Het belang van employee compliance voor document retention

Bedrijven wereldwijd hebben last van een overvloed aan documenten. Deze overvloed lijkt ook eerder toe te nemen dan af te nemen (Stephens, 2005), zo zijn groeipercentages bij het aantal digitale documenten van 20 tot 60% per jaar niet ongebruikelijk (Stephens, 2005). Naast de groei in het aantal documenten, is er ook een groei te zien in het aantal formats waarin de documenten bewaard worden. De groei in de hoeveelheid documenten en de hoeveelheid verschillende formats kan voor bedrijven verschillende nadelen, zoals extra kosten (Apke, 2007), opleveren. Een effectief document retention beleid is noodzakelijk om de kosten te kunnen beteugelen, maar effectief document retention beleid is niet mogelijk zonder employee compliance. Dit artikel gaat in op het belang van employee compliance voor een effectief document retention beleid en geeft enkele mogelijkheden om employee compliance bij document retention beleid te vergroten.

Documenten, document retention en employee compliance

Zoals in de inleiding vermeldt, zorgt de groei van zowel het aantal documenten als het aantal formats waarin documenten worden bewaard voor verschillende nadelen, zoals extra kosten (Apke, 2007). Daarnaast kan een groei in de hoeveelheid documenten en de verschillende formats leiden tot onvindbaarheid van informatie. Voor bedrijven kan dit laatste betekenen dat er bijvoorbeeld rechtzaken verloren worden door onvindbare informatie, welke conform juridische richtlijnen wellicht nog steeds opvraagbaar had moeten zijn (Apke, 2007).Beleid met betrekking tot document retention kan voor bedrijven goede handvaten bieden om de groei in het aantal documenten en het aantal formats in goede banen te leiden en de geschetste problemen te voorkomen. Een definitie van het begrip document wordt hieronder gegeven:

"Een document is een verzameling gegevens (of objecten ) die als één geheel wordt vastgelegd en/of gepresenteerd aan de gebruiker."

Een definitie van document retention wordt gegeven door het bedrijf Kroll Ontrack:


"The preservation of documents and data, including hard copy and electronic documents, databases and e-mails, that are created, sent and received in an organization’s ordinary course of business."

Een goed beleid met betrekking tot document retention kan voor bedrijven verschillende voordelen, zoals kostenbeperking, kan opleveren (Apke, 2007). Essentieel om dergelijke voordelen te generen is wel dat werknemers zich ook houden aan uitgevaardigd document retention beleid; deze bereidwilligheid van werknemers om zich te houden aan het beleid wordt ook vaak employee compliance genoemd.

Binnen dit artikel wordt gezocht naar de effecten van employee compliance bij document retention beleid en naar praktische handvaten voor organisaties om een hoger niveau van employee compliance te bewerkstelligen.

De oorsprong van document retention

Document retention bestaat in meer of mindere mate al zo’n 4500 jaar; de eerste documentarchieven vinden we met de Samaritaanse in steen gegraveerde belastinggegevens uit 2500 v.Chr. Sinds die tijd heeft het opslaan van gegevens in documenten en archieven een vlucht genomen (Hoke, 2011). Door de geschiedenis heen zijn er verschillende hoogte- en dieptepunten te zien van document retention, zoals de eindeloze archieven van het Ministerium für Staatssicherheit (Stasi) in de oude DDR (Bruce, 2008). In deze lange geschiedenis is document retention, hoewel men dit woord vast niet gebruikt zal hebben in het Samaritaanse rijk, steeds in meer of mindere mate belangrijk geweest. Tegenwoordig zien we door de invloed van het digitale tijdperk de invloed van document retention weer sterk toenemen; schandalen zoals het verloren gaan van de filmrolletjes in een rechtzaak rond Srebrenica of de grootschalige vernietiging van documenten tijdens de rechtzaak rondom Enron (Robbins, 2005) zorgen ervoor dat een effectief document retention beleid essentieel is voor bedrijven en overige organisaties.

