelfde volgorde te doorlopen, en tijdens het proces zul je soms heen en weer gaan tussen de fasen. Het is dus geen lineair proces.

Fase 1: Voorbereiding

Voorbereiding betekent in feite het beantwoorden van de vraag Wat wil ik precies? Probeer zo specifiek mogelijk te zijn en bepaal tot hoever je wilt gaan. Formuleer positief: “Ik wil een lagere prijs” in plaats van “Je bent te duur”. Probeer ook wat extra wensen eromheen te bedenken, want ruilen met slechts één eis is lastig.

Kortom:

• Bepaal waarover je wel en niet wilt onderhandelen
• Bepaal wat je wilt bereiken
• Bepaal hoe belangrijk elke wens/eis is
• Bepaal tot hoever je wilt gaan

Fase 2: Discussie

In deze fase probeer je erachter te komen wat de ander wil. Stel vragen, luister goed, wees alert op signalen. Vat regelmatig samen, en het allerbelangrijkste: blijf open en positief. Doe je dat niet, dan kan het volgende gebeuren:

Twee zussen hadden ruzie over de laatste sinaasappel. Ze wilden hem allebei, de hele sinaasappel, en wilden niet praten over wat ze ermee wilden. Uiteindelijk was er een compromis: allebei de helft. Lijkt geen gekke oplossing, tot je hoort wat ze er eigenlijk mee wilden: Zus 1 eet het vruchtvlees van haar helft op en gooit de schil weg. Zus 2 wil een taart bakken; ze raspt haar schil en gooit het vruchtvlees weg…

Als je weet wat je zelf wilt en wat de ander wil, ligt de oplossing soms voor de hand. Maar geef nog niet alles weg: zeg wel wat je wilt maar niet hoe belangrijk het is, onder welke voorwaarden je wilt inleveren, enzovoort.

Kortom:

• Niet redetwisten
• Vragen wat de ander wil, vertellen wat je zelf wilt
• Samenvatten
• Alert zijn op signalen, vragen stellen en luisteren

Fase 3: Voorstellen

Je weet nu wat beide partijen willen. Nu ga je dat tegen elkaar afzetten, en een aantal voorstellen formuleren. Doe dat voorwaardelijk, want dit is nog niet je definitieve bod. Gebruik bijvoorbeeld de ALS…DAN vorm; je begint met een voorwaarde en doet daarna een aanbod. ”Als jullie tijdens de lunch de telefoon opnemen, mag je vrijdags een half uur eerder weg.”

Met je voorstel geef je aan waarover te onderhandelen valt. Daarna hou je je mond en wacht rustig op de reactie. Meestal komt er een tegenvoorstel; luister daar goed naar en reageer met een nieuw voorstel. Je vertelt elkaar nog niet wat je vindt van de voorstellen, maar je staat wel open voor elkaars ideeën.

Het presenteren van je voorstel:

• Wees realistisch
• Giet het in een ‘voorlopige’ vorm
• Gebruik ALS…DAN, een voorwaarde en een aanbod
• Leg je nog niet vast
• Na het voorstel: mond dicht

Reageren op een voorstel van de ander:

• Niet in de rede vallen
• Niet meteen nee zeggen, vraag eerst naar de consequenties
• Denk na voor je een tegenvoorstel doet
• Vragen stellen, toelichten, samenvatten en je mening geven
• Het voorstel is niet bindend: kom met een alternatief

Fase 4: Zakendoen

Dit is de uitruilfase. Geef aan wat je wilt ruilen als aan je voorwaarden wordt voldaan. Ook nu kom je weer met voorstellen, maar nu geef je erbij aan onder welke voorwaarden je wel akkoord gaat. Zo bouw je verder aan elkaars voorstellen.

• Ook de definitieve voorstellen bevatten voorwaarden
• Gebruik weer de ALS…DAN vorm
• Wees helder en uitgesproken
• Na het voorstel: mond dicht
• Niet in de rede vallen
• Om toelichting vragen
• Afwijzen of gaan ruziemaken is niet opbouwend
• Als je niet tevreden bent kom je met een tegenvoorstel met jouw voorwaarden

Tot slot

Het belangrijkste is eigenlijk, dat je herkent in welke fase je zit. Je doet dan die dingen die nuttig zijn in die fase en vermijd wat niet zinvol is; het heeft bijvoorbeeld geen zin om al met harde eisen te komen in de discussiefase, want je moet er eerst achter komen wat de ander wil.

Je kiest dus op elk moment de meest passende tactieken in plaats van alleen maar te reageren. De beste kans op een optimaal resultaat!