Gaat videoconferencing de zakenreis vervangen?

Videoconferencing is in opmars in het internationale bedrijfsleven, dat manieren zoekt om het aantal vliegreizen te verminderen. Steeds meer onderzoeken voorspellen een forse daling van het aantal business trips per vliegtuig.

Videoconferencing is nu pas een concurrent voor de luchtvaart

Toen de eerste systemen voor videoconferencing op de markt kwamen (in de jaren 90) werd al gesteld dat videoconferencing een grote concurrent zou worden voor de vliegmaatschappijen. Zakenreizen zijn erg belangrijk voor de luchtvaart: grote aantallen reizigers die dure tickets kopen. Juist het meeste profijtelijke deel van de luchtvaartmarkt zou onder druk komen te staan. Maar voorspellingen dat internationale bedrijven het aantal zakenreizen fors zouden gaan verminderen, en vervangen door videovergaderingen, kwamen niet uit. Tot de crisis van 2008/2009. Bedrijven wilden snel hun kosten verlagen, en sneden in het budget voor zakenreizen. Het aantal reizigers in Business Class stoelen daalde binnen enkele maanden met 12 %. Tegelijkertijd begonnen meer en meer bedrijven de mogelijkheden van videoconferencing te onderzoeken (bedrijven als Cisco en HP zagen hun omzet in deze systemen met 30% stijgen).

Videoconferencing is aantrekkelijker geworden

Hoe komt het dat videoconferencing nu opeens door meer potentiële afnemers wordt gezien als een goed alternatief? Enkele factoren:

• De internetverbindingen zijn beter en stabieler geworden. Meer breedband en glasvezel.
• Systemen voor videoconferencing worden goedkoper, naast de high end oplossingen zijn er steeds meer betaalbare alternatieven.
• De veiligheid en betrouwbaarheid van vliegreizen kwam ter discussie te staan door aanslagen en natuurrampen (zoals de aswolk uit de IJslandse vulkaan).
• Steeds meer medewerkers hebben problemen met de lange reistijden, de stress en de ergernis verbonden aan het maken van zakenreizen.

Kostenvergelijking tussen videoconferencing en zakenreis

Wanneer het niet strikt noodzakelijk is om elkaar fysiek te ontmoeten, is videoconferencing een rendabel alternatief voor het maken van zakenreizen. Bedrijven die dergelijke systemen aanbieden hebben vele voorbeelden voorhanden. Zoals dit Amerikaanse rekensommetje van TrueConf:
Laten we aannemen dat 2 managers elke maand een business trip maken van New-York naar Florida om een tweedaagse meeting te houden met zakenpartners. Dat kost het bedrijf ongeveer $ 2.500 per maand (waarvan de vliegtickets overigens slechts een kwart uitmaken). Als het bedrijf de helft van die meetings vervangt door videoconferencing, en daarvoor een TrueConf-systeem koopt van $ 6.000,- , is de investering binnen 5 maanden terugverdiend. Berekeningen van high end leveranciers als Cisco (die beveiligde netwerken aanleggen voor videoconferencing en fraaie vergaderruimtes bouwen) komen op een langere terugverdientijd, beginnend bij 15 maanden.

Internationale bank HSBC verlaagt vliegkosten met 15%

Cruciaal voor het rendement van videoconferencing is natuurlijk, hoeveel fysieke ontmoetingen kunnen worden vervangen door vergaderingen per video. De grote internationale bank HSBC gebruikt 8 Cisco Telepresence kamers voor internationaal overleg. Kosten per kamer: $ 60.000,- per jaar. Dat komt overeen met 15 transatlantische vluchten in Business class. Maar de besparingen zijn veel groter. HSBC heeft de kosten voor zakenvluchten door de systemen met 15% weten te verlagen.

Gaat het zakelijk vliegverkeer afnemen?

Twee internationale onderzoeksbureaus baseren op dergelijke gegevens hun verwachting dat het zakelijk vliegverkeer de komende jaren gaat afnemen. Het Amerikaanse Bernstein Research voorspelt een daling van het aantal zakenvluchten in de komende 5 tot 10 jaar met ongeveer 20%, oftewel 40 miljard dollar, enkel en alleen door de opkomst van videoconferencing. Het Australische Garter voorspelt om dezelfde reden een daling van het aantal zakelijke passagiers voor de luchtvaart maatschappijen met ruim 2 miljoen per jaar.