Hoe geef je een goed professioneel advies?

Adviseren is niet alleen kennis delen en ervan uitgaan dat je boodschap overkomt als deze goed genoeg is. Het gaat om meer dan de inhoud. Of je advies wordt aangenomen hangt ook af van de manier waarop je communiceert, de indruk die de ander heeft van jouw professionaliteit en de afstemming op de ander. Gelukkig kun je daar zelf invloed op uitoefenen. Om te beginnen door je competenties op drie gebieden te ontwikkelen en rekening te houden met de verschillende communicatiestijlen.

Wat is professioneel adviseren?

Als professional of adviseur ben je, wil je je werk goed kunnen doen, deels afhankelijk van de bereidheid van de mensen om je heen om je advies op te volgen. Je wilt immers dat er iets gebeurt met je kennis en kunde en/of je wilt krijgen wat je voor ogen had. Een goede voorbereiding is ook hier het halve werk. Ga vooraf goed na wat je gewenste optimale resultaat is en met welk resultaat je (nog net) tevreden bent. Dan weet je waarop je wilt sturen. Door je bewust te worden van je gedrag, je houding en je uitstraling en het effect dat dit heeft op je gesprekspartner(s) kun je invloed uitoefenen op het verloop en het eindresultaat van het gesprek. Het is dus belangrijk dat je jezelf in een adviesgesprek kunt sturen. Door de belangen, wensen van je gesprekspartner te achterhalen weet je waardoor deze zich laat overtuigen. Dan kun jij als professional ook vooraf al bepalen hoe je je opstelt in het gesprek, zodat je advies ècht binnenkomt.

Adviescompetenties: leren adviseren

Als adviserend professional is het belangrijk om je competenties op drie terreinen te ontwikkelen. Dit zijn de gebieden waar je invloed op uit kunt oefenen en die voor je gesprekspartners bepalen of ze wel of niet naar je willen luisteren. In alle drie gebieden gaat het erom in hoeverre je afstemming zoekt met je gesprekspartners. De gerichtheid op de ander bepaalt altijd, direct of indirect, in hoeverre je boodschap kan aankomen. Dit afstemmen doe je al tijdens de voorbereiding, maar ook tijdens en na het gesprek.

Drie competentiegebieden die een adviesgesprek maken

Organisatievermogen

Hierbij laat je zien dat je je zaakjes op orde hebt en dat jij de regie voert (of je die nu wel of niet ook functioneel gezien hebt). Ben je op tijd? Heb je de juiste documenten bij je? Houd je je aan de afspraken en procedures, zodat de ander weet waar hij/zij aan toe is?

Relatiegerichtheid

Hierbij laat je zien dat je de relatie met de ander waardeert, zodat deze 'zichzelf' kan zijn tijdens het gesprek. Doe je je best om de ander op zijn/haar gemak te stellen? Dit kan variëren van het aanbieden van een glas water tot het opmerken wanneer iemand er erg stuurs bij zit en geïnteresseerd vragen of er voorafgaand aan het adviesgesprek eerst nog iets anders besproken moet worden. Ben je open en vraag én geef je vertrouwen?

Inspiratiekracht

Hierbij laat je zien dat je weet met wie je praat qua kennisniveau, interesses en taalgebruik. Gebruik je duidelijke en passende taal en stijl om je boodschap over te brengen? Denk je na over de argumenten die je wilt aandragen? Geef je de ander de kans om zijn/haar mening te geven?

Het kunnen aannemen van een advies

Als je bovenstaande drie competentiegebieden ontwikkelt en deze bewust inzet, dan weet je zeker dat je gesprekspartner onbelemmerd naar je kan luisteren. Dat wil zeggen dat hij/zij je serieus neemt, met je mee wil denken en meepraten en kan begrijpen wat je zegt. Dit zijn allemaal voorwaarden om je advies te kunnen accepteren. En dat accepteren doe je nu eenmaal makkelijker van iemand die weet waar hij/zij het over heeft én dit kan overbrengen. Iemand die duidelijk maakt dat je belangrijk bent in het gesprek en in het geheel. En dat heb je zelf in de hand. Als je vanuit jezelf niet gemakkelijk omgaat met mensen of geen vlotte babbel hebt is dat niet per se erg (sommige mensen wantrouwen dat juist!). Zolang je jezelf bent en wel betrokken bent op de ander. De ander wil gezien en gehoord worden. Hiervoor kun je je best doen. Dat garandeert meteen ook dat je zelf gezien en gehoord wordt. En je advies ook!

