Zakelijke e-mail schrijven - voorbeelden

Hoe schrijft u een goede zakelijke of formele e-mail? Hier advies en voorbeelden van correcte zakelijke e-mails volgens de 'officiële' normen. Voorbeelden en voorbeeldzinnen bij de opmaak, indeling, stijl, afzender, geadresseerde, onderwerp, aanhef, inhoud, afsluiting, slotgroet, ondertekening en bijlage/disclaimer. Voorbeeld voor alles wat u moet weten voor een zakelijke e-mail voor zakelijk verkeer en sollicitaties.

• Een goede zakelijke e-mail schrijven - advies, tips en voorbeelden
• Andere tips voor e-mailverkeer
• Tips voordat u begint met schrijven van de e-mail
• Opmaak/Indeling zakelijke e-mail
• Onderwerp
• Bijlage
• Disclaimer
• Aanhef
• Afsluiting/Slotzinnen
• Slotgroet
• Ondertekening / Signatuur

Een goede zakelijke e-mail schrijven - advies, tips en voorbeelden

Waar bijna iedereen al bekend is met het schrijven van zakelijke brieven in het Engels of Nederlands, zijn veel mensen nog geheel onbekend met het opstellen van zakelijk e-mails. Van nature zijn e-mails altijd iets informeler, maar dat betekent niet dat u het niet zakelijk kunt houden. In de relatie met uw klanten of werkgevers is het hanteren van de juiste regels voor een zakelijke e-mail een echte pre. De manier waarop u schrijft, is natuurlijk altijd een van de grootste visitekaartjes. Zakelijke e-mails zijn vooral van belang binnen de context van zakelijke relaties, sollicitatie gesprekken en het maken van afspraken.

Andere tips voor e-mailverkeer

Wilt u niet dat er vanuit uw zakelijke e-mail spam mailtjes worden verzonden naar uw contactenlijst? U kunt dit voorkomen en leren wat te doen als het gebeurt. Op zoek naar een persoon, maar u bent zijn e-mailadres vergeten? U kunt de betreffende e-mail vinden of een e-mailadres zoeken.

Tips voordat u begint met schrijven van de e-mail

Uiteindelijk draait het allemaal om wat voor indruk u wilt achterlaten of welke band u al met de geadresseerde heeft. Indien dit persoonlijk en informeel is, moet u dat ook in de e-mail verwerken. Alleen wanneer u de persoon in kwestie niet kent, of het vindt plaats in een zakelijke context, raad ik u aan om altijd een zakelijke/formele benadering te kiezen.

Er zit bijzonder weinig verschil tussen de toon die u hanteert in brieven en e-mails. Vaak mag het wel een tikje informeler in mails. Onthoud daarnaast dat e-mails vaak korter en bondiger zijn dan brieven. Ze zijn erg 'to the point'.

Opmaak/Indeling zakelijke e-mail

Ten aanzien van de geadresseerde, afzender en bijlage hoeft er weinig verteld te worden. De volgorde staat immers al vast. Bij de geadresseerde voert u simpelweg het e-mailadres van de ontvanger(s) in (bij meerdere geadresseerden hoeft u enkel een komma tussen de e-mailadressen te plaatsen). Bij de afzender staat uw eigen e-mailadres. De rest van de indeling volgt hier nu per kopje.

Onderwerp

Bij het onderwerp geeft u kort en bondig de reden tot schrijven aan. Onthoud dat deze duidelijk moet zijn voor de ontvanger. Op basis van het onderwerp zal de e-mail geopend worden of niet. Daarnaast is het ook handig als de geadresseerde de e-mail later weer op wil zoeken. In het geval van een reply email, dient u het onderwerp ook niet te veranderen.

Bijlage

De bijlage kunt u gebruiken om andere documenten bij te voegen. Denk hierbij aan schoolcijfers, uw CV, offertes en dergelijke. Vergeet niet deze documenten ook in een nette staat te houden. Als deze een rotzooitje zijn zult u de punten die u hebt gewonnen met uw nette zakelijke e-mail weer snel hebben verspeeld.

Disclaimer

Veel bedrijven sluiten tevens bij bijna elke uitgestuurde e-mail standaard een disclaimer mee. Deze is bijgevoegd in de bovenstaande bijlage of komt onderaan het bericht te staan. Dit heeft als doel om juridische aansprakelijkheid tegen te gaan. Het is een voorzorgsmaatregel tegen het gebruik van informatie in de e-mail.

Aanhef

Net zoals bij zakelijke brieven dient de aanhef in zakelijke e-mails gepast en formeel te zijn. Zeker bij het eerste contact is het aan te raden om formaliteiten in acht te nemen. Bij latere e-mails kunt u een vrijere houding aannemen.

Voorbeeld aanhef zakelijke e-mails

Net zoals in zakelijke brieven. Voor meer voorbeelden, ook informele alternatieven, kunt een kijkje nemen in special over zakelijke/formele benadering. Hier zijn de meest voorkomende en geaccepteerde manieren van openen.

• Geachte meneer de Vries,
• Geachte mevrouw Veenstra,
• Geachte heer Konings,

Afsluiting/Slotzinnen

Net zoals bij elke andere brief die u schrijft, rond u ook hier op afsluitende wijze de e-mail af. Vaak kunt u in de laatste alinea een volgende afspraak maken, uw wens uitroepen om snel iets te horen of om nog een keer goed duidelijk te maken waarom u de mail schrijft.

Slotgroet

Door de ietwat informele natuur van e-mail zijn de erg formele slotgroeten een beetje ongepast. Denk hierbij aan groeten zoals 'Hoogachtend'. Bijna iedereen maakt gebruikt van 'Met Vriendelijke Groeten'. Ook hier geld dat na een aantal e-mails u vrijer kunt worden. Denk er hierbij wel aan dat de slotgroet en aanhef op elkaar zijn afgestemd.

Ondertekening / Signatuur

Veel mensen in het bedrijfsleven hebben een elektronische signatuur (een vaste ondertekening). Hier kunt u ook voor kiezen, maar als u niet heel veel zakelijke e-mails verstuurd is dat niet nodig. In de ondertekening staan:


Eventueel ook:

• Postadres / bezoekadres
• Faxnummer
• E-mailadres
• Website

Lees verder

• Engelse e-mail voorbeeld - Zakelijk of Persoonlijk