Goal congruence - Gedrag in organisaties

Hoe kun je een organisatie draaiende houden en je doelstellingen behalen? Door goal congruence, namelijk alle neuzen één richting opkrijgen. Het nastreven van de doelstellingen van de organisatie en de werknemersdoelstellingen is een goede manier om alles uit je organisatie te halen.

Goal congruence

Goal congruence is dat persoonlijke doelstellingen van de werknemers zijn ook belangrijk en dienen aan te sluiten bij de bedrijfsdoelstellingen. De belangen van zowel de organisatie als de werknemers moeten op één lijn komen te liggen om het beste uit de organisatie te halen.

Twee belangrijke vragen:

1. Welke acties motiveren de werknemers om hun eigen belangen deels in te leveren?
2. Zijn deze acties het beste voor de organisatie?

Informal forces die goal congruence beïnvloeden:

• Externe factoren: dit zijn normen voor wenselijk gedrag dat ligt in de maatschappij waar de organisatie een deel van uitmaakt
• Interne factoren: belangrijkste: eigen cultuur binnen het bedrijf; die meestal al jaren bestaan, management stijl: “management by walking around” (tijd besteden aan het kijken naar en het praten met mensen) of “management by reading reports” (rapporten lezen)
• De informele organisatie: informeel worden ook belangrijke zaken overlegd
• Waarneming en communicatie: duidelijkheid in wat er moet gebeuren
• Samenwerking en conflict: meldingen kunnen tegengesteld zijn aan elkaar

The formal control system is te onderkennen in twee types, namelijk het management control system en regels. Typen regels zijn:

• Fysieke controle: beveiliging, passwords, gesloten ruimtes, enz..
• Handleidingen: verschilt per organisatie of ze er één hebben en hoe uitgebreid ze zijn
• Systeembeveiliging: voor nauwkeurige informatie en ter voorkoming van fraude
• Task Control systems: dat specifieke taken efficiënt worden uitgevoerd

Typen organisaties

Drie types organisaties die bestaan:

1. Functionele structuur: elke manager is verantwoordelijk voor een bepaalde functie
2. Business Unit structuur: elke manager is verantwoordelijk voor de meeste activiteiten (vaststellen budgetten, beoordeling managers), bijna zelfstandige onderneming
3. Matrix structuur: functionele eenheden hebben 2 ledige verantwoordelijkheden

Functionele structuur:
Belangrijk voordeel van deze structuur: efficiency, omdat gespecialiseerde managers de leiding hebben over de functies i.p.v. een algemene manager.
Er zijn ook een aantal nadelen:

• Er is geen manier om de effectiviteit van de individuele manager vast te stellen
• Tijdrovende rapportering via de lijn
• Onnauwkeurig voor organisaties met diverse producten en markten
• Silo-vorming van de functies. Hierdoor is er geen coördinatie tussen functies en geschillen moeten aan de top worden opgelost

Business unit:
Voordelen zijn dat de manager van een BU staat dichterbij de markt dan de CEO. Hierdoor kan de manager betere productie voeren en betere marketingbeslissingen nemen. Verder kan de BU in het geheel sneller reageren op bedreigingen en kansen. Daarnaast is het een oefenprogramma voor de algemeen manager
Nadelen:

• Elke functie binnen BU vraagt om gespecialiseerd personeel. Hier is een tekort aan. Bij de functionele benadering zijn sommige functies voor elke sector gelijk, soort hulpafdelingen. Dit soort binnen een BU’s de oplossing zijn
• Conflicten tussen functionele specialisten in een functionele organisatie, worden vervangen door conflicten tussen BU’s

Systeem design

Complicaties bij systeem design (soort onderneming) is dat degene die het management control systeem binnen een bedrijf ontwerpt, moet alle structuren de revue laten passeren en dan de beste kiezen.

Functies van de controller:

• Ontwikkelen en beheren van informatie- en controlsystemen
• Het maken van financiële rapportages voor externe partijen
• Het maken en analyseren van voortgangsrapporten. Verder analyseren van programma- en budgetvoorstellen om tot een jaarbudget te komen
• Leiding geven aan interne controle en accounting control procedures om de gegevens betrouwbaar te houden
• Personeel ontwikkelen en meehelpen bij de educatie van management personeel bij zaken die relateren met het controllersfunctie

Controllerfunctie is een staffunctie. Hij is verantwoordelijk voor het maken van en het werken van de MC systemen die informatie verzamelen. De verantwoordelijkheid van het gebruik van deze informatie ligt bij de directie; de controller maakt geen management beslissingen. De controller speelt ook een belangrijke rol in het klaarmaken van strategische plannen en/of budgetten.

De BU controller:
Deze is trouw aan de bedrijfscontroller en de managers van zijn unit.
Twee relaties mogelijk tussen deze drie personen:

1. Dotted line: de controller is ondergeschikt aan de BU manager en rapporteert aan hem. Deze rapporteert aan de bedrijfscontroller
2. Solid line: de controller is ondergeschikt aan de bedrijfscontroller en rapporteert direct aan hem

Nadelen van deze relaties:

• Dotted line: waarschijnlijk niet geheel objectieve verslagen; mogelijk is dat er stille reserves worden achtergehouden. BU controller zit op de locatie van de BU manager en zal loyaler naar hem toe zijn.
• Solid line: de BU manager ziet de BU controller als een spion van de groep die naar de corporate controller zijn informatie doorspeelt. BU controller zit niet op de locatie van de BU manager en is waarschijnlijk loyaler naar de corporate controller.