Leren overtuigen

De afstemming zit dus voor een deel bij jezelf en wordt bepaald door je eigen persoon. In hoeverre geloof je in je eigen boodschap en kun je er enthousiast over zijn? Daardoor maak je het makkelijker voor de ander om met je mee te gaan. Een ander deel hangt af van de ander en heb je dus niet rechtstreeks in de hand. Dan hebben we het over het antwoord op de vraag: 'Waardoor laat de ander zich overtuigen?'. Wat is belangrijk voor hem of haar? Als je in je advies hebt berekend dat het veel geld kan schelen wanneer je advies wordt opgevolgd, maar degene die je spreekt is alleen geïnteresseerd in het welzijn van zijn of haar medewerkers, dan heb je duidelijk niet de juiste overtuigingsgrond te pakken. Verdiep je dus vooraf in het bedrijf of de organisatie en de persoon van je gesprekspartner. Wat zijn mogelijke overtuigingen die de ander kan hebben waar jouw advies bij kan helpen?

Communicatiestijlen

In het adviesgesprek kun je bewust opmerken dat je verschillende communicatiestijlen kunt inzetten: je kunt duwen en je kunt trekken. Duwen is meer direct, gericht op een mogelijke confrontatie en resultaatgericht. Trekken is meer indirect, gericht op verleiding en op de wensen en het belang van de ander.

Duwen

• Overtuigen: Dit betekent met overtuiging iets brengen door de nadruk te leggen op feiten en logische argumenten. Het risico is dat je in een welles-nietesdiscussie terecht kunt komen.
• Opleggen/Aansporen: Dit betekent dat je verwijst naar normen en principes om de ander te overtuigen of zelfs eist dat de ander met je meegaat door te dreigen ('zo hoort het en anders gaat het mis'). Het risico is hier dat je mensen niet op een positieve manier benadert en meekrijgt waardoor je ze ook makkelijk tegen je in het harnas kunt jagen. De reactie is vaak: Prima, het zal wel, ik ga mee. Deze communicatiestijl gaat eigenlijk uit van het eigenbelang en je eigen wensen.

Trekken

• Overbruggen/Onderzoeken: hierbij gaat het om je open opstellen. Je koppelt/verbindt. Je zegt bijvoorbeeld: jij bent een echte expert op dit gebied, vandaar dat ik graag van jou wil horen wat je van mijn advies vindt. Hierbij leg je veel meer nadruk op het gezamenlijk belang. Het risico is dat mensen het als manipulatief kunnen opvatten.
• Inspireren/Overhalen: hierbij gaat het erom dat je een vurig pleidooi houdt, waarin je de ander rechtstreeks aanspreekt. Op die manier neem je de ander mee in je betoog. Het risico is dat je voorbij gaat aan bezwaren of problemen, waardoor mensen zich achteraf voor de gek gehouden of in de steek gelaten kunnen voelen.

Als je in gesprek bent, houd dan rekening met de beïnvloeding in de interactie. Bedenk voor jezelf: waar ga ik op interveniëren, wat ga ik doen, zodat ik invloed uit kan oefenen. Merk ook bewust op dat je word beïnvloed. Dan kun je hiermee bewust omgaan. Je hoeft er niet in zomaar mee te gaan. Je kunt er ook iets anders tegenover zetten. Zodat je rekening houdt met de basisbehoefte van de ander (gezien en gehoord worden), maar toch je eigen verhaal kunt doen. Allebei ‘duwen’ levert immers niets op. Meebewegen of je communicatiestijl afwisselen is veel effectiever. En daar gaat het je uiteindelijk om.

Werk én privé

Het adviseren op de werkvloer kun je ook vertalen naar de privésfeer. Als je iets gedaan wilt krijgen of iets wilt bereiken of op een andere manier gehoord wilt worden is het belangrijk dat je afstemt op de ander en weet waardoor deze zich laat overtuigen. Dus geen verzoek om nu eindelijk eens die vakantie te boeken meteen na thuiskomst van een lange werkdag. Wacht hier liever mee tot de rust is weergekeerd en iemand echt is 'geland'. En als je weet dat iemand graag nieuwe ervaringen opdoet en geld niet zo belangrijk vindt, dan weet je ook dat degene zich makkelijker laat overtuigen door de nadruk te leggen op het avontuur dan op de goedkope aanbieding. Voordat je het weet ben je samen onderweg naar het ontdekken van nieuwe horizonten!