Hoe schrijf je een zakelijke brief?

Zakelijke brieven schrijven, hoe doe je dat? Een zakelijke brief voldoet aan enkele regels, zowel qua indeling van de brief, als de opmaak van de brief, en het taalgebruik wat in de brief gebruikt wordt. Je kunt een zakelijk brief schrijven uit naam van het bedrijf maar ook als particulier. De regels voor een zakelijke brief verstuur uit naam van een bedrijf verschillen niet veel van de regels voor een zakelijke brief die geschreven wordt door een particulier. Hoe schrijf je zakelijke brieven? Om een zakelijke brief te schrijven zijn er een aantal regels waar je je aan houdt. Een zakelijke brief komt professioneel over en dat is van groot belang voor het imago van een bedrijf, of persoon. De regels zijn feitelijk niet al te ingewikkeld en kunnen standaard worden toegepast als je de regels eenmaal kent. De zakelijke brief wordt opgebouwd uit:

1. afzender: de persoon of het bedrijf van wie de brief afkomstig is
2. plaats en datum: plaatsnaam en datum (dagtekening)
3. geadresseerde: aan wie de brief gericht is
4. betreft: onderwerp waar de brief betrekking op heeft
5. aanheft/aanspreking: de wijze waarop je de geadresseerde aanspreekt
6. eerste alinea: het eerste deel van de brief waarin vaak kort wordt aangekondigd waar de brief over gaat, tot een witregel
7. tweede alinea: het tweede deel van debrief waarin wordt samengevat of het om een verzoek gaat, een verwijt, een klacht of een bedankje
8. laatste alinea: hierin wordt nogmaals benadrukt wat het doel van de brief is. Het kan een bedankje zijn, of een verzoek, of een klacht over het een of ander
9. afsluiting: informele of formele afsluiting
10. ondertekening: je naam en handtekening
11. bijlagen (indien aanwezig)

Afzender

Je begint een zakelijke brief dus met het adres van waaruit de brief verzonden wordt. Dit kan jijzelf zijn, of de naam en het adres van je bedrijf, of het bedrijf waar je voor werkt. Dit is afhankelijk van de brief. Bijvoorbeeld:

P. der Denteleer (of de naam van jouw (of een) bedrijf)
Abrassamweg 134
1234 AB Uggelen

Plaats en datum

Na een of enkele witregels wordt de plaats en datum geplaatst. De plaatsnaam wordt met een hoofdletter geschreven, daarna een komma en daarna een spatie en de datum, bijvoorbeeld:

Groningen, 27 september 2014

Geadresseerde

Na een witregel onder de 'plaatsnaam en datum,' wordt de geadresseerde geplaatst. Dit kan een persoon zijn of een bedrijf, of de afdeling van een bedrijf. Bijvoorbeeld:

Visbedrijf De Wallenkant
Afdeling: administratie
Visvijverweg 117
1234 SG Friesland

Betreft

Achter het woord 'Betreft' zet je een dubbele punt en daar achter een spatie en het onderwerp van de brief, bijvoorbeeld:

Betreft: ordernummer 4561

Aanhef/aanspreking

In de aanhef van een brief richt je je tot iemand, of tot een meerderheid van personen. Er komt altijd een komma achter de aanhef. bijvoorbeeld:

• Geachte heer/mevrouw, (als je niet precies weet aan wie je de brief moet richten)
• Geachte meneer Koedijk, (als je weet aan wie je de brief moet richten. De naam wordt zonder initialen van de voornaam geschreven als er 'meneer' of 'mevrouw' voor staat. Dus niet 'Geachte meneer J. Koedijk' maar we 'Geachte meneer Koedijk.' Komt er een voorzetsel in de naam voor, bijvoorbeeld 'meneer de Wit' dan schrijf je het voorzetsel (in dit voorbeeld het woord 'de') ook met een hoofdletter
• Geachte directie, (als je je tot de directie van een bedrijf richt)
• Beste Jan, (ook in een zakelijk brief kan je een informele aanhef gebruiken, bijvoorbeeld als je elkaar al persoonlijk kent
• L.S, (Lectori salutem) Dit is Latijn en betekent 'Lezer gegroet, of 'heil aan de lezer.' L.S, wordt wel gebruikt als je niet weet wat de aanspreektitel van de ontvanger is, of als je niet weet aan wie de brief gericht moet worden. Hoewel L.S. niet vaak meer gebruikt wordt, misstaat het zeker niet

Eerste alinea

De eerste alinea begin je nooit met het woordje 'ik,' maar wel altijd met een hoofdletter. Je opent de brief met een korte beschrijving van je probleem, bijvoorbeeld:

Op 1 september j.l. hebben wij bij u 250 hengels besteld. Ons werd toegezegd dat deze door uw bedrijf binnen een week geleverd zouden worden. Op 8 september hebben wij u telefonisch benaderd met de vraag of de zending vertraging had, aangezien wij de bestelling nog steeds niet ontvangen hadden. Een van uw werknemers legde uit dat dit inderdaad het geval was maar dat de hengels binnen 2 dagen bezorgd zouden worden. Dit bleek echter niet het geval. Heden zijn de hengels nog steeds niet bezorgd.

Tweede alinea

Na de eerste alinea wordt een witregel geplaatst, door enter te gebruiken op de pc. In de tweede alinea kan je je verzoek verduidelijken, of een klacht melden, of juist een bedankje laten horen als het een positieve brief is. Bijvoorbeeld:

Wij zijn uiteraard ontevreden over deze gang van zaken. Aangezien wij onze beloftes door de vertraging van de levering, niet kunnen nakomen aan onze klanten, voelen wij ons door u gedupeerd. Wij willen de betreffende bestelling dan ook per direct ongedaan maken en ook in de toekomst zullen wij afzien van verdere samenwerking.

Overige alinea's

Indien noodzakelijk kan je in meerdere alinea's uitweiden over een bepaald onderwerp. Alleen als dat nodig is. Een korte brief waarin alles staat wat gezegd moet worden, volstaat in veel gevallen.

Slotalinea

In de laatste alinea of slotalinea wordt een verzoek of klacht of consequentie genoemd of benadrukt, bijvoorbeeld:

Wij gaan er vanuit dat u onze bestelling als ongedaan beschouwt en wij verzoeken u om per omgaande, maar tenminste binnen 5 werkdagen, onze betaling te retourneren.

Ondertekening

De ondertekening staat onderaan de brief, na een spatie onder de slotalinea of slotregel(s). Bijvoorbeeld:

Hoogachtend,
(ruimte voor handtekening)
Dhr. P. der Denteleer.

Je kunt ook minder formeel afsluiten. Na de afsluiting komt in elk geval een komma. Bijvoorbeeld:

Met vriendelijke groet,

Bijlagen

Als er bijlagen zijn, schrijf je helemaal onderaan de brief (gewoon links aangelijnd), bijvoorbeeld:

Bijlagen: kopie nota bestelling

Typen of handgeschreven?

Tegenwoordig worden vrijwel alle zakelijke brieven met een tekstverwerker geschreven. Getypt dus. Soms komt het nog voor dat men bij sollicitaties bijvoorbeeld, met nadruk verzoekt om een handgeschreven brief. Dit doet men om een indruk te krijgen van het handschrift. Netjes en foutloos schrijven is daarom aan te raden. Zakelijke brieven mag je ook met de hand schrijven als je dat prettig vindt, het is echter tegenwoordig minder gebruikelijk.