Documenten en elektronische facturen eeuwig bewaren?

Elk individu is wettelijk verplicht om specifieke documenten, sommige levenslang te bewaren. Vaak wordt dan de vraag gesteld welke, waarom en hoelang een factuur, rekeninguittreksel en dergelijke bewaard moet blijven. Veel mensen kunnen het kaf van het koren niet scheiden en bewaren ten einde raad alles. Het gevolg is dan ook dat alle documenten zich door de jaren heen opstapelen.

Documenten bewaren

• Waarom documenten bewaren
• Hoelang documenten bewaren
• Lijst van te bewaren documenten
• Ordenen van documenten

Waarom documenten bewaren

Omdat sommige documenten in de toekomst nog een functie moeten vervullen is het van groot belang deze te bewaren. Het zijn betrouwbare bewijskrachten die toekomstgericht in staat zijn extra kosten te vermijden. Alle documenten zijn hoofdzakelijk verantwoordingsstukken. Ze overhandigen u een helder inzicht bij bepaalde gebeurtenissen uit het verleden, die soms broodnodig zijn als bewijs of tegenbewijs in ondermeer gerechtelijke procedures en geschillen.

Hoelang documenten bewaren

Hoelang een document bewaard moet blijven is een uiteenlopende kwestie. In ieder geval hebben talloze documenten hun eigen doel. Vandaar zijn er verschillende wetten en regels inzake bewaarverplichtingen. Om een duidelijk overzicht te kunnen hanteren, worden ze naargelang hun functie onderverdeeld volgens de wettelijke normen in verschillende lijsten.
Op deze manier kan je de hoeveelheid bewaarde documenten verminderen en toch voldoen aan de wettelijke eisen. Hierna volgt een overzicht (lijst) van een aantal bewaarverplichtingen.

Lijst van te bewaren documenten

Gezin

Levenslang bewaren

• Wettelijke samenwoning, beëindiging van de wettelijke samenwoning
• Huwelijkscontract, trouwboekje, vonnis van echtscheiding
• Geboorteaangifte, een uitspraak van adoptie
• Notariële akten, schenkingsakte, testament

5 jaar bewaren

• Betalingsbewijs kinderbijslag en het onderhoudsgeld

Medisch

Levenslang bewaren

• Boekje kind en gezin, inentingsbewijs
• Medische dossiers
• Bloedgroepkaart

2 jaar bewaren

• Alle betalingsbewijzen van medische kosten, ook apothekersrekeningen en artsen

Financieel

10 jaar bewaren

• Rekeninguittreksels als bewijs dat u een krediet hebt afbetaald
• Kredietovereenkomst en bewijs van terugbetaling

Zolang bewaren tot…

• Aankoopborderel van een effect…zolang het effect niet terugbetaald of verkocht is (minimum 10 jaar in het kader van witwaswetgeving

5 jaar bewaren

• Rekeninguittreksels

2 jaar bewaren

• Waarborgbewijzen

Sociale zekerheid

Levenslang bewaren

• Diploma’s

5 jaar bewaren

• Uitbetalingsbewijs van werkloosheid, vakantiegeld, kinderbijslag, vergoeding van een arbeidsongeval
• Uitbetalingsbewijs

3 jaar bewaren

• Uitbetalingsbewijs pensioenuitkering

1 jaar bewaren

• Arbeidsovereenkomst, ontslagbrief

Zolang bewaren tot

• Individuele rekening…zolang tot het eerste pensioen werd uitgekeerd
• Jaaruittreksel van de CIMITe…zolang tot het eerste pensioen werd uitgekeerd

Belastingen

10 jaar bewaren

• Bewijzen van niet belastbare inkomsten, schenking, lotto enz.

5 jaar bewaren

• Kopie belastingaangifte
• Bewijs van fiscaal aftrekbare uitgaven en alle belastbare inkomsten
• Aanslagbiljet, betalingsverzoek, rappels en betalingsbewijzen

Auto en verzekeringen

Levenslang bewaren

• Rijbewijs

5 jaar bewaren

• Betalingsbewijs verkeersbelasting

Bewaren zolang u de auto bezit

• Verzekering, keuringsbewijs, inschrijvingsbewijs, gelijkvormigheidattest

3 jaar bewaren

• Contracten van alle verzekeringen ook autoverzekering maar geen levensverzekering, 3 jaar na de vervaldatum
• Betalingsbewijs van een premie
• Opzegging van een polis

2 jaar bewaren

• Groepsverzekering

Wonen

10 jaar bewaren

• Akte hypotheeklening en het bewijs van de volledige afbetaling
• Mede-eigendommen en briefwisselingen van en naar de beheerder
• Nieuwbouw, renovatiewerken of werkzaamheden

5 jaar bewaren

• Huurovereenkomst, huur
• Elektriciteit en gas, water
• Vaste en mobiele telefoon, tv-abonnement, internet

Zolang bewaren tot….

• Akte aankoop onroerend goed…Zolang u de eigenaar bent en 2 jaar na verkoop
• Akte mede-eigendom van onroerend goed…zolang u mede-eigenaar bent
• Aanvraag en toekenning stedenbouwkundige vergunning…zolang het gebouw er staat
• Bestelbons kleine werkzaamheden…zolang tot de factuur betaald is
• Plan architect…zolang het gebouw er staat

Diversen

• Rechtelijke uitspraken; 30 jaar bewaren
• Advocaat; 5 jaar bewaren vanaf het einde van zijn diensten
• Betalingsbewijs reisbureau; 2 jaar bewaren
• Alle aankopenbewijzen bewaren die een grote waarde hebben kan je best bewaren zolang u het object bezit. Dit kan nuttig zijn bij een diefstal of beschadiging

Ordenen van documenten

Af en toe uw documenten sorteren is geen overbodige luxe, want bij ordeloosheid is het soms zoeken naar een speld in een hooiberg. Dankzij een goed beheer en de juiste klassering bespaart u tijd en ruimte. Hier volgen enkele tips om de stapel documenten van elkaar te scheiden.

• Bewaar uw documenten in verschillende gekleurde mappen.
• Gebruik voor ieder hoofdrubriek een vaste map zodat alle verzekeringspapieren bij elkaar zitten, bankpapieren in één map, hypotheekzaken en salarissen in één map.
• Gebruik in de vaste map ook gekleurde tapbladen om tussenrubrieken van elkaar te scheiden. Bv In de vaste map van “wonen” kan u tussenrubrieken gebruiken voor de documenten van het water, telefoon etc.
• Order uw documenten de dag van binnenkomst.
• Geef uw mappen een vaste plek.
• Het is ook handig om een map aan te maken met nog te betalen rekeningen, zo vergeet je ze in ieder geval nooit tijdig te betalen.
• Documenten die geen nut meer hebben kunnen gedeponeerd worden.

Lees verder

• Hoe kies ik de juiste accountant (boekhouder)