InfoNu.nl > Zakelijk > Banen > Zakelijke e-mail schrijven - voorbeelden

Zakelijke e-mail schrijven - voorbeelden

Zakelijke e-mail schrijven - voorbeelden Hoe schrijft u een goede zakelijke of formele e-mail? Hier advies en voorbeelden van correcte zakelijke e-mails volgens de 'officiële' normen. Voorbeelden en voorbeeldzinnen bij de opmaak, indeling, stijl, afzender, geadresseerde, onderwerp, aanhef, inhoud, afsluiting, slotgroet, ondertekening en bijlage/disclaimer. Voorbeeld voor alles wat u moet weten voor een zakelijke e-mail voor zakelijk verkeer en sollicitaties.

Een goede zakelijke e-mail schrijven - advies, tips en voorbeelden

Waar bijna iedereen al bekend is met het schrijven van zakelijke brieven in het Engels of Nederlands, zijn veel mensen nog geheel onbekend met het opstellen van zakelijk e-mails. Van nature zijn e-mails altijd iets informeler, maar dat betekent niet dat u het niet zakelijk kunt houden. In de relatie met uw klanten of werkgevers is het hanteren van de juiste regels voor een zakelijke e-mail een echte pre. De manier waarop u schrijft, is natuurlijk altijd een van de grootste visitekaartjes. Zakelijke e-mails zijn vooral van belang binnen de context van zakelijke relaties, sollicitatie gesprekken en het maken van afspraken.

Andere tips voor e-mailverkeer

Wilt u niet dat er vanuit uw zakelijke e-mail spam mailtjes worden verzonden naar uw contactenlijst? Lees dan hier hoe u dit kunt voorkomen en wat te doen als het gebeurd - Hotmail geblokkeerd / gehackt
Op zoek naar een persoon, maar u bent zijn e-mailadres vergeten? Lees hier hoe u de betreffende e-mail kunt vinden:
Emailadres zoeken

Tips voordat u begint met schrijven van de e-mail

Uiteindelijk draait het allemaal om wat voor indruk u wilt achterlaten of welke band u al met de geadresseerde heeft. Indien dit persoonlijk en informeel is, moet u dat ook in de e-mail verwerken. Alleen wanneer u de persoon in kwestie niet kent, of het vindt plaats in een zakelijke context, raad ik u aan om altijd een zakelijke/formele benadering te kiezen. Voor het kiezen van de juiste taalgebruik en houding kan ik u doorverwijzen naar mijn Zakelijke brieven special. Er zit bijzonder weinig verschil tussen de toon die u hanteert in brieven en e-mails. Vaak mag het wel een tikje informeler in mails. Onthoud daarnaast dat e-mails vaak korter en bondiger zijn dan brieven. Ze zijn erg 'to the point'.

Opmaak/Indeling zakelijke e-mail

Ten aanzien van de geadresseerde, afzender en bijlage hoeft er weinig verteld te worden. De volgorde staat immers al vast. Bij de geadresseerde voert u simpelweg het e-mailadres van de ontvanger(s) in (bij meerdere geadresseerden hoeft u enkel een komma tussen de e-mailadressen te plaatsen). Bij de afzender staat uw eigen e-mailadres. De rest van de indeling volgt hier nu per kopje.

Onderwerp

Bij het onderwerp geeft u kort en bondig de reden tot schrijven aan. Onthoud dat deze duidelijk moet zijn voor de ontvanger. Op basis van het onderwerp zal de e-mail geopend worden of niet. Daarnaast is het ook handig als de geadresseerde de e-mail later weer op wil zoeken. In het geval van een reply email, dient u het onderwerp ook niet te veranderen.
Onderwerp voorbeeld - Sollicitatie voor telefonisch medewerker, Klaas Veenstra.

Bijlage

De bijlage kunt u gebruiken om andere documenten bij te voegen. Denk hierbij aan schoolcijfers, uw CV, offertes en dergelijke. Vergeet niet deze documenten ook in een nette staat te houden. Als deze een rotzooitje zijn zult u de punten die u hebt gewonnen met uw nette zakelijke e-mail weer snel hebben verspeeld.

