Hoe schrijf je een correcte zakelijke e-mail?

Wat zijn de kenmerken van een goede zakelijke e-mail (de nettiquette) en waar let je op bij zakelijk e-mailcontact? Aan de hand van een aantal adviezen van professionals kun je de belangrijkste valkuilen voorkomen! Een zakelijke e-mail is het visitekaartje van je bedrijf. Net als bij een zakelijke brief dien je je aan een aantal regels te houden.

Huisstijl en Corporate identity

Vormgeving zakelijke communicatie: het e-mail template

Voor het imago van een bedrijf is het een pré als de huisstijl van de e-mails dezelfde vormgeving heeft als alle andere communicatiemiddelen. Dus als de website, folders, visitekaartjes op dezelfde manier zijn vormgegeven. In het ideale geval maken alle medewerkers gebruik van een template voor zakelijke e-mail.

Template

Een template is een voor-gedefinieerd document (een sjabloon) waar je alleen nog een aantal velden hoeft in te vullen. Datum, bedrijfsnaam en adres, hoogachtend enzovoorts staan al op de goede plek. Standaardteksten, specifiek lettertype en uitstraling moeten overeenkomen met de Corporate Identity (= uitstraling) van het bedrijf. Onder de stijl van het huis vallen niet alleen zichtbare zaken.

Houding en manier van doen

Ook de houding en manier van doen moeten de aandacht krijgen als je als bedrijf een positieve indruk wil achterlaten. Als alle collega’s hetzelfde communiceren komt dat naar de buitenwacht beter over. Als er standaardteksten zijn voor een ontvangstbevestiging, een afwezigheidsmelding en een automatische handtekening weet de manager dat het altijd goed gaat. Dan worden irritaties door slordigheid in ieder geval voorkomen.

Geef aan iedere e-mail uw volledige aandacht. Uw e-mail kan een eerste contact met een potentiële klant zijn! Net als u normaal gesproken veel aandacht besteedt aan het schrijven van een sollicitatiebrief dient u ook met aandacht te werk te gaan bij zakelijke teksten. Je kunt leren schrijven! Als een groot deel van je werkzaamheden bestaat uit teksten schrijven is een cursus schriftelijke communicatie misschien wel een aanrader. Misschien is het jaren geleden dat je voor het laatst aandacht aan je taalvaardigheid hebt besteed. Met een schrijftraining wordt je kennis weer opgefrist. Heb je het nog helder? Hoe ziet de aanhef van een brief er ook weer uit. Hoe kun je een brief afsluiten?

Een aantal tips:

• Verdiep je in de gebruikelijke omgangsvormen in je vakgebied. Heeft iemand een titel: gebruik die altijd voor de zekerheid.
• Spel de naam van de ontvanger correct en zoek uit of iemand man of vrouw is.
• Geen populaire taal of grappen/moppen. Je stuurt dus geen mail naar buiten met populaire omgangstaal: houdou, hoi, hallo enzovoorts zijn niet gepast. Je dient ook zeker op te passen met grappen/ moppen. Deze kunnen verkeerd uitgelegd worden en mogelijk als zeer kwetsend ervaren worden. Denk aan Belgenmoppen. Misschien is je klant wel Belgisch! (of getrouwd met een Belg: dat kun je niet zomaar horen/weten). Je wil natuurlijk ook niet dat je werkgever een proces aan de broek krijgt voor discriminatie…
• Stuur geen grote attachments per email. Dan raakt de e-mail box van je klant wel erg snel vol! Probeer je te beperken en dingen anders te comprimeren of op een andere manier bestanden uit te wisselen. Meer dan 1 MB per mail sturen is niet gangbaar!
• Gebruik bij voorkeur een template met het logo en de correcte aanduiding en adres en telefoonnummer van je bedrijf.
• Als je reageert op een mail, maak dan meteen duidelijk waar je nu precies op reageert. Vul altijd de onderwerpregel in en vermeld het bijbehorende klantnummer, vacaturenummer, bonnummer, bestelnummer enzovoorts in.
• Stuur altijd een (eventueel automatische) ontvangstbevestiging. Dan weet de zender dat zijn mail is aangekomen.
• Laat het beantwoorden van e-mail maximaal twee werkdagen duren. Werk je parttime, of ben je op vakantie: geef dit aan in je ontvangstbevestiging of out-of-office melding. Als je denkt meer tijd nodig te hebben voor het beantwoorden van de mail geef dan een realistische termijn aan.