Archivering bij gemeente, waterschap, provincie en rijk

De archivering bij met name een gemeente is erg complex, vanwege de veelheid aan taken op elk gebied van de samenleving. Om de correspondentie van de overheid praktisch en vindbaar op te bergen geldt nu de zaaksgewijze ordening (dossierstelsel) met behulp van de Basisarchiefcode. Hiervoor waren er nog de chronologische ordening en de ordening naar onderwerpen. De laatste jaren is er mede vanwege digitalisering een vereenvoudiging gevonden in de vorm van numerieke archivering.

Ordeningsmethoden

In de loop der tijden zijn er de volgende 3 belangrijke ordeningsmethoden ontstaan:

• De Chronologische ordening (de seriestelsels).
Hierbij worden de archiefbescheiden geordend op datum van inschrijving, behandeling, vergadering of afdoening. Via een rubrieksgewijze index worden de archiefbescheiden vervolgens toegankelijk gemaakt.

• De ordening naar onderwerpen (het rubriekenstelsel).
De archiefbescheiden worden geordend op onderwerp en toegankelijk gemaakt door een alfabetische trefwoordenlijst.

• De zaaksgewijze ordening (het dossierstelsel).
De 2 voorgaande ordeningsmethoden gaan uit van de ordening van afzonderlijke stukken. Het dossierstelsel gaat uit van de ordening van alle stukken met betrekking tot een zaak. Om tot een meer systematische ordening van de dossiers te komen werd een code ontwikkeld, namelijk de Basisarchiefcode.

De Basisarchiefcode

Deze bevat notaties die in een systematisch verband staan en lopen van algemeen naar bijzonder. De notaties worden gevormd door een cijfer en symbolen en een Nederlandstalige omschrijving en heten classificatienummers. De punt wordt gebruikt om de classificatienummers in groepen te verdelen. Hierdoor zijn ze beter te onthouden en makkelijker leesbaar. Het weglatingsstreepje (-) wordt gebruikt om het onnodig herhalen van getallen te voorkomen. De eerste 2 decimalen 35 worden hierdoor vervangen.

De hoofdindeling van de code is als volgt:

35 Openbaar bestuur; administratie

• 07 Algemeen hulpgetal voor openbaar bestuur en administratie: het organisme
• 08 Algemeen hulpgetal voor personeel

351 Taak. Belangenbehartiging

• 1.71 Eigendom. Openbare werken. Produkten. Diensten. Verrichtingen. Belastingen
• 1.73 Ruimtelijke ordening. Ontsluiting en exploitatie van gronden. Volkshuisvesting
• 1.75 Openbare orde. Bevolking
• 1.76 Openbare zedelijkheid
• 1.77 Openbare gezondheid. Milieu
• 1.78 Openbare veiligheid
• 1.79 Waterstaat
• 1.81 Verkeer en vervoer
• 1.82 Economische aangelegenheden
• 1.83 Arbeid
• 1.84 Welzijn. Maatschappelijke zorg. Sociale verzekeringen
• 1.85 Onderwijs. Educatie. Cultuur. Sport en recreatie
• 1.86 Landsverdediging
• 1.87 Justitie
• 1.88 Buitenlandse aangelegenheden. Internationale betrekkingen

Voor de verschillende overheidsorganisaties geldt voor .07 en .08 de volgende aanduiding:

• 2 Gemeente
• 2.91 Waterschap
• 3 Provincie
• 4 Staat (Rijk)

Voorbeelden van dossieromschrijvingen zijn:

• 2.07.351.11 Grondaankopen; -2.07.352.11 Begroting 2011 en -2.07.571.1 Vereniging van Nederlandse Gemeenten
• 2.08.171 Rechtspositieregeling; -2.08.48 Personeelsbezetting en -2.08.86 Opleiding personeel
• 1.711.11 Onroerende-zaakbelasting; -1.711.14 Hondenbelasting en -1.711.15 Toeristenbelasting
• 1.731.212 Bestemmingsplannen; -1.733.21 Bouwvergunningen en -1.733.35 Woonvergunningen
• 1.75 Algemene plaatselijke verordening (APV); -1.754.251 terrasvergunningen en -1.754.911 Collectevergunningen
• 1.761.111 Horecavergunningen; -1.762.2 Loterijvergunningen en -1.765 Dierenbescherming
• 1.772.5 Zorgverzekering; -1.776.111 Algemene begraafplaatsen en -1.777.13 Milieuvergunningen
• 1.782.11 Rampenplannen; -1.783.1 Opslag vuurwerk en -1.784.13 Brandbestrijding
• 1.793 Waterkeringen; -1.795.5 Grondwater en -1.798 Bodempeil
• 1.811.111.1 Aanleg wegen; -1.811.111.2 Onderhoud wegen en -1.814.112.1 Aanleg vliegvelden
• 1.824.22 Elektriciteitsvoorziening; -1.824.511.2 Markten; -1.827 Jachtvergunningen
• 1.832.2 Arbeidsomstandigheden; -1.833.11 Arbeidsbemiddeling en -1.833.51 Werkloosheidsbestrijding
• 1.843.14 Jeugdgezondheidszorg; -1.844.221 Bejaardencentra en -1.844.843 Asielzoekers
• 1.851.1 Basisonderwijs; -1.851.2 Voorgezet onderwijs en -1.857.1 Sport en spel
• 1.861.2 Vliegvelden; -1.861.21 Vordering van gebouwen en -1.861.22 Inkwartiering van strijdkrachten
• 1.872.1 Criminaliteitbestrijding; -1.873. Inning van geldboetes en -1.874 Gratieverlening
• 1.882 Raad van Europa; -1.881 Boycotacties; -1.888 Ontwikkelingssamenwerking

Numeriek archiveren

De laatste jaren en vooral in het tijdperk van digitalisering is er steeds gezocht naar een verdere vereenvoudiging van de opberging van de papieren archiefstukken. Numeriek archiveren is daarvan de belangrijkste. De achterliggende gedachte is dat de stukken na digitalisering toegankelijk en raadpleegbaar zijn via de computer. Numeriek archiveren is het archiveren van stukken op registratienummer. Hierbij worden geen dossiers meer gevormd. Het levert een enorme tijdbesparing op van 30-40%. Hierdoor blijft er bijvoorbeeld meer tijd over voor de te bewaren stukken. In Zuid-Holland heeft de methode inmiddels een grote vlucht genomen. Hier werkt circa 50% van de gemeenten er nu al mee.

40-60% van de stukken kan direct na behandeling of op korte termijn vernietigd worden. Voor deze stukken is numeriek archiveren oorspronkelijk ontworpen. Hierbij wordt één standaard vernietigingstermijn gehanteerd. Meteen bij het registreren vindt selectie en afstelling op vernietiging plaats. Het postregistratiesysteem vormt de ingang op de stukken.
Numeriek archiveren past ook heel goed bij digitalisering. Hierbij kunnen zowel de originelen van de te vernietigen als van de te bewaren stukken eventueel numeriek afgesteld worden. Zelfs een intensieve en tijdrovende dossiervorming voor de te bewaren stukken wordt overbodig. Dit vanwege de digitale toegankelijkheid en raadpleegbaarheid van de stukken. Een volgende stap kan dan zijn de substitutie van stukken. Hierbij krijgen de gedigitaliseerde stukken na vernietiging van de originelen, de status van archiefbescheiden ingevolge de Archiefwet 1995.