Creëer een gedeelde teamvisie in 5 stappen

Vaak lopen veranderingen fout. De leider heeft een goede visie en start vol enthousiasme om die geïmplementeerd te krijgen in zijn organisatie. De mensen lijken wel mee te gaan in zijn verhaal, of doen dit minstens uitschijnen, maar toch slaagt men er niet in om de visie volop te gaan uitvoeren. De vijf stappen die we in dit artikel bespreken kunnen je daarbij helpen. Ze genereren de nodige positieve energie in teams om er in alle omstandigheden volop voor blijven te gaan. Er zijn hele boeken volgeschreven over hoe je dit kan vermijden, hoe je het beste je visie kan implementeren en je strategie kan executeren. Wat vaak echter vergeten wordt is dat een goede implementatie van een visie en strategie start met een goede vorming van de visie en meerbepaald het vormen van een gemeenschappelijke visie, samen met de mensen uit je team. Op die manier creëer je de positieve energie en betrokkenheid die je nodig hebt voor de implementatie.

Wij geloven stellig dat het allemaal hiermee begint. Geen visie van één individu die, hoe subliem die ook kan zijn, niet gedragen wordt door de mensen binnen de organisatie. Wel het geloof dat je je mensen moet betrekken en dat de effectiviteit en de performantie van een organisatie echt afhankelijk is van zijn leden als deel van de totale organisatie. Dat is voor ons de reden en kracht van samen een visie te ontwikkelen.

Toelaten dat mensen mee de toekomst bepalen is een voorwaarde voor het verbeteren van de performantie en (winst)resultaten. Het is daarom cruciaal om hiertoe het noodzakelijke leiderschap te ontwikkelen, alsook systemen, processen en performance management methodes, en aangepaste belonings -en leersystemen te gaan neerzetten. Wij concentreren ons hier op het leiderschapsdeel.

Wat kan je als leider doen om het maximale uit je mensen te halen als het om ontwikkelen van visie gaat? Hoe kan je de ervaring, achtergrond, verscheidenheid van alle mensen ombuigen tot een synergie die je visie niet alleen beter maakt maar een uitstekende basis geeft voor een succesvolle implementatie. Hoe creëer je met andere woorden de nodige emotionele betrokkenheid van mensen en het gevoel dat ze er volop voor willen gaan?

De vijf stappen die we in dit artikel bespreken kunnen je daarbij helpen. Ze genereren de nodige positieve energie in teams om er, ondanks vaak moeilijke omstandigheden en grote veranderingen, volop voor te blijven gaan.

Wij hopen dat dit artikel je de nodige inspiratie en handleiding geeft om met je team aan de slag te gaan en volop het menselijke potentieel dat zo dicht bij je staat te benutten, met als resultaat een bloeiend team, bloeiende organisatie en bloeiende resultaten.

De vijf stappen om te komen tot een gedeelde teamvisie zijn:

• Stap 1: DROOM, Visualiseer jullie individuele dromen
• Stap 2: WENS, Bepaal jullie gewenste toekomst
• Stap 3: ANALYSEER, Kijk aandachtig naar de huidige toestand/context
• Stap 4: BOUW, Bepaal de strategische levers & initiatieven waaraan je wilt werken
• Stap 5: MEET, Bepaal de meetpunten en opvolgingswijze

Stap 1 - Droom

Positieve energie creëren

Deze eerste stap wordt vaak vergeten en toch is deze cruciaal om positieve energie te genereren voor jezelf en je team. Een duidelijk beeld scheppen van je dromen en doelen helpt je een eerste richting te bepalen, maar het helpt je als team vooral te begrijpen in welke richting elk individu denkt. Het geeft ruimte voor verbeelding en creativiteit, voor out-of-the box denken en het laat ook toe maximaal gebruik te maken van de kennis en het vermogen tot creëren van elk individu in het team. Dit is waar de synergie van je team start.

