Hoe maak je goede notities en aantekeningen?

Mensen die veel tijd doorbrengen met vergaderen en overleggen maar ook mensen die te maken hebben met administratie, zullen gebruik maken van notities en aantekeningen. Want om iets niet te vergeten, schrijven we het op om het daarna hopelijk niet te vergeten. Helaas gebeurt het nog wel eens dat je notities of aantekeningen maakt die je daarna vergeet of waarvan je niet meer weet wat je er mee bedoelde.

Welk notitie/aanteken systeem gebruik je?

Allereerst is het belangrijk om te kiezen voor een vast systeem waar je je notities of aantekeningen in opschrijft. Gebruik geen papiertje hier of memo'tje daar, omdat de kans dat je deze kwijt raakt of over het hoofd ziet groot is.

Papier en pen

Ben je van plan om gewoon pen en papier te gebruiken, wat nog steeds de meest gebruikte methode is, dan is het handig om een notitie boekje aan te schaffen. Het liefst eentje waar je makkelijk door kunt bladeren en die een beetje stevig is. Dit wordt dan het boekje waar je alle aantekeningen in kunt plaatsen en ook kunt teruglezen. Bewaar dit boekje op een vaste plaats waar je het altijd terug vindt. Zo wordt het een gewoonte om het boekje te pakken en er in te schrijven wanneer nodig en om deze mee te nemen naar een vergadering of overleg. Een tip is om het boekje op je bureau te plaatsen en open te leggen op de laatste pagina zodat je deze altijd in het zicht hebt en zo niet vergeet wat je moest doen. Voor mensen die graag takenlijsten maken is een notitieboekje ook een must. Heb je meerdere functies en/of wil je bepaalde notities van elkaar scheiden, zorg dan dat je een boekje hebt met bijvoorbeeld tabbladen die eventueel verplaatsbaar zijn. Besteed aandacht aan het kopen van het juiste aantekeningenboekje en bedenk hoe je deze zult gebruiken.

Digitaal

Ben je iemand die liever alles digitaal heeft, dan zijn er zowel voor de PC of ook voor tablets en Ipad programma's die speciaal ontwikkeld zijn om aantekeningen of notities te maken. Voor de Ipad is het programma "Penultimate" ontwikkeld waarmee je zowel kunt typen als kunt schrijven op je Ipad (en het kan daarna weer gedigitaliseerd worden). Zit je veel in overleg, dan is het zaak om zo'n programma dan open te laten staan op je laptop of Ipad wanneer je deze meeneemt naar een vergadering. Gebruik je een desktop PC, dan is het aan te raden om pen en papier te gebruiken tijdens de vergadering en om deze hierna meteen in het programma te zetten. Doe het er wel vlak na om niets te vergeten. Het nadeel is dat je twee keer opnieuw je aantekeningen moet noteren, maar voordeel is dan weer dat je ze wel beter onthoudt.

Hoe maak je goede notities/aantekeningen?

Een tweede belangrijk element van het maken van goede notities en aantekeningen is om ze zo op te schrijven dat je ze goed terug kunt lezen en met één oogopslag weet wat je er ook alweer mee bedoelde. Er zijn verschillende vormen van aantekeningen; dit kunnen actiepunten zijn, takenlijsten, gedachten of je gebruikt ze als naslagwerk. Een aantal tips om goede notities te maken:

• Noteer altijd een datum, zo weet je wanneer je de notitie/aantekening hebt gemaakt
• Zet een uitroepteken wanneer het een urgent punt is of belangrijk
• Wanneer iets afgehandeld is, kun je met een marker de actie/taak markeren als teken dat het gedaan is. Je kunt iets ook doorstrepen, maar dit maakt het later wel moeilijker om terug te lezen mocht dit nodig zijn.
• Laat tussen notities wat ruimte zodat je achteraf iets bij kunt schrijven
• Noteer altijd op de wie, wat, waar en wanneer manier, zodat je geen halve informatie opschrijft. De kans is dan namelijk groter dat je iets zult vergeten.
• Heb je bij een bepaalde aantekening/notitie iets wat aangevuld moet worden (bijvoorbeeld acties die genomen zijn), schrijf dit er dan bij.
• Schrijf in je eigen taal en gebruik geen jargon dat je later niet meer zult begrijpen.
• Gebruik alleen afkortingen die je niet kunt vergeten. Heb je de neiging om dit wel te doen, schrijf dan voluit.
• Hebben bepaalde aantekeningen met elkaar te maken, verwijs er dan naar door een pijl of streep naar elkaar te trekken.
• Noteer actiepunten met "doorgeven aan …" of bespreken met …". Alleen de actie opschrijven is vaak niet voldoende om het later nog te begrijpen.
• Besluit je om je eigen tekens en afkortingen te gebruiken voor je aantekeningen, maak dan een legenda voor of achter in je notitieboek zodat je niet vergeet welk teken of afkorting je gebruikt of hoe je deze terugleest.
• Heb je een pagina vol, maar blijft er nog een actiepunt over op deze bladzijde? Markeer de bladzijde of schrijf deze op op de nieuwe bladzijde, zo raakt dit actiepunt niet vergeten.