Inhoud en schrijven gebruikshandleiding / machine-instructie

Een gebruikershandleiding, gebruikersinstructie, machine-instructie, lesinstructies voor machines, verkorte gebruiksinstructie ofwel quick reference guide: allemaal benamingen voor handleidingen en instructies die bij apparaten en machines geleverd worden. De documenten overlappen elkaar en dienen er in het algemeen allemaal voor om de zorgen dat de machine gebruikt kan worden op een juiste en veilige manier. Dit artikel gaat in op de inhoud en het schrijven van een machine-instructie (of hoe men het ook wil noemen) voor de instructie van productiemedewerkers.

Doel, doelgroep en niveau van een machine-instructie

De doelgroep van de hier beschreven instructie zijn de mensen die de machines bedienen, de productiemedewerkers. Speciale aandacht wordt geschonken aan nieuwe productiemedewerkers: het doel van de instructie is dat zij met behulp van de machine-instructie kunnen werken. Natuurlijk zijn er ook gewone instructies nodig en zal een nieuwe medewerker eerst mee moeten kijken bij een collega. De instructies kunnen door alle medewerkers gebruikt worden als naslagwerk bij twijfel, vragen of problemen.

Het niveau en de omvang van het document moet aangepast worden aan de doelgroep en aan het doel. Het is in dit geval belangrijk dat de tekst begrijpelijk is voor iedereen en dat het document niet te uitvoerig wordt. Een document van 150 bladzijdes beland al snel in de kast om daar niet meer uitgehaald te worden: dat is zonde van het werk en het beoogde doel wordt niet bereikt. Let er daarom dus op dat de instructie bruikbaar wordt!

De inhoud en opbouw van een machine-instructie

De belangrijkste elementen die in de machine-instructie terug te vinden moeten zijn is hoe de machine bediend moet worden en hoe er veilig gewerkt kan worden met de machine. Op het document op te stellen moeten de volgende stappen doorlopen worden: het verzamelen van informatie, inventariseren welke soorten informatie je hebt, het opstellen van een structuur, de informatie selecteren, rubriceren,rangschikken en controleren moet gebeuren om de instructie in het klad te kunnen schrijven. Belangrijk is om daarna een definitieve versie samen te stellen door de instructie te valideren. Bij het controleren van de instructie moet de instructie niet alleen gecontroleerd worden op tekstuele zaken, maar ook op leesbaarheid door taalgebruik, kleurgebruik en illustraties.

De inhoud en opbouw wordt op bovenstaand beschreven manier door iedere schrijver van een machine-instructie zelf bepaald. Er zijn ook modellen die een richtlijn aangeven van wat er in de instructie moet. De balngrijkste onderdelen die dan naar voren komen zijn:

• Titelpagina: zorg dat duidelijk is waar de instructie voor is en wanneer de laatste wijziging is uitgevoerd en door wie (iw is het aanspreekpunt bij vragen).
• Voorwoord: beschrijf wat het doel van de instructie is, hoe deze is samengezteld en hoe de instructie gebruikt zou moeten worden.
• Inleiding van de machine: omschrijf de functie van de machine en wie er mee mogen werken. Overweeg om foto’s te gebruiken om de machine mee te kunnen omschrijven.
• Werking: hoe bediend met de machine voor de beoogde werkzaamheden en welke toetsen heeft men daarvoor nodig en waar vindt men die. Hoe wordt de machine verder veilig opgestart en afgesloten?
• Veiligheid: welke elementen van de machine hebben extra aandachtnodig, welke veiligheidswaarschuwingen (pictogrammen) gelden voor de machine en welke Persoonlijke BeschermingsMiddelen zijn verplicht (PBM’s).
• Storingen en onderhoud: belangrijk is om te weten welke storingsmeldingen verwacht kunnen worden en wat deze betekenen. Daarnaast moet ook omschreven worden wat voor onderhoud de machine behoeft en hoe dat uitgevoerd moet worden, om de machine goed te onderhouden.

Tot slot: het in gebruik nemen en de Machinerichtlijn

Zorg dat de productiemedewerkers kennismaken met het bestaan van de machine-instructie en dat deze voor hen toegankelijk is: leg deze bijvoorbeeld op iedere werkplek. Het is belangrijk om duidelijk te maken dat het document opgesteld is om hen te helpen en niet om het moeilijker te maken met een “document met regeltjes”. Om deze reden is het goed om productiemedewerkers nauw te betrekken tijdens het proces waarin de instructies samengesteld worden.

Op 29 december 2009 gaat de nieuwe Machinerichtlijn van kracht. Dit is een eis aan gebruiksaanwijzingen. Daarbij gaat het om een uitgebreidere instructie die een leverancier van de machine bijvoorbeeld verstrekt: deze moet alle informatie bevatten die van belang kan zijn. De hier besproken machine-instructies moeten vervullen in de primaire vraag naar informatie. De nieuwe Machinerichtlijn is voornamelijk uitgebreid in verduidelijking van de definities.