Het belang van document retention

Hoewel het wel verwacht zou worden, na high profile zaken als die rondom de vernietiging van documenten bij Enron, of het niet meer kunnen vinden van documenten in diverse andere zaken, heeft nog steeds niet ieder bedrijf een beleid rondom document retention. Het gevolg van het missen van beleid rondom document retention kan zijn dat de uitvoering van document retention tekortschiet en daarmee de geschetste gevolgen kan creëren. Een onderzoek uit 2007 vond dat meer dan een kwart van alle onderzochte bedrijven nog geen document retention beleid had (Karcher et al., 2010); een ander onderzoek uit 2007 vond dat zelfs meer dan een derde van de verschillende onderzochte organisaties elektronische documenten niet opnam in het document retention beleid (Hill, 2009). Het gemis van een dergelijk beleid kan diverse consequenties hebben, zoals:

• Verloren gaan van essentiële documenten (Jablonski, 2009);
• Vernietiging van documenten voor het einde van de wettelijke bewaarplicht (Jablonski, 2009);
• Juridische kwetsbaarheid (Cisco, 2008);
• Hogere juridische kosten (Apke, 2007);
• Verlies van klanten door te trage of te onveilige toegang tot data (True, 2010).

Deze opsomming geeft aan dat een effectief document retention beleid tegenwoordig nauwelijks misbaar is. Naast het opheffen van de nadelen bij het gebrek aan een effectief document retention beleid, draagt het invoeren van een dergelijk beleid ook diverse voordelen met zich mee:

• Juridische kosten en sancties kunnen verminder worden (Apke, 2007);
• De efficiëntie van het bedrijf wordt verhoogd (Apke, 2007);
• De opslagkosten van documenten worden geminimaliseerd (Hill, 2007);
• Helpt in het tegengaan van potentiële corruptie (True, 2010);
• Het helpt bij het identificeren van documenten die meer bescherming of controle nodig hebben (Fischer, 2006).

Als de voor- en nadelen van het in plaats hebben van een document retention beleid tegen elkaar afgewogen worden, blijkt dat het hebben van een dergelijk beleid een must is; risico’s als het mogelijke verlies van klanten, hogere kosten, lagere efficiëntie dan mogelijk zou zijn en het verminderen van mogelijke juridische kosten zijn voor veel organisaties dan ook reden genoeg om een dergelijk beleid te ontwikkelen.

Employee compliance

Hoewel het in plaats hebben van een document retention beleid belangrijk is voor bedrijven, zijn het uiteindelijk de medewerkers die hieraan gevolg moeten geven. Als de werknemers het beleid niet uitvoeren, mist het ontwikkelde beleid de kracht om de genoemde voordelen van een dergelijk beleid in de praktijk te brengen. Het effect van een te lage employee compliance bij de uitvoering van het beleid rondom document retention is dus dat het beleid dan niet of nauwelijks uitgevoerd wordt (Apke, 2007). In de praktijk zullen daarbij de genoemde nadelen van het missen van een document retention beleid in meer of mindere mate voorkomen.

Het verhogen van employee compliance bij document retention beleid

Uit verschillende onderzoeken komen een aantal mogelijkheden naar voren om employee compliance te verhogen. Deze verschillende mogelijkheden zijn in onderstaand overzicht gebundeld:

• Een cursus/training voor werknemers op het gebied van document retention, waarin de werknemer o.a. bewust wordt gemaakt van het effect van documenten (zelfs e-mails) in rechtzaken (Apke, 2007), (Karcher et al., 2010);
• Richtlijnen opzetten rondom het creëren van documenten en de gestelde grenzen door middel van een sterke control functie ook bewaken en overtreden hiervan bestraffen (Karcher et al., 2010);
• Per afdeling een werknemer, naast zijn normale werkzaamheden, verantwoordelijk maken voor het naleven van document retention beleid op de afdeling (Karcher et al., 2010);
• De uitvoering van document retention voor de werknemer zo gemakkelijk mogelijk maken, bijvoorbeeld door hem alleen iets te laten slepen naar een mapje waarin vervolgens de rest van het beleid automatisch wordt uitgevoerd (Cisco, 2008), (Hill, 2009);
• Zo veel mogelijk mogelijkheden voor werknemers om documenten zelf, op eigen gegevensdragers, op te slaan vermijden (Hill, 2009);
• Uitvoeren van gerichte audits en een terugkoppeling hiervan (Karcher et al., 2010);
• Een duidelijke aanwijsbare eindverantwoordelijke met de verantwoordelijkheid voor het gehele document retention beleid met voldoende resources als stafleden en budget (Hoke, 2011).

De lijst met mogelijke maatregelen ter verbetering van de employee compliance is niet uitputtend, maar beperkt zich tot de in het literatuuronderzoek gevonden maatregelen. Voor bedrijven is het echter wel noodzakelijk om op enige manier maatregelen te nemen, zonder maatregelen te nemen, zal de employee compliance namelijk niet voldoende zijn voor een effectieve document retention uitvoering (Apke, 2007).