Vergaderlocatie boeken: tips en stappenplan
U kunt een vergadering net wat extra cachet geven door deze te organiseren op een bijzondere locatie. Wanneer u een vergadering wilt organiseren op een externe locatie zijn er veel keuzes die gemaakt moeten worden. Wat voor type locatie zoekt u, welke faciliteiten zijn er nodig, wordt er eten of drinken geregeld, enzovoorts. En uiteraard speelt het prijskaartje ook een grote rol. Met onderstaande tips kunt u in drie eenvoudige stappen de perfecte vergaderlocatie vinden.Stappenplan
- Stap 1: inventariseer uw wensen
- Stap 2: zoeken en vergelijken vergaderlocaties
- Stap 3: offertes aanvragen en boeken
Stap 1: inventariseer uw wensen
Een grote valkuil die veel tijd kost is wanneer u direct locaties gaat benaderen. Het gevaar is namelijk dat u veel tijd stopt in de gesprekken met de locatie en dat u er gaandeweg achter komt dat de locatie niet bij uw wensen past. Zoals met zoveel zaken is het daarom altijd zeer belangrijk om eerst voor uzelf uw wensen op een rijtje te zetten.Uitstraling
Een eerste belangrijke keuze die u moet maken is welke uitstraling een vergaderlocatie moet hebben. Zoekt u bijvoorbeeld een trendy of moderne setting? Of past bij het gezelschap beter een klassieke of zakelijke locatie? Het is belangrijk om te beseffen dat een juiste uitstraling van de locatie een bepaalde sfeer zal scheppen. Een bijpassend facet is de ligging. Past een landelijke setting of is juist een locatie in het (stads)centrum geschikt.
Technische faciliteiten
Essentieel is dat u zich ervan verzekerd dat alle technische voorzieningen aanwezig zijn die benodigd zijn voor de vergadering. Wanneer u een presentatie via de computer wilt geven is het een must dat er bijvoorbeeld een beamer aanwezig is. Andere faciliteiten die vaak worden gebruikt zijn WiFi, een microfoon of een geluidsinstallatie.
Eten en drinken
Een vergadering zonder drinken is uiteraard meestal geen optie. Koffie en thee zal dus meestal zonder problemen geleverd kunnen worden. Maar wanneer u speciale wensen heeft of ook eten wilt serveren kost het meer uitzoekwerk. Vraag uzelf dus vooraf of u bijvoorbeeld een lunch, diner of hapjes wilt serveren. Of misschien wilt u de catering wel in eigen beheer regelen?
Ruimte
Misschien wel het belangrijkste zijn de mogelijkheden van de vergaderruimte zelf. Allereerst dient u te bepalen hoeveel mensen er in de ruimte moeten passen. En hoe moet de ruimte zijn aangekleed? Wenst u bijvoorbeeld statafels, moet de ruimte geschikt zijn voor mindervaliden, moet de vergaderruimte zijn uitgerust met klimaatbeheersing of moet er een podium zijn?
Bereikbaarheid
Vooral voor zakelijke vergaderingen is de bereikbaarheid belangrijk. Het begint dus met een keuze maken voor een plaatsnaam waar de vergadering zal moeten plaatsvinden. Mogelijk komen de genodigden uit het hele land of arriveren ze via verschillende vervoersmiddelen. Bepaal dus of het belangrijk is dat de vergaderlocatie goed bereikbaar is vanaf de snelweg, vliegveld of treinstation.
Overige opties
Mogelijk heeft u nog speciale wensen voor uw vergaderlocatie. Voorbeelden hiervan zijn de mogelijkheid tot overnachten, een rode loper, ontvangst met een drankje, vergaderhamers, enzovoorts. Zorg dat u het plaatje compleet heeft en noteer ook deze wensen.
