Wanbetaling in zaken: deskundige adviezen

Wanbetaling. Ofwel, te laat of niet betalen. In deze tijden hebben ondernemers er allemaal mee te maken, of je nu met een niet-betalende klant zit of zelf niet bijtijds aan je betalingsplicht kunt voldoen. Betalen en betaald worden, hoe ga je ermee om? Deskundige adviezen van Graydon's Robert Blom. Wist je dat de betalingsmoraal per land verschilt? Uit Robert Bloms boek ‘Haal meer winst uit uw bedrijf’ blijkt bijvoorbeeld dat Zuid-Europese landen slechter van betalen zijn dan Scandinavische. Een typisch geval van ‘manana-denken’, ofwel de beroemde zuidelijke relaxte instelling dat het zo niet vandaag, morgen wel komt? Niet per se. Uit onderzoek uit hetzelfde boek van Blom valt op te maken dat de debiteur die laat over de brug komt, vaak simpelweg over onvoldoende financiële middelen beschikt. Maar ook bureaucratie speelt een rol, bijvoorbeeld tot uiting komend in een betalingstraject dat via te veel ‘schijven’ loopt, zodat de factuur wel erg lang op een bureau kan blijven liggen. Al is dus in veel gevallen onvermogen het probleem, er bestaan wel degelijk klanten die nonchalant zijn of zelfs doelbewust te laat betalen om bijvoorbeeld rente op rekeningen zo lang mogelijk op het eigen conto te kunnen laten bijschrijven.

Je bént de debiteur

Al zou het op het eerste oog voordelig genoemd kunnen worden om betalen zo lang mogelijk – of nog iets langer – uit te stellen, verkijk je er niet op, zo adviseert Robert Blom. Wie bijtijds betaalt, krijgt namelijk met name bij kleinere ondernemers te maken met extra goodwill: de leverancier loopt graag een extra rondje voor je wanneer deze weet, dat je bijtijds en correct betaalt. Ook biedt een leverancier nog weleens korting, wanneer je binnen een bepaalde termijn betaalt. Dit kan voor jouzelf ook voordelig uitpakken. Zit je door een of andere omstandigheid zo krap dat het echt moeilijk wordt een bepaalde rekening te betalen, dan is het slechtste wat je kunt doen stommetje spelen en hopen dat de ander zo lang mogelijk niets in de gaten heeft. Ga bij betalingsproblemen altijd bijtijds in overleg met de crediteur. Vaak heeft deze liever dat er een bepaald betalingsschema overeengekomen wordt, waarbij je de rekening bijvoorbeeld in delen betaalt, dan dat er over de afwikkeling van de vordering gewoonweg langdurig niets bekend is. Wees in alle gevallen voorzichtig met het aangaan van kredieten, en weet altijd wat je op een zeker moment anderen schuldig bent. Krediet is geen gratis geld, maar een last op je schouders die vroeg of laat afgelost moet worden. Laat je daar niet door verrassen.

Je hébt de debiteur

Met name kleinere ondernemers zijn volgens cijfers nogal eens verrassend laks in het bewaken van betalingen. Alleen al om de verhoudingen goed te houden, of om gewoon van de rompslomp af te zijn, wacht men soms lange tijd met het innen van vorderingen en het aanspreken van zakenpartners op hun betalingsgedrag. Het advies uit ‘Haal meer winst uit uw bedrijf’ is echter, om in alle gevallen een debiteurenbeleid erop na te houden. Dat wil zeggen dat je een vast plan hebt omtrent een aantal vragen. Ten eerste besluit je of er betalingskorting wordt gegeven aan snelle betalers, en zo ja hoeveel. Ook moet planmatig bepaald zijn op welk moment een debiteur aangesproken wordt op slechte betaling. Is een eerste maning zonder resultaat gebleven, dan is het mogelijk om rente over de uitstaande bedragen te gaan berekenen, ofwel een rentenota uit te maken. Daarnaast moet ook besloten worden op welk moment een vordering de deur uit gaat, en door derden in behandeling wordt genomen. Diverse ondernemers die daar zelf beslist geen zin in hebben, hebben de diensten van een incassobureau ingehuurd zodat zij tenminste de rompslomp zelf niet hebben. Het is ook niet overdreven om vooraf informatie in te winnen over de kredietwaardigheid van een bedrijf waarmee je in zee zou willen gaan.

Scheidende wegen

Soms is een klant even slecht van betalen, door de een of andere omstandigheid, en ben je daarna weer goede vrienden. Er zijn echter bedrijven die er een sport van maken slecht te betalen. Denk er wel aan dat tijd geld is. Ook de tijd die gaat zitten in het incasseren van vorderingen. Maak de optelsom op een nuchtere manier. Wanneer een klant in verhouding tot andere klanten door wanbetaling structureel een stuk minder geld oplevert, maar wel de nodige ergernis en moeite kost, is het tijd om te bekijken of het tijd is om de wegen te laten scheiden. Geef echter altijd tevoren duidelijk en bijtijds aan, hoe de zaken ervoor staan. Het is niet eerlijk om je in stilte groen en geel te ergeren, en vervolgens na diezelfde oordovende stilte plotseling alle banden met de klant te verbreken. Ook een wanbetaler heeft er recht op, bijtijds en volledig geinformeerd te worden over de zaken die er met jou te doen zijn – of niet.

Schroom en weerstand

Er zijn veel ondernemers die er huiver voor hebben om een klant aan te spreken op laks of slecht betalingsgedrag. Men denkt dat er een verstoorde verhouding door ontstaat. Echter, er zijn argumenten te over om bijtijds in te grijpen, en daarbij concrete maatregelen te nemen tegen de debiteur. Zo zegt Robert Blom: “De klant hééft de relatie al verstoord door de betalingsafspraak niet na te komen. Statistieken tonen, dat te oude vorderingen moeilijk te innen zijn. Een onderzoek heeft aangetoond, dat de slecht betalende klant eigenlijk best begrip kan opbrengen voor de leverancier die een incassoprocedure opstart. Logisch, want niemand wil toch te laat betaald worden?” Kortom, zoals in alles in het leven geldt: angst is een slechte raadgever.