Stappenplan voor onderneming: software selecteren en kiezen

Bijna elke onderneming gebruikt software in zijn bedrijfsproces. Nieuwe versies en mogelijkheden volgen elkaar snel op. Het loont de moeite om van tijd tot tijd software te selecteren en kiezen. Bij deze keuze zijn drie aspecten van belang: prijs, kwaliteit en gevoel. Aan de hand van een stappenplan kan dit zoekproces op een gestructureerde manier leiden tot de juiste keuze en meerwaarde voor uw bedrijf.

1. Aanleiding tot nieuwe software

De zoektocht naar nieuwe software voor het bedrijfsleven kan meerdere redenen hebben. Bijvoorbeeld het aflopen van huidige contracten, verouderde of langzame software of de behoefte naar andere functionaliteiten.

2. Inventariseer bestaande versies

Bekijk welke software binnen uw bedrijf al actief is, maak hier een lijst van. Zeker in grote bedrijven blijkt nieuwe software soms op de plank te liggen, terwijl er al wel voor betaald is. Bepaal ook hoe oud de huidige versies zijn, en of er nog updates voor worden uitgebracht.

3. Oriëntatie op mogelijkheden

Op het gebied van software zijn er veel opties en mogelijkheden. Bepaal welke van de volgende de voorkeur geniet:

• Nieuwere versie van huidige software
• Keuze voor een ander product / andere leverancier
• Gratis (open source) software, die soms net zoveel mogelijkheden heeft als betaalde versies
• Offline software (geïnstalleerd op uw eigen pc) of online software

4. Bepaal budget

Software is er in alle soorten en maten. Hetzelfde geldt voor de kosten. Dit varieert van gratis software tot tienduizenden euro's.
Door het bepalen van het budget, wordt ook bepaald welke leveranciers wel of niet uitgenodigd worden voor een demonstratie.
Kijk niet alleen naar de kosten, maar ook naar wat het op termijn kan besparen. Bijvoorbeeld besparing op arbeidsuren, en dus geld.

5. Overleg met collega's over de te kiezen richting

Bepaal met collega's de voorlopige richting, om zodoende de juiste leveranciers uit te nodigen. Bovenstaande kan ook vorm krijgen middels een aanbesteding. Bij een aanbesteding kunnen meerdere leveranciers zich opgeven. Aan de hand van bepaalde criteria wordt gekeken welke software de beste optie is.

6. Vraag een demonstratieversie op

Software leent zich uitstekend voor het demonstratie met een tijdelijke 'probeer' versie. Check de site van de leverancier of vraag dit na. Het uitproberen van de software levert een goed beeld op van het gebruiksgemak en de mogelijkheden. Let bij uitproberen van software op de volgend aspecten:

• Gemak van werken
• Snelheid van het pakket
• Biedt het de gewenste mogelijkheden?
• Is het stabiel, werkt het zonder vast te lopen?
• Komt de gewenste output (print) uit het systeem?

7. Selecteer meerdere softwareleveranciers om een demonstratie te komen geven

Maak een selectie van een aantal leveranciers die bij u vraagt langs te komen om een demonstratie van hun software te geven. Geef van tevoren door welke punten voor u belangrijk zijn. Maak ook een lijst met vragen die u de leveranciers wilt stellen. Vraag ook concreet om zaken te laten zien bij een vraag over functionaliteiten in het programma. Bedrijven beweren regelmatig over functies te bezitten die in werkelijkheid nog in ontwikkeling zijn.

8. Maak een afweging

Nadat alle informatie is vergaard, kan een afweging gemaakt worden. Maak een spreadsheet met criteria en scoor de verschillende leveranciers, onder andere op de onderdelen:

• Licentieprijs
• Kan software worden afgekocht, of zijn het jaarlijks terugkomende kosten voor licenties?
• Wordt software op het eigen systeem geïnstalleerd of is deze online
• Implementatieprijs
• Prijs voor de ondersteuning (helpdesk)
• Overige bijkomende kosten
• Aantal functies in het pakket
• Veiligheid en back-ups van gegevens
• Mogelijkheid tot het koppelen van gegevens met andere software
• Indien functies nog (maatwerk) gebouwd moeten worden, hoeveel tijd en geld vergt dit?
• Schaalbaarheid (kan het voor grotere groepen ingezet worden?)
• Gevoel of emotie bij de leverancier
• Financiële situatie van de leverancier
• Wie is de eigenaar van de data (mocht er een discussie ontstaan)?

9. Onderhandel met de softwareleverancier

Onderhandelen over de prijs van software en bijhorende implementatie is vaak mogelijk. Zeker wanneer er meerdere concurrenten zijn. Leg voor aan de leverancier dat er concurrenten zijn met een lagere prijs bij een gelijkwaardig product.

10. Leg afspraken concreet vast

Ondertussen is er al veel contact geweest met de leverancier van de software. Laat alle mondelinge beloften en afspraken vastleggen op papier, om discussie achteraf te voorkomen. Stel ook concrete KPI’s (prestatie-indicatoren) af met de leverancier, zaken waar hij aan moet voldoen zodra de software geleverd wordt.

11. Onderteken offerte

Laat de offerte nalezen door meerdere collega's, eventueel ook door iemand met een ICT- en juridische achtergrond. Vraag ook alle bijhorende voorwaarden en documenten op, deze worden namelijk lang niet altijd verstrekt. Als alle zaken in orde zijn, kan er getekend worden en kan de implementatie van de software beginnen!