Mijn debiteur betaalt niet, wat nu?

Als onderneming krijgt u er vroeg of laat mee te maken: een klant betaalt de rekening niet. Wat nu? In dit artikel vindt u enkele tips en te volgen stappen om te zorgen dat uw debiteur toch betaalt, ook voor kleine vorderingen!

Factuur

Het begint natuurlijk allemaal met de te betalen rekening: de factuur. Deze moet duidelijk omschrijven wat de debiteur dient te betalen en waarvoor. Vervolgens moet deze digitaal danwel per post worden verstuurd. De factuur moet een redelijke betaaltermijn stellen. Als u een betaaltermijn van 3 dagen hanteert kunt u verwachten dat veel debiteuren niet binnen deze tijd betalen. Een redelijk korte maar wel haalbare betalingstermijn is 14 dagen, maar gemiddeld betalen (zeker grotere) bedrijven pas na 30 dagen. Wat de beste betalingstermijn voor u is hangt natuurlijk af van de branche en uw klanten. Het moet in ieder geval duidelijk op de factuur vermeld staan.

Pre-reminder

Om te zorgen dat uw debiteur op de hoogte is van de openstaande factuur en de betalingstermijn zou u een pre-reminder kunnen sturen enkele dagen voor de vervaldatum. Dit kan bijvoorbeeld via een e-mail of SMS. In deze reminder geeft u aan dat er een factuur open staat en de betalingstermijn bijna verstreken is. Aangezien dit opdringerig kan overkomen wordt deze stap vaak achterwege gelaten. U zou dit ook enkel kunnen toepassen op debiteuren waarvan u weet dat deze moeilijk zijn met betalen.

Eerste herinnering

Op het moment dat de betalingstermijn verstreken is, is de debiteur in gebreke. Dit betekent officieel dat u op dat moment direct een juridische procedure zou kunnen aanspannen, de wettelijke rente in rekening kunt brengen en andere extra kosten. Uiteraard is dat een zeer onvriendelijke manier van zakendoen en zullen uw klanten dat niet waarderen, aangezien het eenvoudig kan gebeuren dat een factuur vergeten wordt, niet aangekomen is of om een andere reden nog niet betaald is. Daarom stuurt u het beste een vriendelijke (eerste) herinnering.

In deze herinnering attendeert u de debiteur op de openstaande factuur, en het verstrijken van de betalingstermijn. U kunt het best een vriendelijke toon hanteren en verzoeken de openstaande som alsnog te betalen. Hiervoor stelt u weer een duidelijke termijn, bijvoorbeeld 7 dagen. Het best voegt u de factuur nogmaals bij, voor het geval het document niet is aangekomen of is kwijtgeraakt.

Tweede herinnering

Mocht een betaling na deze vriendelijke herinnering uitblijven kunt u verschillende dingen doen. De meeste ondernemingen sturen hierop een tweede, iets dringendere herinnering per post. Hierin attendeert u er nogmaals op dat de betalingstermijn ruim verstreken is en de factuur zo spoedig mogelijk moet worden voldaan. Hierin kunt u eventueel al aankondigen vervolgstappen te nemen indien een betaling uitblijft. Stel wederom een duidelijke termijn. U kunt in plaats van deze herinnering ook de debiteur proberen te bellen, zodat u kunt vragen waarom er nog geen betaling is gedaan en afspreken wanneer deze volgt. Mogelijk is er een reden waarom de debiteur niet betaalt.

Aanmaning

Als de debiteur niet reageert op de herinnering(en), is de volgende stap om een aanmaning te versturen. In deze aanmaning neemt u een dringende en officiëler toon aan, en 'sommeert' u de debiteur om het bedrag (plus eventuele aanmaningskosten, maar deze moeten dan wel in de Algemene Voorwaarden vermeld staan), per direct te voldoen. Geef daarbij ook aan dat indien er niet aan dit verzoek wordt voldaan, de vordering uit handen zal worden gegeven aan een incassobureau, waarbij alle gerechtelijke én buitengerechtelijke kosten voor rekening van de debiteur zullen zijn. Verstuur deze aanmaning zowel per aangetekende als gewone post. Een aangetekende brief geeft namelijk zekerheid dat hij is ontvangen, maar uw debiteur kan en mag hem weigeren. Als de aanmaning via beide methoden verzonden is, heeft u er alles aan gedaan om te zorgen dat uw debiteur uw aanmaning ontvangt.

