De vertrouwenspersoon op het werk

Ongewenst gedrag (pesten, seksuele intimidatie, discriminatie en agressie) kan op elke werkvloer voorkomen. Daarom zijn alle ondernemingen op grond van de Arbowet verplicht om hun werknemers hiertegen te beschermen. Bedrijven met meer dan 25 werknemers moeten een vertrouwenspersoon aanstellen. Dat mag een personeelsfunctionaris zijn, maar het is beter om een alom gewaardeerde en vertrouwde werknemer die taak te laten invullen.

Ongewenst gedrag

De vertrouwenspersoon komt in actie als een werknemer melding maakt van gedrag dat volgens deze persoon niet door de beugel kan. Hij of zij is dan slachtoffer van agressie of geweld, van ongewenste of seksuele intimidatie, van discriminatie of pesten. Elke organisatie heeft daarvoor verplicht een klachtenregeling in het leven geroepen. Als eerste binnen deze regeling is een bezoek aan de vertrouwenspersoon gewenst. Hij kan problemen al in een vroeg stadium in de minne schikken, of serieuze klachten op een goede manier begeleiden.

Wie is de vertrouwenspersoon?

Er zijn geen vaste regels omtrent de aanstelling van een vertrouwenspersoon. Wel is het onverstandig om iemand deze functie te verlenen, die een arbeidsverhouding heeft met de werknemers voor wie hij moet opkomen. Dat kan conflicteren. Het is daarom niet verstandig om een personeelsfunctionaris uit te kiezen. De vertrouwenspersoon moet volledig op de hand van de klagende werknemer zijn, die immers al het gevoel heeft dat de wereld tegen hem is. Personeelsfunctionarissen hebben ook een eigen agenda én belangen.

De interne vertrouwenspersoon

Een bekende werknemer, die bij iedereen goed aangeschreven staat, is veel beter geschikt als vertrouwenspersoon. Een van de belangrijkste voordelen van een interne vertrouwenspersoon is de specifieke kennis die iemand van het bedrijf en zijn mensen heeft. Daardoor weet hij of zij bijvoorbeeld wat binnen de onderneming afwijkende omgangsvormen zijn. En of het inderdaad de alarmbellen doet rinkelen. Als de grootte van het bedrijf het toelaat, valt het te overwegen om meerdere vertrouwenspersonen aan te stellen. Het is bijvoorbeeld voorstelbaar dat een vrouwelijke werknemer zich bij een mannelijke vertrouwenspersoon minder veilig voelt als er sprake is van seksuele intimidatie. Ook het probleem van een directe werkrelatie kan zo worden opgelost.

Nadelen van de interne vertrouwenspersoon

Een nadeel van een interne vertrouwenspersoon kan zijn dat bij deze werknemer de expertise ontbreekt om goed genoeg met conflicten of klachten om te gaan. Daar zijn wel cursussen en opleidingen voor. Maar het is voor hen wel ‘learning on the job’, terwijl het advies al vanaf het begin op niveau moet zijn. Tot slot is vertrouwenspersoon in de regel geen nieuwe functie, maar een bijkomende taak voor een al bij de onderneming werkzame werknemer. De kans bestaat dat dit vertrouwenswerk soms niet de aandacht krijgt die het verdient, omdat reguliere werkzaamheden teveel werktijd opslokken.

Verplichte opleiding

Bovenstaande nadelen moeten op korte termijn verdwijnen. Het is de bedoeling dat er verplichte opleidingseisen komen, en dat vertrouwenspersonen het omgaan met klachten en met slachtoffers als enige taak hebben. De landelijke verenging van vertrouwenspersonen (LVV) pleit hier sterk voor, om de kwaliteit van het werk te verbeteren en te kunnen garanderen.

De externe vertrouwenspersoon

De externe vertrouwenspersoon is in ieder geval goed opgeleid en gecertificeerd. Dat geeft hem op dat punt in ieder geval een pré in de vergelijking met de interne vertrouwenspersoon. Verder zijn de voor- en nadelen van de interne vertrouwenspersoon omgekeerd evenredig met die van de externe vertrouwenspersoon. In het kort: de externe vertrouwenspersoon kan zijn onpartijdigheid garanderen en wordt ingehuurd, dus heeft hij tijd voor zijn taak. Bovendien is hij goed opgeleid op alle terreinen waar vertrouwenspersonen zich op bewegen. Daartegenover staat: geen kennis van het bedrijf en zijn omgangsvormen en onbekend bij de werknemers (wat de drempel verhoogd). Ondernemingen kunnen vaak gemakkelijk via de arbodienstverlener of de brancheorganisatie een externe vertrouwenspersoon vinden.

