Eisenhower schema

Voormalig Amerikaanse president Dwight Eisenhower heeft ooit gezegd: “What is urgent is seldom important and what is important is seldom urgent' (Wat belangrijk is is zelden urgent en wat urgent is is zelden belangrijk). Eisenhower heeft hierbij een schema ontwikkeld wat je helpt om je eigen actiepunten en verantwoordelijkheden in te delen naar urgentie en belang. Ook timemanagementexpert Stephen Covey stelt volgens ditzelfde principe dat het belangrijk is om first things first te zetten (zie zijn boek 'The Seven Habits of Highly Effective People', in het Nederlands uitgegeven als: De Zeven Eigenschappen van Effectief Leiderschap'). Het principe dat Eisenhower en Covey aanhangen gaat ervan uit dat effectief timemanagement draait om het concentreren op belangrijke activiteiten, waarbij je dus minder belangrijke zaken uit je programma schrapt. Zeker als die minder belangrijke zaken ten koste gaan van dat wat er wel echt toe doet. Het schema wat hierbij hoort bestaat uit vier kwadranten, de actiepunten en verantwoordelijkheden die in verschillende kwadranten vallen moeten op verschillende manieren behandeld worden.

Urgent en Belangrijk

Het Eisenhower schema heeft op de horizontale as urgentie staan en op de verticale belangrijk. Aan de hand van deze twee begrippen kun je bepalen hoe hoog een specifieke verantwoordelijkheid op je prioriteitenlijst moet komen te staan.

Urgent

Urgentie heeft betrekking op de mate waarin je kunt wachten met het uitvoeren van een actiepunt of verantwoordelijkheid. Als iets echt urgent is dan heeft het geen zin meer om het pas de volgende dag te doen, dan is de deadline immers al verstreken. Niet-urgente zaken worden over het algemeen vanzelf urgent wanneer je ze lang genoeg laat wachten.

Belangrijk

Belangrijk verwijst naar hoe belangrijk het actiepunt voor jou is. Dit kan gaan om persoonlijk belang bij verantwoordelijkheden die je in je privé-leven of voor je studie hebt of het kan gaan om zakelijk belang bij werkgerelateerde verantwoordelijkheden. In elk geval moet de specifieke activiteit bijdragen aan het behalen van je doelstellingen, doet het dit niet dan valt het per definitie onder 'niet belangrijk'.

De Vier Kwadranten

I. Quadrant of Necessity
Alle punten die én belangrijk zijn én urgent, komen in het kwadrant linksboven. Als het goed is heb je hier alleen tijdsgebonden activiteiten staan (bijeenkomsten) en zaken die plotseling op zijn komen zetten (crises). Dit soort crises heb je niet van tevoren aan kunnen zien komen, maar eisen wel direct je aandacht op. Bij goed timemanagement vallen langetermijntaken nooit in deze categorie; die heb je immers eerder zorgvuldig ingepland en uitgevoerd voordat de nood aan de man kwam.

Punten in het Quadrant of Necessity kun je het beste direct of zo snel mogelijk afronden. Je topprioriteit is om dit kwadrant zo snel en goed mogelijk leeg te krijgen. Let er wel op of de crises die op je pad komen ook echt onder jouw verantwoordelijkheid vallen en of ze belangrijk voor je zijn. Is dit niet het geval dan kun je het oplossen ervan beter aan een collega overlaten (zie ook kwadrant III).

II. Quadrant of Quality & Personal Leadership

De actiepunten die wel belangrijk zijn maar niet urgent komen in het kwadrant rechtsboven. Aangezien er geen directe tijdsdruk achter zit is dit het kwadrant waarin je rustig kunt plannen en prioriteiten kunt stellen. Dit is daarom ook het kwadrant waar langetermijntaken en meer fundamentele activiteiten binnen vallen.

Omdat deze actiepunten wel belangrijk zijn, maar niet per se vandaag hoeven te gebeuren kun je ze het beste inplannen. Houd er bij je planning wel rekening mee dat wanneer er een actiepunt uit het eerste kwadrant tussendoor komt, deze dan voor moet gaan. Het kan dus geen kwaad om een wat ruimere planning aan te houden. Punten die je niet op de geplande tijd doet, worden daarna vanzelf urgent en verschuiven naar het Quadrant of Necessity. Dit betekent wel dat er dan een hogere tijdsdruk achter zit en je dus waarschijnlijk mindere kwaliteit aflevert.

III. Quadrant of Deception

Alles wat wel urgent is maar niet belangrijk komt in het kwadrant linksonder. Het gaat hierbij dus om zaken die niet bijdragen aan het behalen van jouw persoonlijke of zakelijke doelen. Door de hoge urgentie van deze zaken kan het soms lijken alsof deze thuishoren in kwadrant I.

Deze punten kan je het beste vermijden. Ze dragen niet bij aan je eigen doelen en leiden de aandacht af van zaken die er wel toe doen. Aangezien deze punten urgent zijn zijn ze waarschijnlijk voor iemand anders wel belangrijk. Probeer deze zaken daarom te delegeren aan iemand voor wie het wel bij zijn doelstelling aansluit of schuif de verantwoordelijkheid terug naar de persoon die de crisis bij jou aandraagt.

IV. Quadrant of Waste
De actiepunten die niet belangrijk en niet urgent zijn, zet je in het kwadrant rechtsonder. Dit is de prullenbak. Hiervoor geldt hetzelfde als de punten uit kwadrant III: het is jouw tijd niet waard. Als het toch moet gebeuren ten behoeve van andere doelen dan de jouwe, kun je het delegeren.

Binnen dit kwadrant vallen ook zaken die belangrijk kunnen lijken, maar die zich uiteindelijk vanzelf oplossen. Eisenhower noemt dit DELLE: Durch Einfach Liegen Lassen Erledigt.

Voorbeelden

Ter illustratie per kwadrant enkele voorbeelden van verantwoordelijkheden en actiepunten. De voorbeelden zijn onderverdeel in de categorieën studie, privé en zakelijk.

Lees verder

• Timemanagement in je studie of werk
• Dertien wetten van effectief timemanagement