Lekker op vakantie? En je werk dan…

De vakantietijd komt er weer aan en we bereiden ons massaal voor op de vakantie. Niet alleen thuis door het inpakken maar ook op ons werk moeten zaken worden overgedragen. Voor velen een moeilijke opgave terwijl je ook nog eens weet dat je waarschijnlijk bij terugkomst stapels werk zult vinden. Een aantal tips om de overdracht eenvoudiger te maken Succesvol overdragen van werk tijdens je vakantie en het terugkomen op je werkplek is niet altijd even eenvoudig. Eigenlijk is het vreemd dat bedrijven voor allerlei zaken procedures schrijven maar de overdracht van werkzaamheden hierbij totaal vergeten. Hieronder een aantal tips om de overdracht van het werk te vereenvoudigen en te voorkomen dat je direct na je vakantie bedolven wordt onder een aanzienlijke berg werk.

Begin op tijd met afronden

Dit lijkt op het intrappen van een open deur, toch blijkt dat velen veel te laat beginnen met het plannen van de overdracht en het afbouwen van de werkzaamheden. Begin dus ruim van tevoren, hoe lang dit moet zijn is afhankelijk van de werkzaamheden die je uitvoert. Neem in deze periode zo min mogelijk extra klussen aan en geef ook duidelijk aan dat je geen extra werkzaamheden op je kunt nemen omdat je je werkzaamheden “vakantieklaar” wilt maken.

Maak ook voor jezelf een duidelijke planning wanneer je je lopende werkzaamheden wilt afronden. Mocht in de loop der tijd blijken dat de planning niet haalbaar is dan heb je nog voldoende tijd om extra maatregelen te nemen. Zo zou je natuurlijk al langer voor je vakantie wat extra kunnen werken maar wellicht is het ook mogelijk dat collega’s enige tijd je telefoon overnemen zodat jij ongestoord vlot door kunt werken. Denk er in deze planning ook aan dat je vaak voor je vakantie nog wat extra privézaken wilt regelen en dus wellicht nog een middag extra vrij nodig zult hebben.

Bepaal je prioriteiten

Er zijn altijd bepaalde klussen die absoluut gedaan moeten worden voor je vakantie en zaken die kunnen wachten tot na je vakantie. Inventariseer al deze zaken goed. Hierdoor kun je de planning voor de afronding van de werkzaamheden beter maken en kom je minder onverwachte zaken tegen die nog aandacht vragen voor je vakantie.

Licht tijdig alle bij je werk betrokken partijen in over je vakantie

Uiteraard zullen je collega’s wel weten wanneer jij op vakantie gaat. Het is echter niet hun vakantie dus het kan nog wel eens voorkomen dat zij zich er niet van bewust zijn dat jij binnen korte tijd al op vakantie gaat. Een extra mededeling kan dan ook geen kwaad.

Ook voor vaste opdrachtgevers, leveranciers en klanten waarmee zaken moeten worden afgewikkeld is het goed dat je tijdig aangeeft dat je nog iets voor de vakantie wilt afmaken, of als het afmaken niet mogelijk is dat het werk zal worden overgedragen. Een simpele mededeling kan soms wonderen doen.

Stel een out of office reply in bij je e-mail

Op deze manier weet een ieder die nog niet eerder geïnformeerd werd over jouw vakantie dat je er niet bent. Geef in deze reply ook aan wie jouw werkzaamheden waarneemt. Eventueel kun je aangeven waar deze mensen kunnen worden bereikt maar je kunt de mail die je ontvangt tijdens je vakantie natuurlijk ook direct laten doorzenden naar degene die jouw werkzaamheden waarneemt.

Schrijf een overdrachtsdocument

Het mooiste is het natuurlijk als je in de loop van het jaar al een werkboek hebt gemaakt waarin precies staat wat jouw werkzaamheden zijn, hoe deze moeten worden uitgevoerd en wanneer. Dit werkboek kan je dan direct gebruiken als overdrachtsdocument. Indien

Mocht je dit nog niet hebben dan zul je alsnog een overdrachtsdocument moeten gaan maken hetgeen vaak meer tijd vergt dan in eerste instantie gedacht. Houd er bij het schrijven van dit document wel rekening mee dat ieder een eigen werkwijze heeft en geef degene die jouw taken overneemt dus wel enige vrijheid om zaken in te richten zoals dat het beste uitkomt.

Het is wel een goed idee jouw werkboek of overdrachtsdocument na je vakantie tot aan je volgende vakantie geregeld bij te werken zodat je hier bij de volgende vakantie niet meer naar hoeft te omkijken.

Maak afspraken over je bereikbaarheid tijdens de vakantie

Soms zijn er toch nog dingen die niet geheel duidelijk zijn of die niet zijn vastgelegd. In dat geval zou je bijvoorbeeld kunnen afspreken dat een mail aan jou wordt verzonden. Op vrijwel alle vakantieadressen is het mogelijk de mail te checken waardoor je binnen 24 uur antwoord kunt geven op de overgebleven vragen. Op deze manier kan er wel gewoon doorgewerkt worden en wordt jouw vakantie niet verstoort door het gerinkel van een mobiele telefoon.

Bij terugkomst

Maak op de eerste dag zeker voldoende tijd vrij om de lopende zaken te bespreken met degene die jouw werk overnam. Evalueer ook de gehele overdracht zodat je alles wat niet duidelijk was voor een volgende vakantie kunt opnemen in je werkboek of overdrachtsdocument.

Daarnaast is het echter ook verstandig jezelf nog enige tijd vakantie op je werk te gunnen. Dit wil zeggen dat de buitenwereld nog niet op de hoogte is van jouw terugkomst en je dus ook telefonisch nog niet bereikbaar bent. Dit geeft jou de mogelijkheid je op een redelijk ontspannen manier weer in te werken in de zaken die tijdens jouw vakantie hebben gespeeld en eventueel losse eindjes weer aan elkaar te knopen.