InfoNu.nl > Zakelijk > Diversen > Documenten en elektronische facturen eeuwig bewaren?

Documenten en elektronische facturen eeuwig bewaren?

Documenten en elektronische facturen eeuwig bewaren? Elk individu is wettelijk verplicht om specifieke documenten, sommige levenslang te bewaren. Vaak wordt dan de vraag gesteld welke, waarom en hoelang een factuur, rekeninguittreksel en dergelijke bewaard moet blijven. Veel mensen kunnen het kaf van het koren niet scheiden en bewaren ten einde raad alles. Het gevolg is dan ook dat alle documenten zich door de jaren heen opstapelen.

Index


Verwante artikelen
Hoe kies ik de juiste accountant (boekhouder)
Hoe kies ik de ideale laptop

Waarom documenten bewaren

Omdat sommige documenten in de toekomst nog een functie moeten vervullen is het van groot belang deze te bewaren. Het zijn betrouwbare bewijskrachten die toekomstgericht in staat zijn extra kosten te vermijden. Alle documenten zijn hoofdzakelijk verantwoordingsstukken. Ze overhandigen u een helder inzicht bij bepaalde gebeurtenissen uit het verleden, die soms broodnodig zijn als bewijs of tegenbewijs in ondermeer gerechtelijke procedures en geschillen.

Hoelang documenten bewaren

Hoelang een document bewaard moet blijven is een uiteenlopende kwestie. In ieder geval hebben talloze documenten hun eigen doel. Vandaar zijn er verschillende wetten en regels inzake bewaarverplichtingen. Om een duidelijk overzicht te kunnen hanteren, worden ze naargelang hun functie onderverdeeld volgens de wettelijke normen in verschillende lijsten.
Op deze manier kan je de hoeveelheid bewaarde documenten verminderen en toch voldoen aan de wettelijke eisen. Hierna volgt een overzicht (lijst) van een aantal bewaarverplichtingen.

Lijst van te bewaren documenten

Gezin
Levenslang bewaren
  • Wettelijke samenwoning, beëindiging van de wettelijke samenwoning
  • Huwelijkscontract, trouwboekje, vonnis van echtscheiding
  • Geboorteaangifte, een uitspraak van adoptie
  • Notariële akten, schenkingsakte, testament
5 jaar bewaren
  • Betalingsbewijs kinderbijslag en het onderhoudsgeld

Medisch
Levenslang bewaren
  • Boekje kind en gezin, inentingsbewijs
  • Medische dossiers
  • Bloedgroepkaart
2 jaar bewaren
  • Alle betalingsbewijzen van medische kosten, ook apothekersrekeningen en artsen

Financieel
10 jaar bewaren
  • Rekeninguittreksels als bewijs dat u een krediet hebt afbetaald
  • Kredietovereenkomst en bewijs van terugbetaling
Zolang bewaren tot…
  • Aankoopborderel van een effect…zolang het effect niet terugbetaald of verkocht is (minimum 10 jaar in het kader van witwaswetgeving
5 jaar bewaren
  • Rekeninguittreksels
2 jaar bewaren
  • Waarborgbewijzen

Sociale zekerheid
Levenslang bewaren
  • Diploma’s
5 jaar bewaren
  • Uitbetalingsbewijs van werkloosheid, vakantiegeld, kinderbijslag, vergoeding van een arbeidsongeval
  • Uitbetalingsbewijs
3 jaar bewaren
  • Uitbetalingsbewijs pensioenuitkering
1 jaar bewaren
  • Arbeidsovereenkomst, ontslagbrief
Zolang bewaren tot
  • Individuele rekening…zolang tot het eerste pensioen werd uitgekeerd
  • Jaaruittreksel van de CIMITe…zolang tot het eerste pensioen werd uitgekeerd

Belastingen
10 jaar bewaren
  • Bewijzen van niet belastbare inkomsten, schenking, lotto enz.
5 jaar bewaren
  • Kopie belastingaangifte
  • Bewijs van fiscaal aftrekbare uitgaven en alle belastbare inkomsten
  • Aanslagbiljet, betalingsverzoek, rappels en betalingsbewijzen

Auto en verzekeringen
Levenslang bewaren
  • Rijbewijs
5 jaar bewaren
  • Betalingsbewijs verkeersbelasting
Bewaren zolang u de auto bezit
  • Verzekering, keuringsbewijs, inschrijvingsbewijs, gelijkvormigheidattest
3 jaar bewaren
  • Contracten van alle verzekeringen ook autoverzekering maar geen levensverzekering, 3 jaar na de vervaldatum
  • Betalingsbewijs van een premie
  • Opzegging van een polis
2 jaar bewaren
  • Groepsverzekering

