Tips voor het schrijven van zakelijke teksten

Het kunnen schrijven van een zakelijk verslag of rapport is tegenwoordig een veelgevraagde kwalificatie. Er moet immers regelmatig wel wat op papier gezet worden: resultaten van een onderzoek, verbeteringsvoorstellen of beleidsnota’s. Daarbij is het van belang om de boodschap duidelijk over te brengen aan de mensen die het stuk zullen lezen. Dat lukt het beste als je al voordat je begint te schrijven over de indeling en hoeveelheid details nadenkt, en goed let op zaken als stijl en taalgebruik.

Bedenk voor welk lezerspubliek je schrijft

Is je tekst bedoeld voor collega’s of voor mensen van buiten het bedrijf, stichting of organisatie? Het antwoord op die vraag zal in veel gevallen leidend zijn voor de inhoud en stijl. Als het document gelezen zal worden door experts met veel kennis van het onderwerp kun je bepaalde achtergrondinformatie wellicht weglaten en meer aandacht besteden aan kleine details. Is je document juist gericht op leken, zorg er dan voor dat de inhoud toegankelijk is en neem de lezers als het ware bij de hand. Gebruik van plaatjes en beknopte samenvattingen van de belangrijkste punten kan daarbij helpen.

Bedenk wat het doel van het document is

Wat hoop je te bereiken met de tekst? Wil je alleen een verslag uitbrengen, of wil je je lezers ergens van overtuigen en zo ja, waarvan dan? Ook dit is weer een belangrijke vraag om je vooraf te stellen omdat het invloed heeft op de inhoud en stijl van je document. Om mensen te overtuigen zul je met argumenten en feiten moeten komen die je publiek meenemen naar de conclusie die je wil trekken. Een verslag hoeft minder sturend te zijn, en mag meer ruimte bieden voor de lezer om zelf zijn conclusie te trekken of vragen te stellen.

Bedenk een logische structuur

Nu je weet voor wie je wil schrijven en waarom, kun je bepalen hoe de structuur van je document opgezet moet worden. Bedenk een indeling die je verhaal op logische wijze vertelt. Als het om een verslag gaat, hoeft dit niet per se de chronologische volgorde van gebeurtenissen te zijn. Voor wetenschappelijke rapportages is het gebruikelijk om te beginnen met een inleiding, gevolgd door een sectie over meetmethoden en resultaten, met tot slot een conclusie. Voor andere rapportages zou dit wel eens te langdradig kunnen zijn en heeft de lezer mogelijk na de eerste paragraaf zijn of haar interesse al verloren. Je kunt er dan beter voor kiezen om te beginnen met een duidelijk doel en conclusie en verderop in de tekst toe te lichten hoe je daartoe gekomen bent. Als je toch veel details wil opnemen in je rapport, overweeg dan om ze als een aparte bijlage toe te voegen en vanuit de tekst naar deze bijlage te verwijzen.

Een goede manier om tot een geschikte structuur te komen, is door uit te gaan van de inhoudsopgave. De namen van de verschillende hoofdstukken en sub-hoofdstukken zullen onder elkaar in de inhoudsopgave verschijnen en zo een beeld geven van de hoofdlijnen van je document. Levert dat een duidelijk en goed te volgen overzicht op, dan heb je waarschijnlijk voor een juiste documentindeling gekozen.

Zorg voor een opmaak die de structuur ondersteunt

In een document dat netjes is opgemaakt, is het plezierig lezen omdat je niet hoeft te zoeken naar informatie. Dat begint al bij de koptekst die bovenaan iedere pagina is afgebeeld. Het kan heel handig zijn om daar de naam van het rapport in te zetten en eventueel het logo van het bedrijf, stichting of organisatie. Als het om een document gaat dat herhaaldelijk gereviseerd moet worden, is een datum en een versienummer in de koptekst geen overbodige luxe. In dat geval is het ook nuttig om aan het begin of eind van het document een hoofdstukje op te nemen met alle wijzigingen ten opzichte van de vorige versie van het document.

Bij een rapport dat uit meerdere pagina’s en diverse sub-hoofdstukken bestaat is het gebruikelijk om vooraan een inhoudsopgave te plaatsen. Door het gebruik van nummering van de hoofdstukken en pagina’s is informatie dan makkelijk te vinden. Daarnaast is het belangrijk om informatie visueel te ordenen, zodat het rapport overzichtelijk oogt. Dat kan door alle hoofdstukken een opvallende opmaak te geven die afwijkt van normale tekst, bijvoorbeeld een vetgedrukte kop (met nummering). De rest van de tekst kan ingedeeld worden in paragrafen door gebruik te maken van witregels. Als paragrafen te lang dreigen te worden, bekijk dan of het mogelijk is om de informatie anders te rangschikken. Zo zou je een grafiek of tabel kunnen gebruiken of, als er meerdere stellingen achter elkaar vermeld moeten worden, een lijst met opsommingstekens.

Kies voor passend en duidelijk taalgebruik

Tot slot nog een aantal tips over het taalgebruik in zakelijke teksten:

• Pas het taalgebruik aan je lezerspubliek aan, gebruik alleen jargon als je lezers de termen kennen
• Verwijs in een zakelijk rapport niet naar “wij” of “ik”, maar naar de naam van het bedrijf, stichting of organisatie
• Schrijf afkortingen de eerste keer dat je ze gebruikt uit en neem een lijst met afkortingen op in het begin van het document
• Begin zinnen niet met een lange bijzin maar zet het werkwoord redelijk vooraan, dan is de betekenis van de zin sneller duidelijk
• Gebruik na opsommingstekens korte zinnen met dezelfde werkwoordsvorm, bijvoorbeeld alle zinnen in gebiedende wijs
• Wees niet bang om woorden te herhalen, het gebruik van synoniemen kan verwarrend werken