Effectief en Efficient vergaderen

Vergaderen is voor velen een saaie, lange bijeenkomst en vaak ook zonder nuttige uitkomsten. Vaak is vergaderen ook meer een gewoonte dan echt nodig. Dat kan ook anders. Je moet je dan wel goed voorbereiden. Onvoorbereid een vergadering ingaan zorgt vaak voor vertraging voor jezelf en ook je collega's. Allereerst moet je vaststellen of een vergadering wel nodig is:

• Moet er een belangrijke beslissing genomen worden?
• Is het verstrekken van informatie nodig door het houden van een vergadering of kan het wellicht ook per email of een memo?
• Wil je in korte tijd een gezamenlijk doel bereiken?

De basis

• Stuur elke deelnemer de belangrijkste informatie voor de vergadering. Dit scheelt tijd tijdens de vergadering
• Bereid je goed voor op de vergadering door materialen door te lezen en waar nodig aantekeningen te maken.
• De voorzitter heeft een belangrijke taak: zij/hij moet zowel motiveren, informeren maar er ook voor zorgen dat de vergadering “short and to the point” is.
• Zorg dat belangrijke vergaderingen genotuleerd worden door een secretaresse

Voorbereiding

1. Stel vast wie er aan de vergadering deelnemen en stel ook het doel vast van de vergadering. Moeten er beslissingen worden genomen of moet er bepaalde informatie verstrekt worden.
2. Bepaal de datum, tijd en lokatie van de vergadering
3. Verzamel de juiste vergaderstukken
4. Stel de agenda op
5. Stuur 3 – 4 dagen vantevorgen de datum, tijd, lokatie, de agenda alsmede de vergaderstukken op naar de deelnemers met het verzoek om deze te lezen. Tijdens de vergadering kan men dan gelijk doorgaan met de orde van de dag zonder eerst uitleg te geven.

Tijdens de vergadering

Aan de voorzitter de taak om op tijd te beginnen, ervoor zorgen dat de agenda gevolgd wordt, de aanwezigen niet teveel in discussie gaan en ervoor zorgen dat het doel van de vergadering bereikt wordt. De secretaresse kan hierbij ook helpen. Het is handig wanneer de voorzitter en secretaresse hierom dicht bij elkaar zitten. De voorzitter kan zo instructies geven voor de notulen en de secretaresse kan de voorzitter herinneren aan bepaalde punten in de agenda.

Aan het einde van de vergadering volgt er vaak als laatste punt van de agenda een “Wat verder ter tafel komt” waarbij elke aanwezige de kans krijgt om zijn/haar mededelingen te doen. Neem voor dit agenda punt wel de tijd, maar laat de aanwezigen niet te ver afwijken van de gebruikelijke vergader-onderwerpen.

Na afloop

Vraag bijvoorbeeld eens aan de deelnemers van een vergadering of ze ook suggesties hebben ter verbetering.
Voer datgene wat afgesproken is in een vergadering ook daadwerkelijk uit, zodat een vergadering wel geloofwaardig blijft. Zijn de vergaderingen erg lang en wordt er niets mee gedaan of worden de acties niet opgevolgd, dan zullen de deelnemers steeds minder gemotiveerd zijn om deel te nemen aan de vergadering.