Een veelbezocht, informerend en tijdbesparend Intranet

Elke grote organisatie beschikt tegenwoordig over een Intranetsite. Een informatieve website, maar dan uitsluitend voor intern gebruik van medewerkers. Of voor de vrijwilligers van een wijdvertakte vrijwilligersorganisatie. Intranet is goed voor de interne communicatie van de onderneming. En intranet is een efficiënte informatiebron en naslagwerk voor alle medewerkers binnen het bedrijf. Maar vaak ook voor gepensioneerden. Maar een veel geraadpleegd populair intranet vereist dagelijks aanpassingen aan de actualiteit.

Het doel van Intranet

Het primaire doel van een intranet is het delen van informatie binnen een organisatie, het bevorderen van de samenwerking, het behalen van doelen. Met eventueel de mogelijkheid dat ook externe partijen tot bepaalde gedeeltes toegang kunnen krijgen.

Gebruiksvriendelijkheid van Intranet

Zoals geen enkele Internetpagina hetzelfde is, zo is ook elke Intranetpagina verschillend, om de eenvoudige reden dat iedere organisatie de pagina naar eigen idee en smaak kan samenstellen. Maar ook bij Intranet gelden bepaalde regels en wetmatigheden als het gaat om gebruiksgemak en snelle eenvoudige bediening van de gebruikers.

Bijvoorbeeld als het gaat om het up-to-date houden. Want alles valt of staat met het actueel houden van de gepubliceerde info. Als medewerkers er namelijk vertrouwen in hebben dat al het belangrijke nieuws binnen een dag op Intranet staat, zal men er veelvuldig gebruik van maken, terwijl in het andere geval de interesse in het medium snel verdwijnt. En dat zelfde geldt natuurlijk ook voor het oude nieuws dat naar het archief moet zodra het niet meer interessant is en de aandacht onnodig afleidt. Een optie kan zijn om gebruikers automatisch een mail te sturen zodra er nieuws is geplaatst.

Indeling en onderhoud

Uitgangspunt kan zijn dat de indeling van het Intranet is gebaseerd op de verschillende afdelingen van de onderneming en dat elke afdeling zelf verantwoordelijk is voor samenstelling en onderhoud van zijn gedeelte. De volgende globale indeling zal over het algemeen doeltreffend kunnen zijn voor een onderneming in het particuliere bedrijfsleven.

Indeling van het Intranet (in willekeurige volgorde)

Personeelszaken

Vacatures, personeelsblad, ziekmeldingen, vakantieschema, zorgverzekeringen, interne mededelingen, personeelsmutaties, verjaardagen, vrije dagen, jubilarissen, overzicht van langdurig zieken, werkroosters. Eventueel uitgebreid met "wie is wie, en is waarvoor verantwoordelijk, al dan niet met een smoelenboek. Maar let op: in principe heeft iedereen het recht te weigeren om met zijn/haar portret op intranet te staan.

Automatiseringsafdeling

Veelgestelde vragen, helpdesk, tips en trucs, wijzigingen en verbeteringen die op stapel staan

Ondernemingsraad of vrijwilligersraad

OR-reglement, samenstelling van de raad, notulen vorige vergaderingen, vergaderschema, jaarstukken

Commercie (verkoop)

Prijslijsten, catalogi, werkinstructies, voorraadinformatie, ondersteuning, factuurarchief, filiaaladressen, verkoopacties,
e-business

Directie, bestuur

Mededelingen, kwaliteitssysteem, certificering, organisatie wijzigingen

Leveranciers (inkoop)

Prijslijsten, documentatie, levertijden, sluiting en openingstijden, overzicht websites

Interne dienst

Storingsmeldingen, spreekkamers reserveren

Pensioenfonds

Reglement, indexering, notulen, vergaderdata, statuten, jaarverslagen

Bovenstaande opsomming heeft niet de pretentie volledig te zijn. Het is niet meer dan een suggestie voor een Intranet zonder veel opsmuk maar wel doeltreffend.

Autorisatie

Als het gaat om toegang is het intranet natuurlijk uitsluitend bedoeld voor huidige personeelsleden, officiële vrijwilligers, en sommige ZZP'ers. Toch kan er aan worden gedacht bepaalde delen ook voor andere partijen toegankelijk te maken. Bij voorbeeld de leveranciers die hun leveranciersdeel mogen raadplegen en actueel kunnen houden. Maar het is ook logisch dat gepensioneerde personeelsleden van het bedrijf op het pensioendeel kunnen inloggen.