Disclaimer

Veel bedrijven sluiten tevens bij bijna elke uitgestuurde e-mail standaard een disclaimer mee. Deze is bijgevoegd in de bovenstaande bijlage of komt onderaan het bericht te staan. Dit heeft als doel om juridische aansprakelijkheid tegen te gaan. Het is een voorzorgsmaatregel tegen het gebruik van informatie in de e-mail.
Disclaimer voorbeeld: Disclaimer. Dit bericht is alleen bestemd voor de geadresseerden. Aan dit bericht kunnen geen rechten worden ontleend.

Aanhef

Net zoals bij zakelijke brieven dient de aanhef in zakelijke e-mails gepast en formeel te zijn. Zeker bij het eerste contact is het aan te raden om formaliteiten in acht te nemen. Bij latere e-mails kunt u een vrijere houding aannemen.

Voorbeeld aanhef zakelijke e-mails

Net zoals in zakelijke brieven. Voor meer voorbeelden, ook informele alternatieven, kunt een kijkje nemen in de bovengenoemde special. Hier zijn de meest voorkomende en geaccepteerde manieren van openen.
  • Geachte meneer de Vries,
  • Geachte mevrouw Veenstra,
  • Geachte heer Konings,

Afsluiting/Slotzinnen

Net zoals bij elke andere brief die u schrijft, rond u ook hier op afsluitende wijze de e-mail af. Vaak kunt u in de laatste alinea een volgende afspraak maken, uw wens uitroepen om snel iets te horen of om nog een keer goed duidelijk te maken waarom u de mail schrijft.

Slotgroet

Door de ietwat informele natuur van e-mail zijn de erg formele slotgroeten een beetje ongepast. Denk hierbij aan groeten zoals 'Hoogachtend'. Bijna iedereen maakt gebruikt van 'Met Vriendelijke Groeten'. Ook hier geld dat na een aantal e-mails u vrijer kunt worden. Denk er hierbij wel aan dat de slotgroet en aanhef op elkaar zijn afgestemd.

Ondertekening / Signatuur

Veel mensen in het bedrijfsleven hebben een elektronische signatuur (een vaste ondertekening). Hier kunt u ook voor kiezen, maar als u niet heel veel zakelijke e-mails verstuurd is dat niet nodig. In de ondertekening staan:

Voorbeeld ondertekening

  • Naam
  • Functie (afdeling)
  • Telefoonnummer

Eventueel ook:
  • Postadres / bezoekadres
  • Faxnummer
  • E-mailadres
  • Website

Lees verder

© 2012 - 2017 Euromark, het auteursrecht van dit artikel ligt bij de infoteur. Zonder toestemming van de infoteur is vermenigvuldiging verboden.
Gerelateerde artikelen
Etiquette zakelijke e-mail: kom professioneel overEtiquette zakelijke e-mail: kom professioneel overVeel bedrijven gaan nog niet goed om met zakelijke e-mails versturen wat niet goed is voor het imago van het bedrijf. Za…
Hoe schrijf je een correcte zakelijke e-mail?Hoe schrijf je een correcte zakelijke e-mail?Wat zijn de kenmerken van een goede zakelijke e-mail (de nettiquette) en waar let je op bij zakelijk e-mailcontact? Aan…
Zakelijke brief Nederlands - voorbeeldZakelijke brief Nederlands - voorbeeldEen goede zakelijke of formele brief schrijven in het Nederlands. Wat is een zakelijke brief en hoe stel je er een op? A…
Formele brief in het Frans schrijvenFormele brief in het Frans schrijvenIn dit artikel lees je hoe je een formele Franse brief of e-mail moet schrijven. Dit wordt ook wel een zakelijke brief o…
Hoe maak je e-mail effectieverDe meesten van ons gebruiken e-mail op hun werk of in hun dagelijks leven. E-mail is makkelijk, iedereen kan zijn e-mail…

Reageer op het artikel "Zakelijke e-mail schrijven - voorbeelden"

Plaats als eerste een reactie, vraag of opmerking bij dit artikel. Reacties moeten voldoen aan de huisregels van InfoNu.
Meld mij aan voor de tweewekelijkse InfoNu nieuwsbrief
Infoteur: Euromark
Laatste update: 19-04-2012
Rubriek: Zakelijk
Subrubriek: Banen
Special: E-mail
Schrijf mee!