Een gestructureerde vergadering leiden / voorzitten

Vergaderingen kunnen soms chaotisch verlopen. Er is weinig structuur aanwezig, de deelnemers rommelen maar wat aan en er vinden uitgebreide discussies plaats over onderwerpen die vaak niet op de agenda voor komen. Hoe zorg je ervoor dat een vergadering meer gestructureerd verloopt?

Het doel van een vergadering

Als voorzitter bepaal je eerst het doel van de vergadering. Wat wil je bereiken met de groep deelnemers waarmee je aan tafel zit? Een vergadering zonder doel is van te voren eigenlijk kansloos. Je kunt dan net zo goed aan de koffietafel gaan zitten met z'n allen. Een helder doel focust je meer op de vergadering qua inhoud en helpt je bij het sturen van de deelnemers.

De vaste rollen tijdens een vergadering

Als je bij elkaar zit zijn er drie rollen die van evident belang zijn. Deze rollen kunnen taakgericht of mensgericht zijn. Benoem duidelijk de personen die deze drie rollen op zich nemen zodat de vergadering meer gestructureerd zal verlopen. De drie rollen zijn:

• voorzitter = taak- en mensgericht
• notulist = taakgericht
• deelnemer = taak- en mensgericht

Werkzaamheden voordat een vergadering begint

Voordat een vergadering begint zijn er voorbereidende werkzaamheden voor alle drie genoemde rollen. Om het maximale uit een overleg te halen is het van belang dat iedereen zich goed voorbereid.

De voorzitter

• stelt de agenda op
• stuurt een uitnodiging + agenda + stukken rond
• anticipeert op het gedrag van de deelnemers
• regelt de vergaderruimte

De notulist

• zorgt voor een notulen sjabloon
• gaat na welke punten op de agenda staan

De deelnemer

• leest alle stukken goed door
• anticipeert op de deelnemers

Taken tijdens een vergadering

Wat doen de verschillende rollen tijdens een vergadering? Wat wordt er van ze verwacht? Om ervoor te zorgen dat iedereen in zijn rol blijft staat hieronder per rol opgesomd wat er normaal gesproken tijdens een vergadering wordt verwacht van degene die een dergelijke rol uitvoert. Deze punten zijn te gebruiken als een houvast als je nog niet veel ervaring hebt met vergaderingen.

Taken van de voorzitter

• de vergadering openen
• het doel van de vergadering aangeven
• de vastgestelde structuur bewaken
• sfeer bewaken
• spreektijd in de gaten houden
• de vergadering sluiten

Taken van de notulist

• plaats en datum noteren
• aan- en afwezigen noteren
• doel noteren
• notulen indelen op basis van de agendapunten
• de inleiding samenvatten
• alle standpunten met motivatie noteren
• besluiten met motivatie noteren
• datum, tijd en plaats volgende vergadering noteren

Taken van de deelnemer

• constructief discussiëren
• minimaal afwijken van de agendapunten

Activiteiten nadat een vergadering is beëindigd

Als de voorzitter de vergadering heeft gesloten is het met de activiteiten nog niet afgelopen. Alle drie rollen hebben nog enkele taken die moeten worden uitgevoerd:

• de voorzitter: verslag doornemen met de notulist
• de notulist: zo snel mogelijk het verslag schrijven
• de deelnemer: notulen lezen en actiepunten nakomen

De structuur van een goedlopende vergadering

Om het vooraf gestelde doel van de vergadering te bereiken moet je per agendapunt vier stappen doorlopen. Deze stappen vormen het handvat voor de voorzitter om ieder agendapunt goed te behandelen en af te sluiten. Deze vier stappen zijn:

Beeld en mening vormen

• beschrijf zo goed mogelijk de huidige situatie
• probeer de gewenste situatie op tafel te krijgen
• ga alle tegenwerpingen bij langs
• benoem de gevolgen van de gewenste situatie

Discussiëren

• vat het agendapunt samen
• laat iedereen reageren
• kritiek is welkom, bespreek het
• nogmaals reageren maar nu op de kritiek

Besluiten nemen

• houd je aan geldende regels
• benoem alle voor- en nadelen van het besluit
• zorg ervoor dat je consensus bereikt

Taken verdelen, acties uitzetten

• spreek duidelijk af wie wat gaat doen
• spreek duidelijke haalbare termijnen af
• herhaal alle afspraken nogmaals