Zakelijk telefoneren in het Engels

Een vreemde taal spreken is al lastig genoeg als je de ander kunt zien. Maar aan de telefoon is dat natuurlijk niet zo. Hoe voer je een telefoongesprek in goed zakelijk Engels? Richtlijnen voor zelf bellen en voor het aannemen van de telefoon in goed business English.

Voorstellen

Wonderlijk genoeg is het in de meeste Engelsprekende landen niet gebruikelijk om je met je naam voor te stellen als je belt, zeker niet als je voor iemand anders belt. Je valt dus gelijk met de deur in huis:

• “Hi, can I speak to…”
• “Could I speak to… please?”
• “Hello, can you put me through to…?”
• “I’d like to speak to Mr … please?

Meestal wordt er dan door de ander gevraagd wie je bent:

• “May I ask who’s calling?”
• “Who shall I say is calling?
• “And who is this speaking …?”

De telefoon beantwoorden

Als je zelf opneemt, noem je vaak je bedrijfsnaam en/of afdeling. Een goede zakelijke begroeting is:

“Good morning, Company X, marketing department, this is XX.”

Sommige Amerikaanse bedrijven wensen dat je daar achteraan nog eens zegt “And how may I help you today?” of iets van die strekking.

Als je niet je eigen naam noemt, komt het voor dat de ander naar jou vraagt terwijl je zelf al aan de lijn bent.

“May I speak to .. please?”

En dan zeg je:
“Speaking.” of “This is she.”

Boodschappen aannemen en achterlaten

Als je al je moed verzameld hebt om naar het buitenland te bellen, is je contactpersoon natuurlijk niet bereikbaar. Veel (vaste) doorkiesnummers, zeker in Amerika, worden rechtstreeks doorgeschakeld naar voicemail. Wees dus voorbereid op het inspreken van een korte boodschap, zet die desnoods even op papier. Krijg je wel iemand aan de lijn, vraag dan of je iets mag doorgeven – komt die geschreven notitie ook weer van pas.

• “Could you ask him to call me back?”
• “Can I leave a message?”
• “Do you know what would be a good time for me to call her?”
• “Could you tell him that…”
• “When will he be available?”

De telefoon beantwoorden

Als je de telefoon aanneemt en degene naar wie gevraagd wordt is er niet, zijn dit handige zinnetjes.

• “I’m afraid he’s in a meeting at the moment.”
• “I’m sorry, she is out of the office.”
• “He is not available at the moment.”

Je kunt aanbieden om een terugbelnotitie te maken of een boodschap door te geven.

• “Can I take a message?”
• “Can I ask him to call you back?”
• “Maybe I can help?”

En als hij of zij er wel is, moet je doorverbinden: “Hold on please, I will put you through.”

Tijdens het gesprek

Belangrijk bij het telefoneren met Engelstaligen (vooral Britten) is om beleefd te zijn. Gebruik woorden als could, can, may en would als je iets vraagt, en vooral ook veelvuldig please, thanks, thank you so much enzovoort. Het hoeft niet overdreven formeel te zijn, als de toon maar beleefd is.

• “Could I speak to …, please?”
• “Would tomorrow be convenient?”
• “May I ask what’s it in connection with?”

Ik versta er helemaal niets van…

Je kunt beter maar eerlijk zeggen dat je er niets van verstaat dan doen alsof; je kunt altijd nog de verbinding de schuld geven.

• “Could you speak a little more slowly, please?'”
• “Could you repeat that for me please?”
• “May I ask you spell that for me?”
• “I’m sorry I didn’t quite catch that.”

Het is handig om al dit soort standaard zinnetjes gewoon uit je hoofd te leren, zodat je niet met je mond vol tanden staat als je eens onverwacht in het Engels moet telefoneren.

De gevreesde teleconference

Veel van deze tips zijn ook van toepassing op de gevreesde teleconference. Klik hier voor vergadertips in Business English; meer info over de Engelse taal hier.

Een hele leuke telefoonquiz!