Minnelijk incassotraject

Als u nog steeds geen betaling ontvangt van uw debiteur, heeft het weinig zin om zelf nog brieven te sturen: u heeft namelijk ruim de gelegenheid gegeven om te betalen. De volgende stap is dan ook om het zogenaamde minnelijke traject in te gaan met een incassobureau. Kies hierbij een incassobureau dat werkt op basis van 'no-cure-no-pay'. Dit betekent dat op het moment dat zij de vordering niet betaald kunnen krijgen, u ook niets betaald. Als ze hem wel gevorderd krijgen betaalt uw debiteur meestal de kosten.

Het incassobureau zal vaak ook beginnen met het sturen van een of meerdere brieven (sommaties). Omdat het op hun briefpapier wordt verzonden en vaak uit naam van een erkende jurist of advocaat, maakt dit meestal meer indruk op uw debiteur, waardoor hij sneller geneigd zal zijn te betalen. Ook kan het zijn dat hij een betwisting opstuurt naar het incassobureau. Dit wil zeggen dat hij een onderbouwd schrift opstuurt waarin hij onderbouwt waarom hij het niet eens is met de vordering. Een goed incassobureau schat in of dit gegrond is, overlegt met u en geeft u advies, zodat men samen tot een oplossing kan komen. Als er geen reactie of betaling komt op deze brieven zal een goed incassobureau vaak bellen naar uw debiteur of zelfs langsgaan bij hem.

Gerechtelijk traject

Indien het minnelijke traject niet heeft opgeleverd, zit er niets anders op dan een gang naar de rechter. Hiervoor kijkt u samen met uw incassobureau of de vordering haalbaar is en of alle extra kosten gerechtigd zijn. U verzamelt alle stukken en uw incassobureau zal u inlichten over de vervolgstappen. Vaak wordt er een voorschot gevraagd van €200-€400 voor kleine vorderingen en een hoger bedrag voor hogere vorderingen. Een vordering met een bedrag tot €20.000 kan worden voorgelegd aan de kantonrechter. Uw jurist stelt een dagvaarding op die door een deurwaarder bij uw debiteur wordt uitgereikt. Hierin staat de vordering beschreven en een tijdstip en plaats van een zitting bij de kantonrechter. Uw debiteur kan zijn verweer ook schriftelijk opsturen. De rechter zal een uitspraak doen over de zaak naar aanleiding van hetgeen hij van u en van de debiteur heeft ontvangen. Als uw vordering gegrond is en er geen overtuigend verweer is gevoerd zal uw vordering worden toegekend, en zal de debiteur meestal ook tot betaling van alle overige kosten (kosten van de rechtszaak, uw jurist/advocaat, incassokosten, griffierechten, etc.) worden verplicht. Als uw debiteur niet reageert zal er een verstekvonnis worden toegekend, wat praktisch inhoudt dat uw vordering wordt toegewezen.

Met het vonnis van de rechter kunt u (of uw incassobureau) een deurwaarder inschakelen. Deze kan executiemaatregelen nemen, zoals het beslag leggen op de bankrekening en het inkomen van uw debiteur. Ook kan deze de inboedel en andere bezittingen van uw debiteur inventariseren en er beslag op leggen. In dat geval zal er een executieverkoop plaatsvinden en zal de opbrengst gebruikt worden om uw vordering te betalen.

Tips

Zoals u ziet heeft u vrij veel mogelijkheden om te proberen uw vordering betaald te krijgen. Het belangrijkste is dat u niet direct gaat dreigen en vooral geduld heeft. Ondernemen is nu eenmaal risico lopen, waaronder het risico om niet direct betaald te krijgen. Een incassotraject kan maanden duren, soms zelfs wel een jaar. Heb geduld, geef uw debiteur gelegenheid om te betalen. Het kan goed voorkomen dat uw debiteur even krap zit, en de factuur niet direct kan betalen. Mocht hij dit kenbaar maken; probeer dan ook een goede oplossing te treffen, zoals een betaalregeling. En als u niet zeker bent over de te ondernemen stappen: raadpleeg een incassobureau of jurist. Zij kunnen u vaak gratis of voor een klein bedrag voorzien van goed advies. Ook kunnen zij goede herinneringen, aanmaningen en andere stukken opstellen voor u. Tevens biedt het internet vele voorbeelddocumenten! Vindt u dit alles veel tijd kosten of bent u niet zo goed in het opstellen en versturen van dergelijke brieven? Overweeg dan eens een debiteurenbeheer-pakket. Veel administratiekantoren en incassobureaus bieden een dergelijke service voor een aantrekkelijke prijs, zodat u zich bezig kunt houden met de rest van uw onderneming!