Videoconferencing: is het rendabel?

Videoconferencing brengt geld op. Reiskosten gaan omlaag, uren die verloren gingen aan reizen kunnen productiever worden besteed. Het bedrijf scoort beter op duurzaamheid. En de productiviteit van werknemers kan toenemen door efficiënter vergaderen. Toch aarzelen veel bedrijven nog over investeringen in videoconferencing. Een recent onderzoek in opdracht van Cisco laat zien waarom.

Videoconferencing verlaagt de reiskosten

Videoconferencing was een van weinige bedrijfstakken die profiteerde van de economische neergang in 2008/2009. De investeringen in apparatuur, verbindingen en videoconferentie ruimtes namen toe met 30 procent per jaar. Reden: bedrijven wilden snel besparen op reiskosten (vooral vliegverkeer).

Groene argumenten speelden daarbij ook nog een rol. Wie bespaart op vliegreizen kan immers ook een sterke verlaging bereiken van zijn ‘carbon footprint’, de uitstoot van broeikasgassen als CO2. Dat past in het beleid van duurzaamheid, dat de multinationals inmiddels allemaal hebben ingevoerd. Bij een internationaal concern als Cisco veroorzaken vliegreizen meer dan een kwart van de ‘carbon footprint’, besparen op vliegverkeer leidt meteen tot verbeteringen.

Hoe groot zijn de besparingen op reiskosten? Een van de aanbieders van systemen voor videoconferencing, Nortel, publiceerde cijfers over een klant die jaarlijks 23 miljoen dollar aan reiskosten had. De invoering van videoconferencing in de organisatie leidde tot een directe kostenbesparing van 7 miljoen dollar. Daarnaast daalde het aantal reisuren van werknemers met 385.000 uur, en werd de CO2 uitstoot (verbonden aan die reizen) verlaagd met 4.200 ton. Dat zijn cijfers die het goed doen in het Jaarverslag!

Videoconferencing bij British Telecom

Een ouder onderzoek (2007) bij British Telecom liet zien dat de invoering van telefonisch vergaderen en videoconferencing tesamen per jaar 860.000 fysieke vergaderingen overbodig maakte. De besparing op reiskosten en verblijfkosten (eten onderweg) bedroeg bijna € 200 miljoen, de besparing op reistijd (uren die nu productiever konden worden besteed) werd geschat op € 100 miljoen. In het milieujaarverslag kon een besparing op CO2 uitstoot worden geboekt van 97.000 ton.

De topman van BT Conferencing, Aaron McCormack, zei daarop: ‘Bedrijven die teleconferencing omarmen geven hun medewerkers ook meer controle over hun eigen tijd, verhogen hun productiviteit, en verbeteren de balans tussen werktijd en vrije tijd, inclusief een vermindering in het aantal uren dat met reizen moet worden doorgebracht. De reizen die de medewerkers nu vermijden zouden zijn ondernomen tijdens piekuren met veel congestie, dus er komt ook nog extra ruimte vrij op de wegen en in het openbaar vervoer.’

Waarom niet investeren in videoconferencing?

Als de voordelen zo duidelijk zijn, waarom aarzelen veel bedrijven dan nog met investeren in videoconferencing? Enkele interessante bevindingen uit een recent wereldwijd onderzoek in opdracht van Cisco:

• Van de mensen die videoconferencing gebruiken zegt praktisch iedereen dat het tijd bespaart, gemiddeld 2 uur per werkweek. Van de mensen die geen ervaring hebben met videoconferencing denkt maar een derde dat het tijd bespaart.
• Videoconferencing leidt tot hogere productiviteit, stellen gebruikers. Ze zien vooral een betere balans tussen werktijd en vrije tijd, concurrentievoordelen voor de organisatie, en betere samenwerking tussen werknemers. Niet-gebruikers van videoconferencing verwachten op die gebieden veel minder vooruitgang.
• In sommige landen slaat videoconferencing veel beter aan dan in andere. In China is het gebruik twee maal zo groot als in andere landen in het onderzoek, en wordt deze technologie ook het hoogst gewaardeerd.

Medewerkers weten dat videoconferencing leidt tot kostenbesparingen, maar noemen als voornaamste obstakel dat invoering tegenhouden: gebrek aan budget voor de aanschaf van viedoconferencing systemen. Cisco concludeert: zien is geloven. Er moet nog heel wat missiewerk worden verricht.