Voorbeelden en briefindeling voor Spaanse correspondentie

Een officiële brief schrijven in de Spaanse taal kan lastig zijn. Vertaalmachines helpen je hier vaak niet (correct) bij. Ook kent de Spaanse taal een andere manier van schrijven/corresponderen dan dat wij dat kennen. De Nederlandse taal is hierin veel directer, en de Spaanse taal juist beleefder. Er worden hier daarom een aantal voorbeelden gegeven van het begin van een brief en de afsluiting.

De schrijfcultuur in de Spaans-talige landen

Allereerst is het goed te beseffen dat elk land weer een andere manier heeft in corresponderen, of het nou persoonlijk of zakelijk is en of het nu een email betreft of een brief. De Nederlandse schrijfcultuur is bijvoorbeeld heel kort en bondig; we beginnen een brief met "Beste/Geachte mevrouw...." en gaan daarna al snel ter zake met de reden van ons schrijven, waarna de afsluiting volgt.

In Spaanstalige landen is dit echter anders. Direct ter zake komen wordt gezien als onbeleefd en vooral wanneer men de persoon aan wie geschreven wordt niet kent. Schrijven we een email of brief aan een onbekende persoon of aan een bedrijf, dan stelt men zich eerst voor en laat men de reden weten waarom die persoon/dat bedrijf is uitgekozen (we vinden dat u de beste keus bent) en alles wordt complimenteus gezegd. Daarna volgt kort de daadwerkelijke reden van het schrijven, gevolgd door een beleefde afsluiting. Ook als de persoon al wel bekend is, dan wordt nog de beleefde toon gebruikt, ook in email correspondentie. Wees dus altijd voorzichtig met informele correspondentie naar bedrijven, ook al heb je vaker contact gehad met de persoon.

Email of brief?

In de Europese landen wordt email in de laatste jaren steeds meer gebruikt in plaats van het sturen van brieven. Alleen wanneer er sprake is van officiële documentatie zoals contracten, certificaten, etc. wordt dit niet digitaal verstuurd. Voor de Latijns-Amerikaanse landen echter wordt email correspondentie wel gebruikt voor communicatie doeleinden (intern en extern), maar wordt het niet gebruikt wanneer officiële beslissingen, toezeggingen,etc. worden gemaakt. Deze worden nog steeds per brief verstuurd. De email correspondentie wordt daar zeker (nog) niet beschouwd als zijnde rechtsgeldig. Dit betekent dat 80% nog steeds gebruik maakt van brieven.

De briefindeling

De briefindeling in Spaanstalige landen verschilt weinig van een briefindeling als in een Nederlandse brief.

Afzender (van wie de brief is)

Vermeld rechtsboven in de brief jouw naam of de naam van het bedrijf. Onder de postcode vermeld je de landnaam in het Spaans. De landnaam op de envelop dient echter in het Nederlands genoteerd te worden, omdat anders de Nederlandse postdienst niet weet waar de brief naartoe moet.

Voorbeeld:
Mijn bedrijfsnaam BV
Postbus 93300
8805 AA Mijnstad
Países Bajos

Geadresseerde (voor wie de brief bedoeld is)

Vermeld de geadresseerde linksboven in de brief. Vermeld ook de afdeling en/of de naam van degene aan wie u de brief schrijft. De bedrijfsnaam wordt in hoofdletters genoteerd. 'Atn.' (a la atención) staat voor t.a.v. De naam van de persoon dient voluit geschreven te worden en wordt voorafgegaan door Sr. (señor), Sra. (señora) of Srta. (señorita). Plaatsnamen worden weer in kleine letters geschreven. Een postbus wordt vermeld als 'Apatado' (Apdo.) gevolgd door het postbus nummer.

Voorbeeld:
TU ORGANISACION
Atn.: Sr. Su Nombre
La Calle, 8
55555 Ciudad
ESPAÑA

Plaats en dagtekening

De datum wordt rechtsboven in de brief vermeld onder het adres van de afzender. Vermeld eerst de plaats/stad waarvandaan je de brief schrijft, gevolgd door een komma en de datum van de dag waarop je de brief schrijft.. Let op: de maandnamen schrijf je met een kleine letter. De maandnaam en het jaartal wordt voorafgegaan door 'de'.

Voorbeeld:
La Haya, 1 de enero de 2009
Nimègue, 3 de abril de 2008

Betreft

Onder de vermelding van de plaats en dagtekening vermeld je het onderwerp van de brief in enkele woorden. In het Spaans vertaal je "betreft" als "Asunto" of ook "Referencia" Gebruik geen punt aan het eind van de zin.

