Beleidsnota: van vraag naar antwoord

Het gebruik van een vast tekstschema bij het schrijven van een beleidsnota kan leiden tot een logische volgorde. De schrijver die een advies moet uitbrengen over de oplossing van een bepaald probleem gaat bij het schrijven van een beleidsnota stapsgewijs te werk: van de omschrijving van het probleem naar een advies over de beste manier om het probleem op te lossen. Hij maakt hierbij gebruik van het probleem-oplossingsschema. Dit schema is, eventueel met kleine aanpassingen, voor veel beleidsnota's bruikbaar.

Schrijven van een beleidsnota als vraag-antwoordspel

Het schrijven van een beleidsnota kan gezien worden als een vraag-antwoordspel. Als u de opdracht krijgt om een beleidsnota te schrijven over de (mogelijke) oplossing van een bepaald probleem binnen uw organisatie, dan kunt u de opdracht formuleren als een centrale vraag. In de beleidsnota gaat u van vraag naar antwoord, dus van de inleiding van de tekst naar de conclusie en het advies. In een goed geschreven beleidsnota is de weg naar het antwoord kort en recht. Door de weg van vraag naar antwoord stapsgewijs af te leggen krijgt de beleidsnota zijn logische vorm.

Adviserende centrale vraag

Een beleidsnota heeft niet zelden een adviserende centrale vraag als uitgangspunt. In de beleidsnota wordt dan beschreven wat er in een bepaalde situatie moet gebeuren, dus welke maatregelen er mogelijk genomen kunnen worden om een bepaald probleem op te lossen. In de beleidsnota worden diverse maatregelen tegen elkaar afgewogen, en vervolgens volgt een advies over de (daadwerkelijk) te nemen maatregelen. Dit type beleidsnota wordt wel een adviesrapport genoemd.

Een centrale vraag moet het hoofddoel van een tekst duidelijk maken. Bovendien mag de centrale vraag niet te ruim of te beperkt zijn. Enkele voorbeelden van adviserende centrale vragen:

• Hoe kan discriminatie van allochtonen op de arbeidsmarkt worden voorkomen?
• Welke maatregelen moeten er genomen worden om het hoge ziekteverzuim binnen de organisatie te verminderen?
• Op welke wijze kan misbruik van de bijstandswet worden voorkomen?

Beleidsnota schrijven met een adviserende centrale vraag

Bij het schrijven van een beleidsnota kunt u stapsgewijs te werk gaan. U begint met het formuleren van de centrale vraag en u eindigt met het schrijven van de beleidsnota.

Formuleren van een centrale vraag

Stel binnen uw bedrijf, een fietsenfabriek, is er sprake van een grote productieachterstand. Grote klanten moeten te lang wachten op de bestelde fietsen. U krijgt de opdracht om een beleidsnota te schrijven met een advies dat leidt tot het niet langer bestaan van deze productieachterstand.

De centrale vraag is: Op welke wijze kan de grote productieachterstand binnen het bedrijf worden opgelost?

Selecteren van materiaal

Als u heeft vastgesteld dat de centrale vraag de kern van de opdracht verwoordt en binnen een redelijke termijn beantwoord kan worden, moet u op zoek naar materiaal dat u kunt gebruiken om de centrale vraag te beantwoorden. Selecteer alleen het materiaal dat u werkelijk nodig heeft.

Wat u in ieder geval moet weten om de centrale vraag te kunnen beantwoorden:

• De omvang van het probleem. U moet dus op zoek naar materiaal dat nodig is om de omvang van het probleem in kaart te brengen.
• De oorzaak van het probleem. U moet dus op zoek naar materiaal dat duidelijk maakt waardoor de productieachterstand wordt veroorzaakt.
• De criteria om de mogelijke oplossingen te kunnen beoordelen. Wellicht heeft u die van de directie gekregen.

Keuze van het tekstschema

De schrijver vertrekt vanuit de huidige situatie. Er is sprake van een probleem (in dit geval een productieachterstand) dat opgelost moet worden. In de (nabije) toekomst mag het probleem zich niet meer voordoen. Bij deze situatie past een probleem-oplossingsschema.

Een probleem-oplossingsschema met invulling

Invulling van probleem-oplossingsschema

De concrete inhoud kan nu bepaald worden. Bij gevolgen kunt u bijvoorbeeld vermelden dat er veel ontevreden klanten zijn, of dat vervolgorders uitblijven of worden geannuleerd. Bij suggesties om het probleem op te lossen het aanschaffen van nieuwe machines, of uitbreiding van het personeelsbestand. Als het schema is ingevuld kan de beleidsnota worden geschreven.

Aanpassing van de structuur

Bij het schrijven van een beleidsnota over de oplossing van een niet te complex probleem kan ook een beperkte variant van het probleem-oplossingsschema worden gebruikt:

1. Inleiding
2. Probleemanalyse
3. Oplossingen
4. Beoordeling
5. Advies

Bij complexe problemen kan het probleem-oplossingsschema worden uitgebreid. Zo kan de rubriek Beoordeling worden voorafgegaan door een rubriek Criteria, met een bespreking van de diverse criteria die gebruikt kunnen worden om de mogelijke oplossingen te beoordelen. Of er kan, na de rubriek Conclusie en advies, een rubriek Plan van aanpak worden toegevoegd: planning, tijdschema, taakverdeling.

Voordelen van het gebruik van een tekstschema

Een tekstschema dwingt de schrijver van een beleidsnota om in een bepaalde volgorde te werken. Niet iedereen vindt dat prettig, maar deze 'voorgeschreven' werkwijze levert doorgaans wel een goed geschreven beleidsnota op. Enkele voordelen zijn:

• Werken met een tekstschema bevordert een logische lijn. De diverse aspecten van het onderwerpen worden in logische volgorde behandeld. De lezer krijgt de verschillende tekstonderdelen op het juiste moment aangeboden. De logische volgorde van de tekst draagt ongetwijfeld bij aan de overtuigingskracht van de beleidsnota.
• Het vaker gebruiken van een bepaald tekstschema bij het schrijven van beleidsnota's bevordert de leesbaarheid. Lezers binnen de organisatie weten op welke plaats ze bepaalde informatie kunnen vinden.
• Een vast tekstschema is, eventueel met kleine aanpassingen, voor veel beleidsnota's bruikbaar.

Nadelen van het gebruik van tekstschema's

Het werken met een vast tekstschema heeft ook enkele nadelen. Vooral onervaren tekstschrijvers durven niet af te wijken van de 'voorgeschreven' werkwijze, terwijl dat soms wel wenselijk is. Enkele nadelen zijn:

• Een aspect van het onderwerp dat wel relevant is, maar niet binnen het gebruikte tekstschema past, wordt soms (ten onrechte) weggelaten. Met name onervaren schrijvers van beleidsnota kunnen zich belemmerd voelen door de grenzen van het tekstschema.
• Door het gebruik van tekstschema's staat bepaalde informatie altijd op dezelfde plaats. Dat is heel duidelijk, maar het kan ook een beetje saai zijn. Auteurs van beleidsnota's ervaren het niet kunnen 'spelen' met de structuur wellicht als een belemmering.

Lees verder

• Beleidsnota: het schrijven van een beleidsnota
• Zakelijke brief schrijven, een duidelijke zakelijke brief
• Zakelijke brief schrijven, van briefhoofd tot ondertekening
• Beleidsnota: structuur met inhoud als uitgangspunt
• Beleidsnota: communicatief en strategisch formuleren