Efficient omgaan met uw zakelijke e-mail

Kent u het probleem: uw zakelijke e-mail inbox raakt voller en voller, er lijken steeds meer e-mails bij te komen en u raakt op een gegeven moment het overzicht kwijt. Stress en verlies aan controle zijn dikwijls het gevolg. Toch zijn er een paar handige tips om efficienter om te gaan met uw e-mail en uw werkdruk enigszins te verlichten. Wanneer u intensief met zakeljke e-mail werkt, probeert u dan eens het volgende:

Maak iedere dag uw Inbox helemaal leeg

Dit klinkt vaak moeilijker dan het is, maar het voorkomt veel stress wanneer u iedere dag kunt afsluiten met een (zo goed als) lege Inbox. Het zal u een gevoel geven van "opgeruimd staat netjes". Hiermee bent u continue up to date en loopt u niet achter de feiten aan. De truc is om iedere e-mail die u opent direct te verwerken en niet in uw inbox te laten staan. Onderstaande tips vereenvoudigen deze methode van open, lees en verwerk.

Meest recente e-mails eerst

Begin altijd met het lezen van de meest recente e-mails, bijvoorbeeld wanneer u eindelijk klaar bent met vergaderen, wanneer u een dag vrij bent geweest of wanneer u terugkomt van vakantie. Veel kwesties die over e-mail zijn gecorrespondeerd zijn nl. vaak al opgelost tijdens uw afwezigheid. Aangezien discussies tussen collega's over een kwestie dikwijls via e-mail gebeurt (het reply all syndroom} kunnen er behoorlijk wat berichten over een enkele kwestie gestuurd worden. Het gebeurt nog te vaak dat men met de oudste e-mails begint en reageert, terwijl (een aantal e-mails verder) het probleem allang opgelost blijkt te zijn.
De oudere e-mails met betrekking tot de kwestie hoeft u dan niet eens meer te lezen, maar kunt u direct verwijderen.

Gebruik een onderwaterscherm

Moderne e-mail applicaties zoals Outlook of Notes, hebben een optie voor een pre-view, ook wel een onderwaterscherm genoemd. Hiermee ziet de gebruiker, wanneer men op een e-mailbericht klikt maar nog niet opent, een gedeelte tekst uit het bericht zelf. Hiermee kunt u tijd besparen doordat u niet alle berichten eerst hoeft te openen en daarna weer te sluiten, maar al gelijk een sortering kan maken of het bericht voor u relevant is om te openen of niet. Is het niet interessant, dan kunt u deze direct verwijderen of naar een relevante map verplaatsen.

Nice to read & need to read

Vraagt u zich bij iedere e-mail (wanneer u de pre view op het onderwaterscherm leest) direct af of de e-mail echt relevant is voor u (need to read) of dat dit leuk is om te lezen maar niet direct iets toevoegt (nice to read), zeker niet wanneer u onder tijdsdruk staat. Zo kan een voorbeeld van nice to read zijn: nieuwsbrieven, facilitaire mededelingen, spam, commerciele berichten, updates van lopende zaken, technische berichten van IT afdelingen, algemene rapportages, frequente analyses, persberichten etc.
Deze kunt u ook vaak gelijk verwijderen zonder deze te lezen, of snel de kern van de boodschap te weten komen door een blik te werpen via het onderwaterscherm.

Parkeer e-mails waarbij u op cc staat

Bedenkt u zich bij iedere e-mail: is dit bericht direct aan mij gericht, of sta ik op de cc lijst ter info? Veel mensen zien zich genoodzaakt om te reageren terwijl zij op de cc lijst staan. Wanneer u op cc staat wil de verzender u enkel informeren over de inhoud van de e-mail. U kunt een aparte map aanmaken genaamd "CC mails" waarin u alle e-mails waarbij u op cc staat plaatst. Tegenwoordig kunt u zelfs instellen dat iedere e-mail waarbij u op cc staat automatisch naar deze map wordt gekopieerd wanneer de e-mail binnenkomt.

Wanneer u er de tijd voor heeft (bijvoorbeeld als een vergadering uitvalt), of het laatste half uur van uw werkdag, of juist het eerste half uur van uw werkdag, kunt u deze cc mails rustig openen en doorlezen. Nu bent u geinformeerd en kunt u de e-mail verwijderen of bewaren in een specifieke map. Het is altijd raadzaam om tijd te reserveren tussen meetings in, of een meeting van een uur bijvoorbeeld voor 1,5 uur te blocken, zodat u wat tijd voor uzelf koopt om bijvoorbeeld door uw cc mails te gaan. Op deze manier kunt u zich direct concentreren op de e-mails die echt aan u zijn gericht en ook van u actie verlangen.