Wonen
10 jaar bewaren
  • Akte hypotheeklening en het bewijs van de volledige afbetaling
  • Mede-eigendommen en briefwisselingen van en naar de beheerder
  • Nieuwbouw, renovatiewerken of werkzaamheden
5 jaar bewaren
  • Huurovereenkomst, huur
  • Elektriciteit en gas, water
  • Vaste en mobiele telefoon, tv-abonnement, internet
Zolang bewaren tot….
  • Akte aankoop onroerend goed…Zolang u de eigenaar bent en 2 jaar na verkoop
  • Akte mede-eigendom van onroerend goed…zolang u mede-eigenaar bent
  • Aanvraag en toekenning stedenbouwkundige vergunning…zolang het gebouw er staat
  • Bestelbons kleine werkzaamheden…zolang tot de factuur betaald is
  • Plan architect…zolang het gebouw er staat

Diversen
  • Rechtelijke uitspraken; 30 jaar bewaren
  • Advocaat; 5 jaar bewaren vanaf het einde van zijn diensten
  • Betalingsbewijs reisbureau; 2 jaar bewaren
  • Alle aankopenbewijzen bewaren die een grote waarde hebben kan je best bewaren zolang u het object bezit. Dit kan nuttig zijn bij een diefstal of beschadiging

Ordenen van documenten

Af en toe uw documenten sorteren is geen overbodige luxe, want bij ordeloosheid is het soms zoeken naar een speld in een hooiberg. Dankzij een goed beheer en de juiste klassering bespaart u tijd en ruimte. Hier volgen enkele tips om de stapel documenten van elkaar te scheiden.
  • Bewaar uw documenten in verschillende gekleurde mappen.
  • Gebruik voor ieder hoofdrubriek een vaste map zodat alle verzekeringspapieren bij elkaar zitten, bankpapieren in één map, hypotheekzaken en salarissen in één map.
  • Gebruik in de vaste map ook gekleurde tapbladen om tussenrubrieken van elkaar te scheiden. Bv In de vaste map van “wonen” kan u tussenrubrieken gebruiken voor de documenten van het water, telefoon etc.
  • Order uw documenten de dag van binnenkomst.
  • Geef uw mappen een vaste plek.
  • Het is ook handig om een map aan te maken met nog te betalen rekeningen, zo vergeet je ze in ieder geval nooit tijdig te betalen.
  • Documenten die geen nut meer hebben kunnen gedeponeerd worden.
© 2007 - 2014 Worm, gepubliceerd in Diversen (Zakelijk) op . Het auteursrecht van dit artikel en antwoorden op reacties ligt bij de infoteur. Zonder toestemming van de infoteur is vermenigvuldiging verboden.
Gerelateerde artikelen
Administratie op orde - tipsAdministratie op orde - tipsHet is niet gemakkelijk om de administratie op orde te brengen én te houden. Bent u ook het overzicht kwijt tussen alle…
Hoe organiseer je je papieren?Hoe organiseer je je papieren?Liggen er bij jou ook overal papieren in het hele huis? Je bent het overzicht kwijt en wellicht bestaat er inmiddels een…
De Belastingdienst en de fiscale bewaarplichtDe Belastingdienst en de fiscale bewaarplichtRuim niet te snel uw papieren, rekeningen, bonnen en kwitanties op, zeker niet die van de inkomstenbelasting. De Belasti…
Uw administratie eenvoudig op ordeUw administratie eenvoudig op ordeAls uw administratie op orde is, kunt u alles veel beter terugvinden en krijgt u meer inzicht. Dit artikel zal u helpen…
Belastingaangifte, checklist en documenten belastingdienstBelastingaangifte, checklist en documenten belastingdienstWelke documenten en papieren hebt u of uw fiscale partner zeker nodig voor uw belastingaangifte 2013 en 2014? Let op de…

Reageer op het artikel "Documenten en elektronische facturen eeuwig bewaren?"

Plaats een reactie, vraag of opmerking bij dit artikel. Reacties moeten voldoen aan de huisregels van InfoNu.
Meld mij aan voor de tweewekelijkse InfoNu nieuwsbrief
Reactie

Lucie, 30-01-2011 20:01 #1
Naar aanleiding van uw artikel heb ik een vraag. Is het voldoende om een scan van bepaalde papieren te bewaren, zoals telefoonrekeningen/overeenkomsten, medische kosten, verlopen (auto)verzekeringen, huurovereenkomst ed? Ik kijk uit naar uw antwoord! Reactie infoteur, 01-02-2011
Een scan of copy is inderdaad voldoende voor: telefoonrekeningen/overeenkomsten, medische kosten, verlopen (auto)verzekeringen, huurovereenkomsten etc. Bij sommige instanties moet je echter wel het origineel document kunnen voorleggen zoals: een diploma of een notariële akte. Bij twijfel contacteer je best eens het gemeentehuis.

Worm

Infoteur: Worm
Rubriek: Zakelijk
Subrubriek: Diversen
Reacties: 1
Schrijf mee!