Elektronisch factureren: feiten, tips en trends

Elektronisch factureren kende een slechte start. Vanwege de vele regeltjes waaraan de factuur moest voldoen, deden veel ondernemers het toch nog maar 'even' op papier. Inmiddels is dat veranderd. Gemak dient de mens. Maar: welke eisen zijn er wel? Hoe maak je het jezelf zo gemakkelijk mogelijk bij het elektronisch factureren? Wat zijn anno nu de feiten, tips en trends? Lees verder. Eindelijk was het zover, in 2009: allerlei wettelijke regeltjes die elektronisch factureren weliswaar veiliger maar ook lastiger maakten, werden opgedoekt. Ook allerlei regels gericht op echtheidswaarborgen voor de fiscus verdwenen. Dat maakte de vorm van de factuur voortaan in principe vrij. Een mailbericht is ook toegestaan. Wel kiezen veel ondernemers ervoor om een zekere eigen waarborg in te bouwen. Bijvoorbeeld door een PDF-document van de factuur te maken, en/of de factuur via een wachtwoord te beveiligen tegen onverhoopte wijzigingen door de ontvanger. Ook de zogenaamde elektronische handtekening is een hulpmiddel voor de waarborging van de echtheid van de elektronische factuur.

Hoe maak ik een PDF-document van een factuur?

Er zijn diverse manieren om een elektronisch te verzenden factuur om te toveren in een PDF-bestand, en het zo te beschermen tegen wijzigingen die de ontvanger onbewust of bewust zou kunnen aanbrengen. Ten eerste bevatten veel hedendaagse printers, zeker de all-in-one printers die ook kopietjes en dergelijke maken, een programma waarmee de gebruiker een document in PDF-format kan omzetten. Dit vindt vaak even eenvoudig plaats als het scannen of kopieren van een document: je legt de factuur op de glasplaat, selecteert het maken van een PDF-format en hup, de printer stuurt het resultaat al naar de gekozen map in je computer. Je hebt dan meteen al een papieren exemplaar voor je eigen administratie.

Programmaatjes voor PDF's

Nog simpeler zijn de vele programma's die onder andere online beschikbaar zijn om PDF's te maken. Immers, je slaat de print-stap over en het programma werkt meteen met de factuur die je gemaakt hebt via bijvoorbeeld Word, een boekhoudprogramma of Excel. Let wel: het ene programma is gratis, de andere laat je een aantal gratis PDF's maken maar vereist vervolgens registratie en betaling. Het kan ook zijn dat je eigen boekhoudprogramma een functie heeft om het traject van maken én verzenden van facturen zo veel mogelijk te automatiseren. Soms is die functie vrij recent toegevoegd. Dus ook als je al jaren met hetzelfde elektronische boekhoudprogramma werkt, is het de moeite waard om updates in die richting in de gaten te houden. Let wel: gemak kost vaak geld. Hoe meer je uit handen wilt kunnen geven, des te groter de kans dat je voor dat gemak een rekening dient te betalen. Een kwestie van afwegen van tijd, beschikbaar budget en wensen.

Mooi werk!

Het doel dat in zicht komt via het mogelijk maken van elektronisch factureren, is besparing van kosten, moeite en tijd. Maar... toch is het belangrijk om ook van de elektronische factuur 'mooi werk' te maken. Terecht wijst de Kamer van Koophandel erop, dat een factuur net zo goed als fysieke correspondentie een visitekaartje is. Het is dus méér dan alleen een notificatie dat we geld verwachten voor ons product of onze dienst, en/of een wettelijk bewijsmiddel van rechten en plichten tussen afnemer en verkoper of dienstverlener. Daarnaast is het herkenbaar in huisstijl van de eigen onderneming uitvoeren van de factuur een middel om de zogenaamde 'integriteit van inhoud' mede vorm te geven: de elektronische versie laat hetzelfde uniforme gezicht zien als de overige bedrijfscommunicatie, logo's etcetera, en zo wordt verwarring bij de ontvanger voorkomen. Net zo goed helpt dit alles om fraude door kwaadwilligen te verhinderen.

Wilt u een elektronische factuur van mij?

Er zijn nog wat haken en ogen aan het verhaal. De huidige stand van zaken is namelijk, dat we alleen een elektronische factuur mogen versturen als de ontvanger de bereidheid en de middelen heeft om deze te accepteren. Het is wel zo handig als de ontvanger de afzender in het eigen elektronische adresboek heeft staan, en aldus voorkomt dat de factuur in de spamfilter kan verdwijnen. Ook moet een elektronische factuur evenals een papieren factuur gedurende de wettelijke termijn worden bewaard. Mede daarom is het wel zo handig om facturen voor eigen gebruik uit te printen en overzichtelijk te bewaren, voor je eigen inzicht én vergemakkelijking van eventuele inspectie. Dat de factuur langere tijd leesbaar moet blijven én dat de bewaarde versie overeen moet komen met de oorspronkelijke versie ofwel bronversie, spreekt voor zich.