Stappenplan voor de interne kwaliteitsaudit

Stappenplan voor de interne kwaliteitsaudit Een ISO-kwaliteitscertificaat geeft aan dat de diensten en producten van de onderneming op een kwalitatief verantwoorde manier tot stand komen. Alvorens een bedrijf door een extern bureau wordt beoordeeld of het (nog) certificaatwaardig is, zal de onderneming door eigen medewerkers een interne audit krijgen. Want eerst intern overhoren en indien nodig tijdig corrigeren, en dan pas officieel examen doen. Tot circa 1990 was het begrip ISO-certificering nog een onbekend fenomeen en waren er amper bedrijven die over een dergelijk kwaliteitscertificaat beschikten. Vandaag de dag worden alle grotere bedrijven min of meer gedwongen zich te laten certificeren aangezien de concurrent het ook doet en je als onderneming natuurlijk niet graag als onbekwaam en ondeugdelijk wil worden afgeschilderd. Terwijl het hebben van een ISO-certificaat nog geen garantie op kwaliteit inhoudt. We leven nu eenmaal in een wereld van certificaten, keurmerken en protocollen. Het certificaat of keurmerk is vaak een doel op zich, terwijl de kwaliteit van de onderneming, haar producten en diensten het echte doel zou moeten zijn. Soms lijkt het erop dat het certificaat en de protocollen er alleen maar zijn voor de directie, zodat die bij eventuele kritiek kan zeggen: “Kijk maar naar de papieren, ons treft geen blaam,wij hebben er immers alles aan gedaan”.

Audit

Voordat een bedrijf het felbegeerde ISO-certificaat krijgt dient de onderneming aan alle regels te voldoen waarna door het keuringsbureau via een zogenaamde audit wordt onderzocht, of die regels allemaal kloppen, zijn geregistreerd en in de praktijk worden nageleefd. Die audits worden overigens om de paar jaar periodiek herhaald, en voldoe je er dan op een gegeven moment niet meer aan dan kun je in principe als bedrijf de certificering kwijt raken.

Eerst intern dan pas extern

Voordat een onderneming de officiële eerste audit of de periodieke vervolgaudit laat uitvoeren is het handig en verstandig de audit eerst door interne mensen te laten doen. Een soort proefdraaien dus zodat eventuele haperingen kunnen worden hersteld voordat de echte externe audit plaats vindt.

Actie van werknemers bij interne audit

Wat moet je als gewoon werknemer doen om de interne audit tot een succes te maken: Je controleert in feite of je dagelijkse handelingen nog wel steeds overeenkomen met de omschreven werkinstructies/procedures. Dus of je in de praktijk werkt conform deze procedures. Je spoort tevens eventuele fouten of hiaten in de werkinstructies op en signaleert punten ter verbetering en past dit aan. Via de interne audit kan dan vervolgens getoetst worden of de verbetermaatregelen effect hebben.

Een interne audit kent meestal de volgende stappen

Voorbereiding

Het auditteam zal zich allereerst een beeld moeten vormen van de betreffende afdeling, via het lezen van bijvoorbeeld notulen van afdelingsvergaderingen, beleidsstukken, andere rapporten en verslagen en via het houden van interviews met medewerkers. De te toetsen onderwerpen zullen ook vooraf met de medewerkers worden besproken.

Uitvoering

Er zijn drie fases te onderscheiden, namelijk:
  • Openingsgesprek, als door het auditteam wordt verteld wat de bedoeling is aan bijvoorbeeld de leidinggevende van de afdeling of aan medewerkers.
  • Vervolgens het werkplekbezoek waarbij wordt getoetst/geaudit. Er zullen gesprekken met medewerkers plaats vinden aan wie bijvoorbeeld wordt gevraagd waarmee ze op dat moment bezig zijn en hoe ze dat aanpakken en afwikkelen. “wilt u eens laten zien waar u dat vastlegt en bewaakt” bijvoorbeeld. Of: “hoe kunt u nu controleren dat deze zaak naar tevredenheid is afgehandeld”.
  • Als laatste vindt het afsluitingsgesprek plaats, een terugkoppeling in feite naar de leidinggevende over de bevindingen.

Rapportage

Na afloop van de interne audit maakt het auditteam een complete rapportage met suggesties, eventueel geconstateerde tekortkomingen. De bedoeling is dat de afdeling dit oppakt en verwerkt voordat de officiële audit plaats vindt door het externe bureau dat bevoegd is de certificering te verlenen, te verlengen of in te trekken. Dat laatste zal in de praktijk overigens pas gebeuren nadat de eventuele aanmerkingen van de externe auditeur niet tijdig worden opgevolgd.

Kwaliteit van product of dienst, doet niet ter zake

Vreemd genoeg houdt een ISO-certificaat niet in dat het te verkopen product of te leveren dienst voldoet aan alle kwaliteitseisen. Het is alleen een garantie dat de processen binnen de organisatie vlekkeloos en zonder hiaten verlopen.
Als het dus een ambulancedienst zou betreffen gaat het bijvoorbeeld om de procedure betreffende melding, en uitrukken enz., maar niet of de ambulancebroeder wel vakkundig genoeg is.

Lees verder

© 2010 - 2020 Robbie, het auteursrecht (tenzij anders vermeld) van dit artikel ligt bij de infoteur. Zonder toestemming van de infoteur is vermenigvuldiging verboden.
Gerelateerde artikelen
Marketing audit: analyse en evaluatie marketingMarketing audit: analyse en evaluatie marketingMarketing audit is een (te) weinig gebruikt instrument voor marketing management-evaluatie. Wat houdt het precies in en…
HKZ: harmonie in kwaliteitsbeoordeling voor de zorgInstellingen worden volgens de Kwaliteitswet Zorginstellingen verplicht 'verantwoorde zorg' te leveren. Om deze zorg mee…
Marketing auditWat is een marketing audit? Een marketing audit is een onderzoek naar de omgeving, doelen, strategien en activiteiten va…
ISO 9000/9001 certificeringISO 9000/9001 certificeringDit artikel schetst vooral wat de ISO 9000/9001 teweeg wil brengen en hoe de algemene gedachte over de norm is. Want hoe…

Het urencriterium voor ondernemersHet urencriterium voor ondernemersAls je als ondernemer in aanmerking wilt komen voor ondernemersaftrek, waaronder de zelfstandigenaftrek en de startersaf…
Bedrijfspand financieren: Kopen of toch liever huren?Wanneer je een bedrijfspand nodig hebt voor het opzetten of voortzetten van je onderneming, kom je automatisch voor de b…
Bronnen en referenties
  • Vegro, ISO

Reageer op het artikel "Stappenplan voor de interne kwaliteitsaudit"

Plaats als eerste een reactie, vraag of opmerking bij dit artikel. Reacties moeten voldoen aan de huisregels van InfoNu.
Meld mij aan voor de tweewekelijkse InfoNu nieuwsbrief
Ik ga akkoord met de privacyverklaring en ben bekend met de inhoud hiervan
Infoteur: Robbie
Laatste update: 07-01-2020
Rubriek: Zakelijk
Subrubriek: Onderneming
Special: Eigen bedrijf
Bronnen en referenties: 1
Schrijf mee!