Zakelijk: Stress op het werk

De meeste mensen kennen het wel, zo nu en dan schiet de stress-meter omhoog als er ergens bijvoorbeeld een belangrijke deadline ligt die niet gehaald dreigt te worden. Of er moet een vervelend gesprek volgen met een niet goed functionerende medewerker. En soms is er gewoon algehele stress door de samenkomst van meerdere factoren. Hoe dan ook, stress op het werk kennen we allemaal. Hoe gaan we er mee om én wat kunnen we er aan doen? Enkele praktische oplossingen voor de man of vrouw die nog niet het niveau van een burn out heeft bereikt.

Wat is stress?

We weten eigenlijk allemaal wel wat stress is, alleen ervaren we het anders. Stress is feitelijk niet meer of minder dan spanning /druk. Het woord komt voort uit de bouwsector waar “stress” de kracht is wordt uitgeoefend op een voorwerp. Dat is feitelijk ook wat stress met de mens doet, namelijk een aanhoudende druk en voor iedereen is die stress-meter weer anders.

Het is afhankelijk van wat je aan druk aankunt of en zo ja in wat voor mate stress schadelijk voor je kan zijn. Veel haarscheurtjes kunnen ook leiden tot een disbalans. Spreekt voor zich dat we het hier hebben over ongezonde druk. Maar het is niet altijd ongezond, immers een beetje druk maakt dat je alert en geconcentreerd bent, wat weer goed is voor je functioneren. Bovendien geeft het je van binnenuit een boost om opgewassen te zijn tegen bedreigende situaties.

Grens tussen gezond en ongezond

Het is een dunne lijn die gezonde stress en ongezonde stress van elkaar kan scheiden en dat geldt ook voor de mens. De stelregel is, en als je een beetje dicht bij jezelf staat ervaar je dat wel, dat wanneer de draagkracht (net) niet toereikend is voor de hoeveelheid stress, je over ongezonde stress spreekt. Wat eigenlijk impliceert dat wil je voorkomen dat het je gezondheid aanpakt, je moet handelen.

De signalen zijn te verdelen in:

• Lichamelijke signalen; verschillende pijntjes kunnen de kop op steken, maar vaak zit het in het hoofd/nek gebied en hartkloppingen.
• Psychische signalen; prikkelbaarheid is wel de meest voorkomende. Verder is de onmacht die parten kan spelen een lastige.
• Gedragssignalen; Negatief kritisch en snauwen zijn enkele gedragssignalen die veel voorkomen.
• Denksignalen; Het geheugen kan je in de steek laten en je concentratie gaat het putje in.

De werksituatie

Hoe anders is de stressvolle werksituatie dan de stressvolle privésituatie? Een voordeel heb je wel, het is veel meer gericht en dus mogelijk eenvoudiger om concreet te maken. Het is van belang een totaaloverzicht te maken van je werkzaamheden, met prioriteitstelling, vervanging etc.

Is het bijvoorbeeld een project wat fout dreigt te lopen, dan is het heel concreet om te handelen (daarmee niet gezegd dat het altijd even gemakkelijk is om op te lossen). Toch is het niet zelden de combinatie van een aantal zaken, dat een aanhoudende stress op het werk kan veroorzaken. Daar richten we ons in deze op.

Enkele belangrijke veroorzakers van stress

Zo is de komst van e-mail perfect voor de snelheid en efficiency van bepaalde werkzaamheden, maar funest voor menigeen die het niet goed passend krijgt in de dagtaak. Immers, e-mails komen de hele dag door binnen en als je bij ieder binnenkomende e-mail denkt te moeten handelen, dan wordt het toch een lastige in je planning en kan je met het zien van een hele reeks aan e-mails ook in de stress raken. Je moet dan niet alleen de tijd rekenen waar je met een a-mail bezig bent, maar ook de tijd die je weer nodig hebt om in je concentratie – voor waar je mee bezig was – te komen.
Laat kopie e-mails in een speciale map verdwijnen, je krijgt ze niet voor niets slechts als kopie. Je hoeft er geen actie op te nemen. De andere e-mails behandel je op vaste momenten van de dag en als je het niet kunt weerstaan (het geluidje van binnenkomend e-mails of het zien van het “envelopje”, schakel je e-mail tijdens anders werkzaamheden dan uit).