Duidelijke context aangeven

Om je dromen te visualiseren, is het eerst belangrijk een duidelijke context aan te geven. Hoe duidelijker die context en de richting die je uitwilt met je team, hoe meer gefocust je mensen kunnen gaan nadenken over een toekomstbeeld. Zo zal een toekomstbeeld creëren van de organisatie als geheel een veel bredere oefening worden dan te focussen op bijvoorbeeld hoe de klantenservice er anno 2020 zal uitzien. Alles hangt af van wat je uiteindelijk wilt bereiken en hoe groot je dit wel of niet wilt aanpakken. Als je nog geen ervaring hebt met het creëren van een totale organisatievisie, kan dat best een lastige opdracht worden, zonder ervaren begeleiding. Daarom is het vaak raadzaam klein te starten met een specifiekere context of je te laten bijstaan door een ervaren facilitator.

Bijeenkomst organiseren

Bij de start van de bijeenkomst herhaal je terug de context en het doel. Wat wil je als leider bereiken met het team. Waarom wil je een gezamelijke visie creëren. Hoe zal de bijeenkomst eruit zien, wat zijn de verschillende stappen. Eénmaal dat gebeurd is, is het tijd voor het delen van de individuele dromen. Geef het de nodige ruimte, maar houd er ook de snelheid in. Sommige deelnemers zullen geneigd zijn lange verhalen te vertellen en dan riskeer je de opgebouwde energie terug omlaag te halen. Spreek daarom vooraf af (al bij de voorbereiding) hoeveel tijd ieder krijgt om z’n droom te delen.

Stap 2 - WENS

In dit gedeelte is het doel om veel concreter een gewenste toekomst te gaan omschrijven. Bepaal hierbij duidelijk de timing. Zo kan je een lange termijn gewenste toekomst vastleggen van 5 tot 10 jaar en bijkomend ook een middenlange termijn van 3 jaar. De bedoeling is eerst te denken in termen van een gewenste toekomst die wat verder afligt, omdat dit de creatieve spanning verhoogt. Nadien gebeurt de vertaalslag naar de kortere termijn.

Hoe ga je hierbij best te werk?

Voorzie heel wat post-its en schrijfmateriaal, zodat mensen vrijuit kunnen brainstormen. Vraag je mensen om na te denken over de vragen die hieronder volgen en elke vraag te beantwoorden op een post-it. Meerdere antwoorden per vraag kunnen, doch slechts 1 antwoord per post-it. Als mogelijk gebruik voor elke vraag een andere kleur post-it of stift. Dit is een individuele brainstorming. Het doel is mensen te laten reflecteren over hoe die toekomst er concreter zou kunnen gaan uitzien. Vooral introverte mensen hebben deze individuele brainstorming nodig en gezien elke mening belangrijk is, is deze fase cruciaal. De extraverte mensen kunnen deze oefening even goed doen en komen ook nog volop aan bod in de verdere bespreking.

Vervolgens bekijken jullie samen de hele lijst. Je zult zien dat een aantal zaken zeer gemeenschappelijk zijn en hierover is waarschijnlijk snel consensus om dat op te nemen in de ‘gewenste toekomst’beschrijving. Sommige zinnen of post-its zullen echter minder gedragen worden door het gehele team. Indien bepaalde onderdelen slechts door één iemand genoemd zijn of totaal buiten de scope liggen, is het best dat de facilitator aan de groep vraagt hierover te discussiëren en als nodig te stemmen. Daarbij dient iedereen wel een finale kans te krijgen om, als het één van zijn belangrijke punten betreft, dit alsnog finaal te verdedigen. Iemand zal dit pas doen als die er op één of andere manier sterk in gelooft. Op deze manier garandeer je dat ‘andere’ ideeën die niet meteen door de meerderheid gedragen worden, toch een eerlijke kans krijgen. Finaal kan je hierover laten stemmen of voorlopig even parkeren en er later op terug komen.

