Videoconferencing: vergaderen op afstand

Videoconferencing is vergaderen met mensen op andere locaties, met behulp van videocamera’s en beeldschermen. Een bedrijf dat slim gebruik maakt van videoconferencing kan grote bedragen per jaar besparen aan salaris en reiskosten. Minder reizen spaart bovendien het milieu. Toch is het gebruik van videoconferencing nog altijd vrij beperkt. Gaat dat veranderen, nu de systemen steeds goedkoper en veelzijdiger worden?

Videoconferencing maakt vergaderen efficiënter

We vergaderen wat af. De gemiddelde werknemer in Nederland vergadert minstens 6,5 uur per week, bijna een werkdag. Ook nieuwe organisatievormen (zoals Het Nieuwe Werken) blijken niet te leiden tot minder vergaderuren, maar juist tot meer. Flexibele en zelfstandige werknemers hebben juist grote behoefte aan onderling contact en overleg. Maar het fysiek bijeen brengen van mensen kost tijd, die beter aan andere taken had kunnen worden besteed. Zoals reistijd. Bovendien brengt het reizen naar de vergaderplek kosten met zich mee, en draagt het ook nog bij aan congestie en milieuvervuiling. Dat geldt zeker bij internationale projecten, wanneer werknemers en management het vliegtuig moeten nemen om elkaar te ontmoeten.

Is telefonisch vergaderen een alternatief?

Hoe belangrijk is het om elkaar aan te kunnen kijken tijdens een vergadering? We kunnen immers ook via de telefoon overleggen, en telefonisch vergaderen met meerdere mensen is al aardig ingeburgerd. Toch is die manier van vergaderen op afstand niet geschikt voor iedereen, en voor iedere situatie.

Een beroemd onderzoek van de Amerikaanse antropoloog professor Ray. L. Birdwhistell toonde aan dat slechts een derde van de boodschap die we communiceren door woorden wordt overgebracht. De rest blijkt uit onze ‘lichaamstaal’, houding, mimiek, bewegingen van het lichaam. Voor een goede communicatie tussen mensen is het van groot belang dat we elkaar kunnen zien.

Videoconferencing kan persoonlijk contact niet vervangen

Wanneer een groep mensen intensief moet gaan samenwerken aan een lastige klus, is het – zeker in het begin - heel zinvol om ze fysiek bij elkaar te brengen. Zo leren ze elkaar beter kennen, kunnen ze ook na de vergadering nog zaken doorspreken en gezamenlijke sociale activiteiten ondernemen. Bij een pilsje in het café, of op de golfbaan worden nu eenmaal andere dingen uitgewisseld dan tijdens een vergadering met het management. Ook het beste systeem van videoconferencing kan direct persoonlijk contact niet vervangen.

Mensen die al lang samenwerken, en elkaar goed kennen, hoeven elkaar niet te zien om te weten wat de ander bedoelt. Die kunnen heel makkelijk zaken doen via de telefoon, en ook heel ingewikkelde kwesties op die manier efficiënt afhandelen.
Videoconferencing is een zeer goede oplossing wanneer de mensen die vergaderen elkaar al wel een beetje kennen, maar de kwestie die besproken moet worden te complex of te belangrijk is om via de telefoon af te doen.

Prijsverschillen tussen systemen voor videoconferencing

De systemen die worden aangeboden variëren sterk in prijs en kwaliteit. Adembenemend mooi zijn de videoconferencing systemen van Cisco, die onder de naam Telepresence op de markt worden gebracht. Hier hangt een prijskaartje aan van honderdduizenden euro’s, maar dan krijg je ook een systeem met superieure beeldkwaliteit, grote schermen, en volkomen identieke vergaderlocaties (zodat de illusie dat je bij elkaar in de ruimte zit nog wordt versterkt). Cisco heeft ongeveer 500 gebruikers van dit systeem wereldwijd, meest multinationals, adviesbureau’s, en grote beleggers. Wanneer de organisatie zijn werkwijze goed weet aan te passen blijkt videoconferencing buitengewoon rendabel.

Aan de onderkant van de markt opereert Skype, dat sinds kort videovergaderen mogelijk maakt tegen zeer lage kosten (of zelfs gratis). De kwaliteit van de verbinding (en dus van beeld en geluid) is niet altijd optimaal, maar voor huishoudelijk gebruik heel geschikt en goedkoop.

Tussen de beide uitersten in komen steeds meer aanbieders van relatief eenvoudige videoconferencing systemen tegen beperkte kosten, zoals het Amerikaanse LifeSize (tegenwoordig onderdeel van Logitech). LifeSize brengt systemen op de markt voor kleine groepen die niet meer kosten dan ongeveer € 10.000. Ook Cisco, dat lang heeft gekozen voor systemen die het zelf compleet in de hand kon houden (om zo de kwaliteit van de videoconferencing omgeving te garanderen), lijkt nu om. Na de overname van het Noorse bedrijf Tandberg gaat ook Cisco nu goedkopere apparatuur leveren voor videoconferencing. Misschien nog belangrijker: Cisco zoekt naar manieren om mensen die buiten de vergaderzaaltjes aan het werk zijn te laten participeren. Wanneer mensen 'in het veld' mee kunnen vergaderen met een mobieltje of een laptop verruimt dat de mogelijkheden van videoconferencing zeer.