Samenwerking tussen vertrouwenspersonen

Het beste van twee werelden kan ook: samenwerking tussen de interne en externe vertrouwenspersoon. In het ideale geval met alleen de voordelen en zonder de nadelen. Belangrijke voorwaarde hierbij is dat de ego’s van beiden geen rol spelen en het belang van het slachtoffer voorop blijft staan.

Eerste inventarisatie

De werknemer die zich slecht behandeld voelt, richt zich als eerste tot de vertrouwenspersoon om zijn verhaal kwijt te kunnen. Deze moet als eerste altijd vertrouwelijk omgaan met de informatie, hij heeft ook geheimhoudingsplicht. De vertrouwenspersoon probeert in een of meer gesprekken de omvang en de zwaarte van de klacht in te schatten om proportionele maatregelen te kunnen nemen. Deze maatregelen zullen als het kan de gebeurtenissen niet nog groter maken. Aan de andere kant mogen ze de klachten zeker niet kleiner maken. Dan zal de werknemer meteen zijn vertrouwen in hem kwijt zijn. En dat op een moment dat hij of zij zich al zo kwetsbaar voelt.

Veiligheid

Daarom ook moet de vertrouwenspersoon een eigen kamer hebben, zodat de gesprekken voor anderen niet hoorbaar zijn. Als het voor iedereen in een kleine organisatie zichtbaar is dat iemand bij de vertrouwenspersoon naar binnen stapt, is het ook niet goed en niet veilig. Dan kunnen deze gesprekken beter buiten de werklocatie plaatsvinden.

Vervolgstappen

Het heeft natuurlijk de voorkeur dat een klacht zonder veel poeha wordt opgelost. Misschien dat een gesprek tussen de twee partijen (met de vertrouwenspersoon als gespreksleider) al verhelderend werkt, of zelfs de kou uit de lucht neemt. Blijft de klacht overeind – er is dus werkelijk een emotioneel zeer moeilijke situatie ontstaan voor deze werknemer - dan is het tijd voor vervolgstappen. De vertrouwenspersoon moet de werknemer wijzen op de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de klachtencommissie. Als de werknemer het wenst, loopt de vertrouwenspersoon dit traject met hem mee. Overigens zonder alles over te nemen: de werknemer is uiteindelijk degene die de klacht daadwerkelijk indient. Als het kan, handelt de vertrouwenspersoon de klacht van de werknemer zelf af. Soms is er andere expertise nodig, dan is doorverwijzen naar hulpverlenende instanties de aangewezen vervolgactie.

Eigen gevoel

De vertrouwenspersoon is zelf natuurlijk niet van steen. Ook hij heeft gevoelens bij het verhaal wat een werknemer komt vertellen. Dat hoeft geen probleem te zijn, inlevingsvermogen is een must in dit werk. Tegelijkertijd mogen eigen soortgelijke ervaringen nooit het zicht op het actuele probleem vertroebelen. Het vermogen om eigen gevoelens tijdelijk ergens te parkeren, is noodzakelijk maar ook te leren.

Voorlichting en advies

Vanzelfsprekend moet een vertrouwenspersoon alle gevallen van ongewenst gedrag goed in kaart brengen. Een vertrouwenspersoon moet zijn kennis echter ook inzetten om nieuwe gevallen te voorkomen. Dat lukt bijvoorbeeld door binnen het bedrijf regelmatig algemene voorlichting te geven (niet alleen als zich net een incident heeft voorgedaan). Over ongewenst gedrag én over manieren om het tegen te gaan. Het is raadzaam om daarbij extra aandacht te schenken aan leidinggevenden en management. Niet omdat daar nou altijd het probleem vandaan komt. Maar wel omdat ook gezagsverhoudingen een rol kunnen spelen. Leidinggevenden moeten zich altijd realiseren dat ongewenst gedrag in de richting van een ondergeschikte nog verwerpelijker is. Er is dan afhankelijkheid in het spel, wat het voor slachtoffer nog lastiger maakt om er een melding van te maken.