Voorbeeld:
Referencia: graduación

Afsluiting en bijlagen

Na de inhoud van de brief sluit je af met een groet gevolgd door een komma. Een paar witregels hieronder plaats je links van de brief je handtekening gevolgd door je volledige naam met daaronder je functie of afdeling met een hoofdletter. Schrijf je namens een bedrijf of instelling, dan is het vaak ook van belang dat je je bedrijfsstempel op de brief plaatst, meestal rechts van je handtekening. Indien u documenten met de brief meestuurt, vermeld dit dan in de brief. Deze documenten noemt men 'Anexos'. Uit de vermelding in de brief moet de ontvanger kunnen opmaken om welke documenten en/of om hoeveel documenten het gaat. Je vermeldt de informatie over de annexen onderaan de brief, een paar witregels onder de handtekening en naam.

Voorbeeld:
Le saluda atentamente, (hoogachtend)
(Handtekening)
Voornaam Achternaam
Functie

Voorbeeld:
Anexo: onderwerp van de brief

De aanhef en aanspreekvormen

De aanspreekvormen in de Spaanse taal zijn redelijk simpel, er zijn voor meneer en mevrouw maar twee aanspreekvormen. Daarnaast kun je de titels (Dr. /Prof./Ir.) gebruiken als je deze weet. Weet je het niet helemaal zeker, gebruik dan gewoon geachte meneer/mevrouw als aanhef. Weet je niet of de geadresseerde een man of een vrouw, is maar je weet wel zijn/haar titels, neem dan de mannelijke vorm zoals in het voorbeeld hieronder. Voorbeelden van de aanspreekvormen en aanhef zijn als volgt:

• Geachte meneer: Estimado Señor (mannelijke vorm)
• Mevrouw: Estimada Señora (vrouwelijke vorm)
• Dr. : Estimado Doctor
• Professor: Estimado Profesor

Zoals je hierboven ziet, moet je in het Spaans moet je rekening houden met de mannelijke vorm en de vrouwelijke vorm. De mannelijke vorm eindigt met een -o en de vrouwelijke vorm met een -a. Het meervoud krijgt daarachter nog een extra -s. Weet je niet of het een mannelijke of vrouwelijke vorm betreft maar wel de titels, neem dan de mannelijke vorm zoals in het voorbeeld hieronder. :

• Geachte heer/mevrouw: Estimados Señores (meervoud)
• Beste kinderen: Estimados niños (meervoud)
• Beste/Geachte allemaal: Estimados (meervoud)
• Geachte klant: Estimado cliente (enkelvoud)

De inhoudelijke tekst

Wat er inhoudelijk in de brief of email moet staan is natuurlijk voor elke persoon en elk bedrijf verschillend. Een aantal voorbeelden die gebruikt kunnen worden zijn (om een idee te krijgen):

• Wij danken u voor uw brief: Les agradecemos mucho su carta
• Wij schrijven u met betrekking tot ...: Nos dirigimos a usted en referencia a...
• Ik schrijf u namens ...: Le escribo en nombre de...
• Zoudt u ons meer informatie willen sturen over ..: Agradeceríamos si pudiera enviarnos información más detallada en cuanto a...
• Kunt u ons alstublieft ...sturen: ¿Podría enviarme...
• Ik begrijp uit uw advertentie dat... : Entendemos según su anuncio publicitario que ustedes producen...
• We moeten u helaas informeren dat.. : Lamentamos informarle que...
• We zijn geïnteresseerd in ... en willen daarom graag weten.. : Estamos interesados en... y quisiéramos saber...

Zoals in een aantal zinnen te zien zijn wordt het woord "Le" gebruikt om zowel "u" aan te duiden alsmede om een beleefdheidsvorm aan de zin te geven. Mocht het gaan om meerdere personen in de aanschrijving, dan gebruik je het woord "Les".

De afsluiting

Een brief of email wordt meestal afgesloten met een simpele zin en groet. Vaak zijn deze type zinnen en groeten algemeen en voor meerdere doelen te gebruiken. Een aantal voorbeelden hiervan zijn:

• Voor meer informatie kunt u contact met ons opnemen: Si usted (of ustedes voor meervoud) necesitan mas informaciones, por favor no duden en contactarnos
• Als u vragen of twijfels heeft, kunt u contact met mij opnemen: Si usted tienen preguntas o dudas, por favor no duden en contactarme
• We kijken uit naar uw antwoord/In afwachting van uw antwoord: A la espera de sus noticias
• Met dank voor uw tijd/hulp: Muchas gracias por su tiempo/atención/consideración
• We hopen u snel te mogen begroeten: Esperamos poder darle la bienvenida