De voordelen van een frankeermachine of frankeerautomaat

Hoewel er minder brievenpost wordt verstuurd dan vroeger, wordt vooral door het midden- en kleinbedrijf nog veel gebruik gemaakt van de frankeermachine. Offertes, maar ook aanmaningen en facturen worden nog per normale brievenpost verstuurd. De nieuwe concurrentie op de postmarkt heeft ook voor verwarring gezorgd. Grote bedrijven maken al gebruik van TNT Post's concurrent Sandd. Maar het midden- en kleinbedrijf kan bij TNT Post kortingen krijgen met behulp van de frankeermachine.

Wanneer is een frankeermachine voordelig?

Een frankeermachine bespaart het gebruik van postzegels en daardoor de gang naar het postkantoor. In de plaats daarvan wordt er een stempel op de envelop gezet. Bij een dikkere envelop kan er eventueel ook een stempel worden gezet op een sticker die vervolgens op de envelop kan worden geplakt. Het voordeel van een frankeermachine is dat er een ingebouwde weegschaal is, zodat automatisch en direct het juiste tarief kan worden ingesteld. Zonder gebruik van een frankeermachine bent u bij TNT Post 10% duurder uit.

Gewicht brief/poststuk	Postzegels (EUR)	Frankeermachine (EUR)	Korting (EUR)
0-20 gram	0,44	0,40	0,04
20-50 gram	0,88	0,80	0,08
50-100 gram	1,32	1,20	0,12
100-250 gram	1,76	1,60	0,16
250-500 gram	2,20	2,00	0,20
500 gram-2 kilogram	2,64	2,40	0,24

Bron: www.frankeer-machine.nl

TNT Post verleent de korting alleen op de bovenstaande binnenlandse frankeertarieven. Bij buitenlandse frankeertarieven heeft TNT Post namelijk te maken met de afwikkelingskosten van buitenlandse postbedrijven. Wel kunnen de brieven en poststukken tot een gewicht van 2 kilogram gewoon met de frankeermachine worden afgestempeld en eveneens in de oranje brievenbussen van TNT Post worden gedeponeerd.

Kosten van een frankeermachine

Er kan al een frankeermachine worden gehuurd vanaf EUR 19 per maand. Kopen kan ook en wel vanaf EUR 950. Dat betekent dat het gebruik van een frankeermachine al wordt terugverdiend bij het versturen van gemiddeld 5-10 brieven of poststukken per dag, afhankelijk van het gemiddelde gewicht. En dan is de tijdsbesparing nog niet eens meegerekend. Brieven die zijn afgestempeld met een frankeermachine kunnen simpelweg bij elke oranje brievenbus van TNT Post worden gedeponeerd.

Hoe ziet een frankeermachine er uit?

TNT Post heeft twee standaarden frankeermachines in de markt goedgekeurd:

• NetSet frankeermachine
• NetSet2 frankeermachine

De oude frankeermachines zijn ook nog in gebruik, maar daar wordt geen portovoordeel meer op verstrekt. Bovendien zijn hier ook nog jaarlijks EUR 150 aan administratiekosten over verschuldigd. De oude frankeermachines werken met een teller en hier worden de frankeerkosten achteraf in rekening gebracht. TNT Post is van deze standaard afgestapt vanwege de fraudegevoeligheid. Gebruikt u nog een oude frankeermachine, dan is het raadzaam om die in te ruilen voor een nieuwe.

De NetSet standaard is in juli 2002 geïntroduceerd. De NetSet frankeermachines zijn met behulp van een analoge verbinding verbonden met het netwerk van TNT Post. Met deze analoge verbinding wordt slechts enkele malen contact gemaakt met TNT Post:

• Maandelijks zoekt TNT Post contact om de actueelste tarieven door te geven.
• In plaats van facturering achteraf koopt de klant tegenwoordig frankeertegoed. Er kunnen diverse bedragen worden gekozen. Na het maken van de keuze wordt de frankeermachine opgewaardeerd door middel van de analoge verbinding. Dit tegoed is onbeperkt geldig.

De NetSet standaard is prima geschikt voor kleinere bedrijven. Voor veelvuldig gebruik heeft TNT Post de NetSet2 standaard in de markt gezet. Deze modernste frankeermachine of frankeerautomaat werkt met een 2-dimensionale barcode in plaats een frankeerstempel. Met de NetSet2 standaard heeft TNT Post de mogelijkheid geschapen om nieuwere diensten in de markt te zetten, zoals een directere manier van betalen, "track and trace"-mogelijkheden en het frankeren van BTW-belaste producten.

Producenten van frankeermachines

Er zijn een aantal fabrikanten die frankeermachines volgens de TNT Post standaard verhuren en/of verkopen. Voorbeelden zijn Neopost, Frama, Ruys en Telefrank. Vraag hier offertes aan voor een frankeermachine.