De agenda is aan verandering onderhevig

Liepen we een aantal jaren geleden allemaal nog met een papierenagenda op zak, waar met enige regelmaat in gekrast moest worden omdat er weer wat verschoven was, inmiddels is het high tech agendabeheer en moet je je best doen om de veranderingen bij te blijven houden. Vanaf halverwege de jaren 90 gaat het erg hard.

Van papier tot webbased applicaties en pushmail

De papierenagenda bij de secretaresse als een groot boek wat open ligt op het bureau en afspraken die er in en weer eruit moeten zijn duidelijk zichtbaar door het gekras en verwijzingen met pijltjes, bijgeschreven krabbeltjes, geeltjes etc. De agenda van de betreffende manager in het klein enigszins vergelijkbaar.

Om dat agenda niet te veel een krabbelboek te laten zijn werd er na verloop van tijd tip ex op toegepast. Dit had als resultaat dat de pagina's stijf stonden van de hard geworden tip ex. Daar komt nog bij dat het lijkt alsof de agenda's ook alleen maar voller worden. Was er eerst nog wat ruimte tussen twee afspraken, inmiddels mag je je reistijd gebruiken om zaken te overdenken, maar ben je weer gewoon onderweg.

Elektronisch

Het was toch wel een uitvinding dat er elektronische agenda's kwamen, want zo kon je mensen autoriseren om in je agenda te muteren of te lezen en vergaderverzoeken te doen. Ideaal, maar de eigen agenda was nog steeds van papier en was het opnieuw aan de secretaresse om hier in de muteren, te typ ex'en (dit is vast geen goed Nederlands) en er voor te zorgen dat de manager op het juiste moment op de juiste plaats zou zijn. Een enkele secretaresse die nog niet zo zeker van haar zaak was met de elektronische agenda, maakte er maar een printje van, onder het motto "nieuw op de oude manier".

Palmtop

De uitvinding die het de secretaresse ook eindelijk wat makkelijker maakte was de palmtop. Een elektronische agenda en weg was de typ ex. Maar ja, in twee elektronische agenda's alles invullen is niet echt efficiënt en een lijntje tussen deze twee maakte het plots mogelijk dat de agenda's van beide kanten konden synchroniseren. Nog even wennen dat de secretaresse en de manager niet op hetzelfde moment een afspraak op een bepaalde tijd plannen, maar hoe dan ook een flinke besparing van tijd. Koppel daar voor een hele groep het vergaderverzoek aan en je bent in een keer klaar, tenminste als iedereen het vergaderverzoek accepteert. Want accepteren is wel handig om het ook bevestigd te krijgen.

Combineer je dit dan brengt dit meteen de discipline met zich mee dat, wil je niet dat het hele bedrijf van je privé afspraken af weet, je dit wel af moet schermen voor de buitenwereld. Je leert snel als je gepest wordt met je avondactiviteiten die zonder afscherming zichtbaar zijn voor alle collega's.

Smartphone

Om er voor te zorgen dat het dubbel boeken op een gegeven moment ook voorbij was werd de handige palmtop gecombineerd met de telefoon en data kan over het lijntje, dus een-en-een-is-twee. Met de smartphone werd ook pushmail geïntroduceerd en kan je waar je ook bent je email ophalen, vergaderverzoeken accepteren en je agenda en email zijn altijd bijgewerkt. Hoewel de goede secretaresse nog steeds niet overbodig is, heeft de techniek haar wel het nodige werk uit handen genomen.

Leve de vooruitgang zullen we maar zeggen, of het al met al meer "ruimte" oplevert, al was het maar in je hoofd, lijkt minder waarschijnlijk. Altijd bereikbaar, altijd in beeld wanneer je tijd hebt en tijd om te overdenken, rust in je hoofd brengen etc. moet je inmiddels ook maar gaan plannen. Misschien zo nu en dan een vergaderverzoekje met jezelf???