Zakenreis - wanneer worden de kosten vergoed?

Een op het oog vreemde vraag: waarom zou je de kosten voor een zakenreis niet vergoed krijgen? Je hebt toch gewoon een reis voor je bedrijf gemaakt? Wat is daar nou voor moeilijks aan? Maar toch, je zou niet de eerste zijn die van de financiële administratie te horen krijgt dat je de gemaakte onkosten niet vergoed krijgt. Ze vinden namelijk dat je reis niet voldoet aan de criteria voor een zakenreis. Met een beetje pech blijft het daarbij en krijg je niet te horen wat die criteria dan wel zijn. Wat zijn anno 2017 de criteria? Zoals bij bijna alles in de zakenwereld, draait het uiteindelijk om de kosten. Zijn die terecht gemaakt en, vooral, zijn die aftrekbaar bij de belastingen. Als de Belastingdienst van mening is dat de gemaakte kosten geen zakenreis betreffen, dan mogen die niet afgetrokken worden. Kijk eens naar de volgende twee situaties.

Zakenreis of privéreis?

Hans spreekt af met zijn zakenrelatie Jürgen in het Duitse Dortmund; hij rijdt daar op vrijdag in een paar uurtjes met de auto naartoe en neemt vrouw en kind mee. Die installeert hij in een hotel en vervolgens heeft hij om 15.00 uur een uitgebreid gesprek met Jürgen. De volgende dag gaat Hans met zijn gezin naar Movie Park Germany, in het nabij gelegen Bottrup. Zaterdagavond rijden ze terug naar Nederland.

Hans wil de reis- en verblijfkosten declareren bij zijn bedrijf. Immers, voor de reiskosten maakt het niet uit hoeveel mensen er in de auto hebben gezeten, en hotels rekenen een prijs per kamer, niet per persoon. Maar de financiële afdeling vindt dat Hans die reis helemaal niet had hoeven maken; hij had de zaken net zo goed over de telefoon kunnen bespreken. En zelfs als het bezoek nodig was geweest, bv. omdat er meerdere personen bij betrokken waren, dan nog was een hotel overbodig; Hans had makkelijk dezelfde dag kunnen terugrijden. Kennelijk wil hij de zaak laten opdraaien voor een privé-uitje. Hans krijgt de kosten niet vergoed.

Studiereis of bedrijfsuitje?

Duvelsgebroed BV is een middelgrote brouwerij in het midden van het land. Ze hebben 14 mensen in dienst; een aantal werkt in de brouwerij en de overigen doen op kantoor de inkoop, verkoop en marketing. Het management huurt een bus en reist met alle medewerkers af naar Gent in België. Daar bezoeken ze drie brouwerijen; dit wordt afgewisseld met een uitgebreid ontspanningsprogramma, zoals een stadsvaart. Ze overnachten in een goed driesterrenhotel.

Het bedrijf voert de kosten op als een studiereis, maar dit wordt niet geaccepteerd door de Belastingdienst. Die vindt dit een verkapt bedrijfsuitje. Immers, het was niet nodig om het hele bedrijf naar de brouwerijen mee te nemen, en het ontspanningsprogramma is verhoudingsgewijs groot. Ook zet de dienst vraagtekens bij de noodzaak om te overnachten. De Belastingdienst beschouwt de reis als een bedrijfsuitje, waarvoor maar beperkte aftrekmogelijkheden zijn.

Aftrekbare kosten

Deze voorbeelden geven aan dat je goed moet nadenken over de noodzaak van de reis. Maar zelfs als de kosten afgetrokken mogen worden, is dat niet altijd voor de volle 100%. Kosten die niet volledig afgetrokken kunnen worden, zijn kosten voor:

• reis- en verblijfkosten
• congressen, studiereizen
• maaltijden, drank
• representatie (relatiegeschenken, borrel, etentje)

Drempelbedrag

Voor deze kosten gezamenlijk geldt een drempel; in 2017 is die 4.500 euro. Pas als de kosten daarboven komen, mogen ze afgetrokken worden. Dus heeft het bedrijf 5.000 euro kosten gemaakt, dan mag het 500 euro aftrekken. Kleine bedrijven en zelfstandigen zullen dit bedrag niet snel halen. Daarom is er een alternatieve aftrek: er kan ook voor gekozen worden om 80% van de kosten af te trekken. Dan geldt het drempelbedrag niet.

Overige regels

Daarnaast gelden de volgende regels:

• Boetes zijn nooit aftrekbaar.
• Als een privéauto wordt gebruikt, of een auto is privé gehuurd, dan mag maar 0,19 euro per km afgetrokken worden.

Bewijzen

Om discussie met de Belastingdienst te voorkomen, is het handig om zoveel mogelijk bewijzen van het zakelijke karakter van de reis aan te voeren. Dat doe je door:

• de afspraak met de zakenpartner te bewijzen aan de hand van je agenda of e-mailcontact;
• de namen van de zakenrelatie en hun bedrijf te leveren bij de bonnen van jullie zakenetentje.

Daarnaast is het handig de reis- en verblijfskosten te splitsen in kosten van overnachting en maaltijdkosten. Je kunt bijvoorbeeld het hotel vragen om die kosten uitgesplitst op de rekening te zetten.

Conclusie

Als je van plan bent om op kosten van de zaak een reis te maken, check dan altijd van tevoren met de financiële afdeling (of je belastingadviseur) of die voldoet aan de criteria.