Memo (intern) schrijven: voorbeeld in Nederlands of Engels

Hoe schrijf u een goede en effectieve interne zakelijke memo in het Engels of Nederlands? Met behulp van voorbeelden van memo's ten aanzien van het onderwerp, stijl, structuur, taalgebruik, opbouw en indeling, kunt u hier lezen hoe een goede memo in elkaar zit. Ook informatie over wat een goede memo is en wat de inhoud moet zijn. Ook een aantal voorbeeldzinnen en standaardzinnen. Er zijn vier type memo's: overtuigend, informatief, probleemoplossend (oplossingsgericht) en interne memo's

• Wat is een memo? Wat is de belangrijkste functie van een memo?
• Eigenschappen (tips) van een effectieve en professionele memo (lees voordat u gaat schrijven)
• De algemene structuur en opbouw en indeling van een memo
• Het hoofd (de heading)
• De inhoud (de body)
• Voorbeeld Memo in het Engels:
• Voorbeelden van memo's in het Nederlands
• Verschillende type memo's: inhoud en indeling
• Informatieve memo
• Overtuigende memo
• Probleemoplossende of oplossingsgerichte memo
• Interne Memo

Wat is een memo? Wat is de belangrijkste functie van een memo?

Memo komt natuurlijk van het woord memorandum. Het hoofddoel van een memo is om snel en effectief de aandacht van de lezer te grijpen en de lezer op de hoogte stellen van wat u te vertellen heeft. Veelal worden memo's gebruikt in een zakelijke setting. Vandaar dat het meestal zaken bevat als nieuw beleid, nieuwe belangrijke informatie, veranderingen binnen de organisatie (nieuwe werknemers of juist het vertrek van oude werknemers) of andere interne mededelingen.

Eigenschappen (tips) van een effectieve en professionele memo (lees voordat u gaat schrijven)

• Kort en bondig - geef niet meer informatie dan nodig is
• Pakt meteen de aandacht van de lezer
• Roept op tot actie, doet een aanbeveling of geeft duidelijke informatie
• Informeler taalgebruik dan een brief
• Ga niet te veel in op het waarom - doe dit duidelijk en kort

De algemene structuur en opbouw en indeling van een memo

Er zijn verschillende type memo's, maar laten we eerst eens beginnen met hoe de basis er uit moet zien. Later kunt u zelf bepalen hoe u de inhoud verandert. De structuur opbouw en indeling van een memo is vrij simpel. Hier vindt u de absolute basis. U kunt er zelf voor kiezen om kopjes, grafieken, tabellen en lijstjes toe te voegen. Natuurlijk verschilt het van bedrijf tot bedrijf, maar dit zijn over het algemeen de belangrijkste onderdelen: het hoofd en de inhoud.

Het hoofd (de heading)

Dit onderdeel gaat over het onderwerp, datum en de geadresseerde:

Voorbeeld van hoe het in het Engels gaat:

• To: All Staff members
• From: Bill Gates, CEO
• Date: December 5, 2012
• Re (of Subject): Company merger

Voorbeeld in het Nederlands

Nederlanders doen het meestal iets uitgebreider:

• Voor: Alle medewerkers
• Van: Jaap de Vries, Directeur
• Afdeling: Vlees
• Telefoon: 399392
• Onderwerp: Fusie
• Datum: 5 December 2012

De inhoud (de body)

• Introductie: introduceert het belangrijkste probleem of idee (het doel van schrijven)
• De feiten: geef een overzicht van de stand van zaken (waarom u schrijft)
• De argumentatie: leg uit waarom wat u vertelt zo belangrijk is
• Conclusie: vat kort en bondig samen wat u gezegd hebt. Sluit altijd af met een oproep tot actie.

- Ondertekening en afsluiting zijn niet nodig

Voorbeeld Memo in het Engels:

Voorbeelden van memo's in het Nederlands

Ik zou nu hier een zelfde voorbeeld kunnen maken in het Nederlands, maar dat lijkt me onnodig. Het bovenstaande Engelse voorbeeld kunt u ook naar het Nederlands vertalen. Ik heb iets beters voor u. De universiteit van Groningen heeft een aantal voorbeelden van memo's ui de praktijk openbaar gemaakt. Deze kunt u hier vinden: voorbeelden memo's in het Nederlands.

Verschillende type memo's: inhoud en indeling

Voordat we aan de voorbeelden beginnen is het van belang om voordat je gaat schrijven in je hoofd te hebben wat voor memo u wilt schrijven. Hieronder staan het aantal verschillende types. In de meeste gevallen schrijft u een algemene memo (die wordt ook behandeld)

Informatieve memo

Als doel om informatie te geven of juist om informatie te vragen

• Eerste paragraaf: het onderwerp / idee
• Tweede paragraaf: gaat dieper in op de details
• Laatste paragraaf: roept op tot de actie (het liefst in stappen)

Overtuigende memo

Als doel om de lezer te overtuigen

• Eerste paragraaf: begin met een standpunt waar iedereen zich in zou moeten kunnen vinden
• Tweede paragraaf: introduceer het idee
• Derde paragraaf: beschrijf de voordelen
• Vierde paragraaf: beschrijf de actie die moet worden ondernomen
• Vijfde paragraaf: oproep tot actie

Probleemoplossende of oplossingsgerichte memo

Suggereer een actie die moet worden ondernomen om een probleem op te lossen

• Eerste paragraaf: benoem het probleem
• Tweede paragraaf: analyseer het probleem
• Derde paragraaf: doe een aanbeveling / wees realistisch: noem ook de nadelen van uw idee
• Vierde paragraaf: roep op tot actie

Interne Memo

• Bedoelt om suggesties te doen voor op de werkvloer. Tussen collega's, maar ook tussen werknemers en werkgevers.
• Eerste paragraaf: de rede tot schrijven
• Tweede paragraaf: beschrijf de huidige situatie en presenteer uw voorstel
• Derde paragraaf: beschrijf de voordelen van uw voorstel
• Vierde paragraaf: wees genuanceerd, beschrijf ook de nadelen van uw voorstel
• Vijfde paragraaf: roep op tot actie