Koppel terug bij onduidelijkheid over actie

Het gebeurt dikwijls dat een afzender zijn/haar e-mail aan meerdere ontvangers richt (hierbij even de cc lijst uitgesloten). Indien er actiepunten worden verlangd maar niet duidelijk is van wie nu precies wat wordt verlangd, ontstaat onduidelijkheid. Het is vrij normaal dat niemand zich echt geroepen zal voelen om actiepunten uit te voeren wanneer dit niet duidelijk staat aangegeven.
Indien niet duidelijk is wat er nu precies van welke ontvanger wordt verwacht, koppel het dan direct terug aan de verzender. Vraag hierbij of en welke actie er van iedere ontvanger precies wordt verlangd, of dat men beter op de cc lijst geplaatst had kunnen worden omdat de verzender u enkel wilde informeren.

De drie vragen: wat, wanneer, door wie?

Door bovenstaande tips houden we nu enkel de e-mails over in de Inbox die echt relevant zijn. Nu kunt u zich bij iedere e-mail die u opent en leest de volgende drie vragen stellen:

• Wat wordt er precies voor actie verlangd?
• Wanneer moet dit gedaan zijn?
• Wie moet (of kan) dit het beste doen?

Indien de actie het beste door een ander gedaan kan worden (ondergeschikte, leidinggevende of collega) kunt u de e-mail doorsturen aan deze persoon met het verzoek dit op te pakken en aan te geven wanneer dit klaar dient te zijn. Bewaar de e-mail direct onder een relevante map (zodat u deze later altijd nog eens kan terugvinden) en maak een notitie op uw actielijst bij gedelegeerde / doorverwezen taken zodat u weet dat u dit binnen korte tijd even moet controleren of het daadwerkelijk gedaan is.

Wanneer de actie door uzelf gedaan dient te worden, bepaal dan hoe hoog de prioriteit is: moet het direct gebeuren, moet het vandaag gebeuren, morgen, eind van deze week of volgende week? Zet alle acties op een actielijst (To Do lijst) en bewaar de e-mail daarna in een aparte map. Richt u zich daarna op de taken en acties die direct klaar moeten zijn, daarna op de acties die voor het einde van de werkdag gebeurd dienen te zijn en dan pas op zaken die de volgende dag pas relevant zijn. Zo geeft u prioriteit aan de meest urgente zaken en plant u zaken met een lagere prioriteit voor een latere datum.

Werk met een electronische actielijst

Hoe vertrouwd het ook is om met een notitieblok te werken, daarop uw acties te vermelden en vervolgens heerlijk door te strepen als u een actie afgerond heeft, des te makkelijker kan het via de elektronische wijze.

E-mail systemen zoals Outlook en Notes hebben een handige optie genaamd To Do, Action List of soms genaamd Tasks. Dit is niets meer of minder dan een lijst met alle actiepunten die u normaal op uw notitieblok zou opschrijven. Maar naast het eenvoudig toevoegen en verwijderen van actiepunten en het printen van deze lijst, is hier een heel handig snufje aan verbonden. Bij ieder actiepunt die u toevoegt op uw lijst kunt u namelijk aangeven of de prioriteit hoog, middel of laag is. Daarnaast kunt u een deadline toevoegen: de datum en tijd waarop het actiepunt afgerond dient te zijn. Het handige is dat deze actiepunten automatisch in uw electronische agenda terechtkomen. U kunt zelfs instellen dat het systeem een herinnering laat zien (bijvoorbeeld 3 dagen tevoren, of 24 uur tevoren, of een uur tevoren) dat deze einddatum in zicht komt. Kortom: dit helpt zeer bij het plannen en prioriteit geven van actiepunten die aan u zijn gericht.

Een aanvullende tip: block iedere dag minimaal een uur in uw agenda om de urgente actiepunten van vandaag uit te voeren. Vaak raakt een agenda onverwacht vol en heeft u geen tijd meer om uw urgente actiepunten uit te voeren en af te ronden !

Reageer niet altijd

Tot slot, reageer niet altijd direct op een e-mail, hoezeer u zich ook betrokken voelt en hoezeer u graag in control wilt zijn. Wanneer u op zakenreis bent, op vakantie, op een congres of simpelweg de hele dag in vergadering: u creert een verwachting wanneer u altijd op korte termijn reageert op een e-mail. Men zal u weten te vinden en verwacht dat u altijd snel zult reageren. Des te vreemder zal men het vinden als u vervolgens een keer niet direct reageert.

Daarnaast bent u automatisch minder geconcentreerd op hetgene waar u op dat moment mee bezig bent en creert u onnodig stress. Instrueer uw collega's en leidinggevende(n) altijd dat u voor zeer urgente zaken gestoord kunt worden, maar dat dit via een belletje dient te gebeuren en niet via e-mail.