Leren Notuleren

Je stelt de vraag: ‘Wie gaat er notuleren?’ en het blijft angstvallig stil. De één staart naar buiten, de ander heeft het druk met een tekening op zijn notitieblok en weer een ander is ineens verwikkeld met een ingewikkelde knoop in zijn schoenveters. Notuleren wordt als moeilijk en ingewikkeld gezien, maar dat hoeft het niet te zijn.

Objectiviteit

Notuleren is een belangrijke taak. Hij zorgt dat de zaken besproken bij een vergadering ook daadwerkelijk op papier komen te staan, zoals ze besproken zijn. Bij een vergadering wordt veel informatie uitgewisseld en ook veel meningen uitgesproken. Het is dus belangrijk als notulist dat je objectief al deze meningen en informatie letterlijk omschrijft.

Wat is de rol van de notulist?

De notulist heeft op twee momenten een belangrijke rol. De eerste is tijdens de vergadering. Hij zal met zijn notulen de voorzitter moeten helpen om informatie bij te houden. Een voorzitter kan tijdens de vergadering altijd aan zijn notulist vragen welke punten al aan de orde zijn geweest en welke besluiten precies genomen zijn. Een notulist zal dus tijdens de vergadering regelmatig zijn notulen op juistheid moeten controleren. Als hij twijfelt of iets niet zeker weet, kan hij de vergadering even stilleggen om verheldering te vragen.

De notulen

Een notulen bevat altijd een aantal punten:

• De naam van de vergadering
• De aanwezigen met hun specifieke rollen en de afwezige
• De datum en de plaats van de vergadering
• De verzendlijst: Dus wie krijgen de notulen toegestuurd

Vervolgens beschrijf je de notulen aan de hand van de agenda. Je schrijft ze dus in dezelfde volgorde.

Verschillende soorten notulen
Er bestaan verschillende soorten notulen. Vooraf zal met de voorzitter overlegt worden welke soort gemaakt zal worden. Over het algemeen worden één van de volgende drie keuzes gemaakt.

• Een woordelijk verslag: De vergadering wordt letterlijk geciteerd. Dit is moeilijk als notulist en vaak worden deze vergadering eerst opgenomen op band, voordat iemand de notulen uitwerkt.
• Een samenvattend verslag: Dit is de meest voorkomende notulen. De bespreking wordt per agendapunt beknopt weergegeven. Wat je per agendapunt noteert is afhankelijk van de vorm van het agendapunt. Was het bijvoorbeeld een presentatie, dan geef je een samenvatting. Bij een discussie, noteer je de standpunten en eventueel een conclusie.
• Een Actiepuntenlijst: Deze notulen bevat alleen de actiepunten/besluiten die tijdens de vergadering naar voren zijn gekomen. Het is dus meer de conclusie van de vergadering.

Enkele tips voor tijdens de vergadering

• Nummer de pagina’s van je notulen, zodat je later makkelijk terug kunt vinden welke pagina op welke pagina volgt.
• Vraag om opheldering als iets onduidelijk is
• Schrijf alleen kernwoorden op, als u direct na de vergadering de notulen uitwerkt, kunt u makkelijk deze kernwoorden aanvullen
• Probeer zo objectief te zijn. Gebruik dus ook de woorden die u hoort, niet uw eigen interpretatie daarvan. Het is namelijk maar de vraag of de spreker het zo bedoelde zoals u het interpreteert.
• Schrijf leesbaar. Als er veel gesproken wordt, ben je geneigd om te gaan ‘krabbelen’ en het later niet meer terug kunt lezen. Beter is om even om stilte te vragen, zodat u netjes uw notulen af kunt schrijven. Voor het proces van de vergadering moet u dit ook weer niet te vaak doen. Probeer een balans te vinden.

Na de vergadering

Als de vergadering is afgelopen is het handig om meteen de notulen nog eens door te nemen. Nu ligt alles nog vers in jouw geheugen en in die van de deelnemers. Je kan dus ook onzekere punten nog even navragen. Vervolgens typ je de notulen uit (als je ze al niet op een computer schreef) en het is de bedoeling dat je ze verspreidt onder de deelnemers. Soms is het nodig om de notulen voor verspreiding eerste te laten lezen door de voorzitter. Zorg bij de verspreiding dat deze kort na de vergadering plaatsvindt, als de vergadering nog vers in iedereen zijn geheugen ligt. Zo zullen mensen eerder aan hun actiepunten beginnen. Echter kan het ook zijn dat twee vergaderingen ver uit elkaar liggen qua tijd. In dat geval is het niet onverstandig om een herinneringsmail met te nemen actiepunten rond te sturen.