Tijd besparen: Meer doen in minder tijd

Efficiënter werken is voor iedereen mogelijk. En meer doen in minder tijd bereik je niet per se door harder te werken. Belangrijk is om je niet te veel verplichtingen op te laten leggen en om zoveel mogelijk werk uit te besteden aan anderen. Daarnaast moet je onderzoeken welk deel van de tijd je op dit moment het meest effectief besteedt. Probeer je inefficiënte activiteiten te verminderen, en je efficiënte tijdsbesteding juist te vermeerderen. Op die manier kun je veel meer doen in minder tijd.

Efficiënt omgaan met je tijd

Uit onderzoek blijkt dat mensen hun tijd onevenredig besteden. Vaak wordt in 20% van de tijd 80% van het resultaat opgeleverd. Dat betekent dan automatisch dat er in de overige 80% van de tijd slechts 20% wordt gepresteerd. Dit fenomeen wordt bewezen wanneer je een deadline moet halen, terwijl er eigenlijk geen tijd is. Je schuift dan alle onnodige zaken aan de kant, laat je niet afleiden en gaat volledig gefocust op je doel af. Opeens kun je een prestatie neerzetten in de helft van de tijd die je er voor nodig dacht te hebben; soms zelfs in nog minder tijd.

Van deze onevenredigheid kun je gebruik maken. Je kunt de tijd die je inefficiënt besteedt, efficiënter gaan gebruiken. Als je hier voldoende tijd in steekt kun je je productiviteit verdubbelen, verdrievoudigen of meer. Of je kunt je vijfdaagse werkweek terugbrengen naar een tweedaagse werkweek.

Dit lijkt misschien ongelooflijk en het klopt dat deze verbetering in prestatie niet voor iedereen is weggelegd. Echter, de ervaring met belangrijke deadlines leert dat er meer mogelijk is dan je denkt. Het is zeker de moeite waard om energie te steken in het verbeteren van je efficiëntie. Voor iedereen is er behoorlijk wat winst te behalen. Onderstaande tips kunnen daarbij helpen.

Presteren is niet hetzelfde als hard werken

Je hoeft niet altijd hard te werken voor een goede prestatie. Het is belangrijk om duidelijke doelen voor ogen te hebben en focus te houden tijdens je werk. Dat is ook precies wat je doet wanneer je een deadline moet halen. Maar tegelijkertijd leert de deadline ons dat we in veel gevallen helemaal niet effectief werken, terwijl we het idee hebben dat we hard werken. Een eerste stap op weg naar een hogere productiviteit is daarom het idee te laten varen dat hard werken zaligmakend is. Het is belangrijk om je niet schuldig te voelen als het het rustiger aan gaat doen. De ruimte die je daarmee creëert is juist nodig om de productiviteit te verhogen.

Kijk kritisch naar opgelegde verplichtingen

Veel van wat we doen, doen we omdat anderen ons dat opleggen, of omdat we zelf denken dat we dat moeten doen. Veel van deze verplichtingen leiden ons af van het echte werk. Ze vragen niet alleen tijd, maar storen ons ook in onze concentratie. Denk bijvoorbeeld aan telefoontjes en e-mails die tussendoor komen, collega's die je dingen komen vragen, een leidinggevende die tussendoor even een klusje voor je heeft. Kijk kritisch naar deze verplichtingen. Wanneer je hier een deel van kunt elimineren levert dat waarschijnlijk een grote tijdswinst op.

Probeer zoveel mogelijk werk uit te besteden

Andersom levert het ook heel veel tijd op wanneer je bepaalde taken uit kunt besteden. Als je de beschikking hebt over een secretariaat probeer daar dan zoveel mogelijk taken aan uit te besteden die daar passen. Misschien is het in een individueel geval (veel) sneller om het zelf te doen, maar wanneer je je aanwent om taken wel uit te besteden leer je efficiënt samen te werken met de mensen van het secretariaat.

Daarnaast moet je nagaan in welke activiteiten jij uitblinkt en welke taken je beter uit kunt besteden aan een collega. Probeer zoveel mogelijk taken die je liever zou uitbesteden ook daadwerkelijk uit te besteden. Als tegenprestatie kun jij voor je collega's doen waar jij in uitblinkt. Zo kan iedereen doen waar hij of zij het beste in is.

Ga na welke 20% van de tijd je tot 80% van de resultaten komt

Als je grote slagen wilt maken qua efficiëntie is het van belang om na te gaan wanneer je het efficiëntst werkt. Welke activiteiten waren in het verleden een waardevolle tijdsbesteding? Onder welke omstandigheden werk jij het meest effectief? Ga ook na welke activiteiten en omstandigheden juist niet efficiënt waren.

Probeer minder effectieve activiteiten te verminderen of af te stoten

Een groot deel van de tijd ben je niet efficiënt aan het werk. In deze tijd houdt je je bijvoorbeeld bezig met activiteiten die niet echt nodig zijn, waar je geen zin in hebt of waar je niet goed in bent. Door dit soort activiteiten gewoon niet meer te doen (of tot een noodzakelijk minimum te beperken) creëer je ruimte voor jezelf die je op een efficiëntere manier kunt invullen.

Vermenigvuldig de 20% die het meest effectief is

Als je weet welke 20% van de tijd je het meest effectief bent, kun je proberen deze 20% te vermenigvuldigen. Ga na wat het is dat maakt dat je effectief kunt werken. Zit dit in een specifieke activiteit; probeer deze activiteit dan vaker uit te voeren. Zit dit in speciale omstandigheden of een specifieke werkplek; probeer deze omstandigheden dan vaker op te zoeken of na te bootsen.

Lees verder

• Efficiënt werken: Productief en efficiënt je dag door komen
• Efficiënt werken: je werkplek optimaliseren
• Effectief en efficiënt studeren
• Beter concentreren: efficiënt werken door meer concentratie
• Een overzichtelijke en werkbare actielijst (takenlijst)