Aan het einde van deze sessie houd je een lijst van concrete zaken over die de gewenste toekomst van het team omschrijven. Uiteindelijk bepaal jijzelf op voorhand hoeveel topics je hier wilt zien. Er bestaat geen exact ideaal aantal voor, maar hoe uitgebreider de lijst, hoe moeizamer het is om er nadien concreet op verder te werken. Beperk daarom in de mate van het mogelijke het aantal topics tot een achttal. Je kan er ook voor kiezen een eerste triage te doen waarbij je er meer hebt, te pauzeren en er later vooraleer stap 3 op te starten, nog op terug te komen om het aantal verder te beperken. Wat dat betreft heb je de keuze en kan je op het moment zelf bepalen wat de beste volgende stap is.

Stap 3 - Analyseer

De volgende fase bestaat uit twee delen

Het eerste deel bestaat erin aandachtig te gaan kijken naar de huidige situatie en zich samen af te vragen hoe het nu loopt (met betrekking tot jullie centrale vraagstelling). Een aantal vragen die hierbij gesteld kunnen worden zijn ondermeer: wat werkt er al goed en kunnen jullie op verder bouwen of versterken? En wat zijn de blokkerende factoren, beperkingen en mogelijke weerstand tegen verandering?

Het tweede deel gaat over de omgeving waarin jullie werken

Sta even stil bij de voornaamste stakeholders: wie is er betrokken bij wat jullie doen en wie ondervindt er effecten van? Niet enkel de stakeholders zijn van belang, ook het bepalen van jullie ‘sponsors’ of ‘ambassadeurs’, met andere woorden die mensen die achter jullie plannen en werk staan, is een belangrijk onderdeel in de voorbereiding van je visie. Die ambassadors kunnen, maar zullen in principe geen andere mensen zijn dan een deel van je stakeholders. Goed bewust zijn van jullie ambassadeurs is een belangrijk onderdeel in het beïnvloedingstraject éénmaal je van start gaat. Hoe eerder je deze oefening doet, hoe beter.

Stap 4 - Bouwen

In voorgaande stap heb je al een duidelijk beeld gekregen van de mogelijke pistes en oplossingen om te bereiken wat je wilt. Het komt er in deze fase 4 op aan om een hele reeks van mogelijke oplossingen op een rijtje te zetten.

Eerst en vooral ga je samen met je team brainstormen

Daarna kan éénieder zijn ideeën delen met de rest van de groep, kunnen er vragen (zonder te oordelen) aan mekaar gesteld worden en kan er verder gebouwd worden op de verschillende ideeën. Plan hiervoor voldoende tijd in om heel breed de verschillende ideeën te bekijken en te bespreken.

Stap 5 - Meten

Nu duidelijk is wat de lijst van initiatieven is die je in gang wilt steken om je doel te bereiken, is het cruciaal om samen af te spreken hoe de voortgang zal opgevolgd worden. Dit bestaat uit het opzetten van een communicatie –en beslissingsplatform, alsook bepalen van de nodige metingen.

Nu hebben we heel kort de vijf stappen besproken die je kan gebruiken om een gezamelijke visie te creëren en projecten in gang te steken. We beseffen natuurlijk dat het echte harde werk dan pas start. Wij zijn er echter van overtuigd dat als je deze voorafgaande stappen niet zet met je team, de uitvoering van je strategie nog veel moeilijker wordt en langer zal duren. Bij elke verandering, en ook een strategie executeren komt neer op verandering doorvoeren, heb je te maken met mensen. Het zijn uiteindelijk de mensen die de verandering ondergaan en moeten doorvoeren. Wil je dat op de meest vlotte manier gaan doen, dan zal je heel veel hard werk moeten gaan steken in het betrekken van mensen in je visie en besluitvorming. Sommige ‘oude garde’ leiders denken nog dat dit een zwakte is, alsof je niet zelf alleen tot een visie kan komen en de juiste besluiten kan nemen. Maar integendeel, de visionaire leider is de leider die zijn team totaal betrekt in dit proces en zo de cruciale basis van duurzame verandering legt.