Documenten en elektronische facturen eeuwig bewaren?
Elk individu is wettelijk verplicht om specifieke documenten, sommige levenslang te bewaren. Vaak wordt dan de vraag gesteld welke, waarom en hoelang een factuur, rekeninguittreksel en dergelijke bewaard moet blijven. Veel mensen kunnen het kaf van het koren niet scheiden en bewaren ten einde raad alles. Het gevolg is dan ook dat alle documenten zich door de jaren heen opstapelen.
Index
- Waarom documenten bewaren
- Hoelang documenten bewaren
- Lijst van te bewaren documenten
- Ordenen van documenten
Waarom documenten bewaren
Omdat sommige documenten in de toekomst nog een functie moeten vervullen is het van groot belang deze te bewaren. Het zijn betrouwbare bewijskrachten die toekomstgericht in staat zijn extra kosten te vermijden. Alle documenten zijn hoofdzakelijk verantwoordingsstukken. Ze overhandigen u een helder inzicht bij bepaalde gebeurtenissen uit het verleden, die soms broodnodig zijn als bewijs of tegenbewijs in ondermeer gerechtelijke procedures en geschillen.Hoelang documenten bewaren
Hoelang een document bewaard moet blijven is een uiteenlopende kwestie. In ieder geval hebben talloze documenten hun eigen doel. Vandaar zijn er verschillende wetten en regels inzake bewaarverplichtingen. Om een duidelijk overzicht te kunnen hanteren, worden ze naargelang hun functie onderverdeeld volgens de wettelijke normen in verschillende lijsten.Op deze mannier kan je de hoeveelheid bewaarde documenten verminderen en toch voldoen aan de wettelijke eisen. Hierna volgt een overzicht (lijst) van een aantal bewaarverplichtingen.
Lijst van te bewaren documenten
GezinLevenslang bewaren
- Wettelijke samenwoning, beëindiging van de wettelijke samenwoning
- Huwelijkscontract, trouwboekje, vonnis van echtscheiding
- Geboorteaangifte, een uitspraak van adoptie
- Notariële akten, schenkingsakte, testament
- Betalingsbewijs kinderbijslag en het onderhoudsgeld
Medisch
Levenslang bewaren
- Boekje kind en gezin, inentingsbewijs
- Medische dossiers
- Bloedgroepkaart
- Alle betalingsbewijzen van medische kosten, ook apothekersrekeningen en artsen
Financieel
10 jaar bewaren
- Rekeninguittreksels als bewijs dat u een krediet hebt afbetaald
- Kredietovereenkomst en bewijs van terugbetaling
- Aankoopborderel van een effect…zolang het effect niet terugbetaald of verkocht is (minimum 10 jaar in het kader van witwaswetgeving )
- Rekeninguittreksels
- Waarborgbewijzen
Sociale zekerheid
Levenslang bewaren
- Diploma’s
- Uitbetalingbewijs van werkloosheid, vakantiegeld, kinderbijslag, vergoeding van een arbeidsongeval
- Uitbetalingsbewijs
- Uitbetalingsbewijs pensioenuitkering
- Arbeidsovereenkomst, ontslagbrief
- Individuele rekening…zolang tot het eerste pensioen werd uitgekeerd
- Jaaruittreksel van de CIMITe…zolang tot het eerste pensioen werd uitgekeerd
Belastingen
10 jaar bewaren
- Bewijzen van niet belastbare inkomsten, schenking, lotto enz
- Kopie belastingaangifte
- Bewijs van fiscaal aftrekbare uitgaven en alle belastbare inkomsten
- Aanslagbiljet, betalingsverzoek, rappels en betalingsbewijzen
Auto en verzekeringen
Levenslang bewaren
- Rijbewijs
- Betalingsbewijs verkeersbelasting
- Verzekering, keuringsbewijs, inschrijvingsbewijs, gelijkvormigheidattest
- Contracten van alle verzekeringen ook autoverzekering maar geen levensverzekering, 3 jaar na de vervaldatum
- Betalingsbewijs van een premie
- Opzegging van een polis
- Groepsverzekering
Wonen
10 jaar bewaren
- Akte hypotheeklening en het bewijs van de volledige afbetaling
- Mede-eigendommen en briefwisselingen van en naar de beheerder
- Nieuwbouw, renovatiewerken of werkzaamheden
- Huurovereenkomst, huur
- Elektriciteit en gas, water
- Vaste en mobiele telefoon, tv-abonnement, internet
- Akte aankoop onroerend goed…Zolang u de eigenaar bent en 2 jaar na verkoop
- Akte mede-eigendom van onroerend goed…zolang u mede-eigenaar bent
- Aanvraag en toekenning stedenbouwkundige vergunning…zolang het gebouw er staat
- Bestelbons kleine werkzaamheden…zolang tot de factuur betaald is
- Plan architect…zolang het gebouw er staat
Diversen
- Rechtelijke uitspraken; 30 jaar bewaren
- Advocaat; 5 jaar bewaren vanaf het einde van zijn diensten
- Betalingsbewijs reisbureau; 2 jaar bewaren
- Alle aankopenbewijzen bewaren die een grote waarde hebben kan je best bewaren zolang u het object bezit. Dit kan nuttig zijn bij een diefstal of beschadiging
Ordenen van documenten
- Bewaar uw documenten in verschillende gekleurde mappen.
- Gebruik voor ieder hoofdrubriek een vaste map zodat alle verzekeringspapieren bij elkaar zitten, bankpapieren in één map, hypotheekzaken en salarissen in één map.
- Gebruik in de vaste map ook gekleurde tapbladen om tussenrubrieken van elkaar te scheiden. Bv In de vaste map van “wonen” kan u tussenrubrieken gebruiken voor de documenten van het water, telefoon etc.
- Order uw documenten de dag van binnenkomst.
- Geef uw mappen een vaste plek.
- Het is ook handig om een map aan te maken met nog te betalen rekeningen, zo vergeet je ze in ieder geval nooit tijdig te betalen.
- Documenten die geen nut meer hebben kunnen gedeponeerd worden.
Verwante artikelen
- De Belastingdienst en de fiscale bewaarplicht: Ruim niet te snel uw papieren op. De Belastingdienst verplicht u, om uw gegevens lange tijd te bewaren. Naast deze fiscale bewaarplicht, zijn er voldoende ander…
- Windows Media Player 11: Windows Media Player is al lang niet meer een eenvoudige speler waarmee u audio en video afspeelt. Hieronder een aantal mogelijkheden uitgelegd van deze player.
- Verstandelijk gehandicapt: De meeste mensen weten wel ongeveer wat een verstandelijke handicap inhoud, maar wanneer noem je iemand verstandelijk gehandicapt en zijn er verschillende gradaties van verstandeli…
- Je administratieve chaos onder controle: Bijna dagelijks komen er papieren je huis binnen. Rekeningen die betaald moeten worden, loonstrookjes, afschriften van bank en giro en brieven waar je achteraan moet…
- Hoe je zware schulden kan vermijden: In tijden van crisis bestaat het gevaar om in schulden komen te zitten. Je krijgt al je rekeningen niet betaald, of je gaat sommige facturen uitstellen. Schulden kunnen j…
Reageer op het artikel "Documenten en elektronische facturen eeuwig bewaren?"
Er zijn nog geen reacties geplaatst op dit artikel.