Maar een planning maken wil ook nog wel eens stress geven. Je hebt maar zoveel uur in een werkdag en als er meer taken liggen, moet je hier iets mee doen. Passend proberen te maken, lost in ieder geval niets op, tenzij je gaat doorschuiven.
Wat zijn de taken die je moet doen, die heel urgent zijn en werk ze zo af naar minder belangrijk en niet urgent. Laat ruimte tussen je taken, zo kan iets een keer uitlopen en valt toch niet je hele planning in duigen. Kijk bij alle taken of het ook daadwerkelijk bij je thuishoort. Valt er wat te delegeren of is dat nu juist je probleem? Delegeren* is ook snappen met wat voor mensen je te maken hebt (moet je ze helpen, zijn het professionals en kan je ze zo aan het werk zetten etc.) De basis vormt voor iedereen dat je moet kijken hoeveel uren je hebt en wat er aan taken ligt. Als je ze niet normaal kunt plannen (en jezelf aan die planning houden uiteraard!) dan heb je echt te veel taken en moet je een andere beslissing nemen c.q. hierover in overleg gaan met bijvoorbeeld een meerdere.

* Delegeren kan met het niet los kunnen laten te maken hebben of je bent een perfectionist. Niet los laten, de controlefreak dus, moet langzaam vertrouwen opbouwen dat er wel degelijk mensen zijn waar je aan kunt delegeren. De perfectionist, niemand doet het zo goed als ik, moet leren dat goed soms ook gewoon goed is. Je hoeft niet met middelmatigheid genoegen te nemen, maar beseffen dat het goed is (ook al zou je het zelf anders gedaan hebben), is in deze een belangrijk begin. Voor beide geldt … stapje voor stapje.

Bekijk hoe je natuurlijke ritme is. De man of vrouw die in de ochtenduren veel mee uit de vingers krijgt en zich daar senang bij voelt, is een ochtendmens en kan dus in de vroege ochtend meer in minder tijd dan bijvoorbeeld de middag. Kijk niet naar wat wenselijk is (wat je te vaak ziet gebeuren), maar kijk naar je natuurlijke ritme en handel daar naar. Dat levert je per saldo meer op, voelt het als minder stress en dit werkt weer door in je lichaam.
Maak dus afspraken zoveel mogelijk op de tijdstippen die zoveel als mogelijk in je eigen ritme liggen. Belangrijk en urgente zaken waar je scherp moet zijn, bijvoorbeeld een bepaald rapport of een meeting, in de ochtend proberen te plannen als je een ochtend mens bent (en uiteraard naar de middag als dat meer in je ritme zit). Je natuurlijke ritme zoeken heeft meer voordelen en kan je ook helpen in bij een goed eetritme of als je sport (je vergt immers veel meer van jezelf op een moment wat niet goed in je ritme past). Dit is niet zaligmakend, maar wel een belangrijke om meer opgewassen te zijn tegen stress.

Koppel daar direct aan dat balans, wat onderdeel uitmaakt van je natuurlijke ritme, ook wil zeggen dat je soms even niets doet. Ontspannen dus!

Tot slot

Onderzoek goed waar de aanhoudende stress op je werk vandaan komt, handel en naar (eventueel met hulp) en laat het zeker niet op zijn beloop. Dan wordt het alleen maar erger is dus ook moeilijker om er uit te komen. Blijf dicht bij jezelf, kijk daadwerkelijk wat echt door moet, wat jij moet doen en wat een ander kan doen en plan reëel.