Wat is prince II?

Een modeverschijnsel of een serieuze project management methode, dat is de vraag die is ontstaan over PRINCE II. Prince is voor veel project managers een heilige bijbel, voor de andere een stroom aan regels en controls. Velen hebben er van gehoord maar weten niet wat de inhoud is. Voor die laatste groep is dit artikel. Hier wordt in het kort en duidelijke taal uitgelegd wat Prince II nu is. Prince II staat voor: Projects in controlled environments. De II is erbij gekomen toen de allereerste versie een behoorlijke update kreeg. Het is te vergelijken met Windows XP en Windows Vista. Prince II is een methode voor de projectmanager hoe deze gestructureerd zijn/haar project kan inrichten en sturen.

Hieronder vindt je de methode, tevens is er een voorbeeld opgenomen zodat het begrijpelijker wordt voor de leek onder ons. Het voorbeeld gaat uit van het bouwen van een huis volgens de methode van Prince II. De tekst van het voorbeeld is cursief weergegeven. In het voorbeeld is de huiseigenaar de opdrachtgever, degene die uiteindelijk het resultaat van het project wil hebben. De opdrachtgever heet Jaap. De project manager is een ingehuurd persoon genaamd karel.

De methode

De Prince II methode bestaat uit 3 pijlers:

• Processen;
• Componenten;
• Technieken.

Hieronder zal er kort ingegaan worden op elk van deze 3.

Processen

Volgens Prince II bestaat de structuur en controle van een project uit processen die doorlopen moeten worden. Er zijn dan ook 8 processen gedefinieerd. Hier zijn niet de officiële benamingen gebruikt maar een vertaling vanuit het Engels. Binnen elk proces zijn er sub-processen. Deze zullen hier niet benoemd worden om de basis overzichtelijk te houden.

Binnen de processen is beschreven hoe het project gecontroleerd uitgevoerd dient te worden. De onderlinge relaties tussen de processen komt naar voren in het Prince II procesmodel (is TE groot om hier weer te geven). In het procesmodel is duidelijk zichtbaar wie binnen het project en op welk moment in het project, welke activiteiten gaat uitvoeren.

Opstarten van een project

Dit proces kan heel kort zijn. Het omhelst het idee om een project te gaan starten. Er wordt onderzocht of het zinvol is dat er een project gestart wordt en de project management omgeving wordt ingericht.

Jaap heeft het idee om een huis te bouwen. Natuurlijk moet hij eerst kijken of het nuttig is om een huis te laten bouwen of dat het toch beter is om een huis te kopen. Dit onderzoek doet hij natuurlijk niet zelf maar laat hij doen. Zodra het onderzoek is afgerond kan Jaap een keuze maken.

Initiëren van een project

Dit proces volgt op het opstarten van een project. Het doel is om de scope en inrichting van het project vast te stellen. Het omvat de gehele planning van het project, de voorbereidingen om van start te kunnen gaan.

Als uit berekeningen gebleken is dat het, het beste is om een huis te bouwen gaat Jaap op zoek naar een Project manager om hem te zeggen dat hij een huis wil en hoe. Karel laat een bouwtekening maken. Jaap gaat de bouwtekening goedkeuren of aan laten passen, zo wordt de basis voor het huis gelegd.

Besturen van een project

Dit proces bevat de complete aansturing van een project en alle besluitvormingen die door de stuurgroep gedaan moeten worden. Dit proces is constant aanwezig in een project. Er zullen tussentijdse bijsturingen nodig zijn en er zullen mijlpalen bepaald moeten worden

Zodra Karel merkt dat het bouwen van een huis met stro, zoals hij met Jaap heeft afgesproken (Initiëren van een project) ineens verboden wordt door de gemeente gaat Karel naar Jaap om te vragen of hij een besluit wil nemen omtrent het te gebruiken materiaal.

Beheersen van een Stage
De operationele uitvoering van het project tijdens een stage. Dit proces kan meerdere keren herhaald worden in een project.

Samen met Jaap zijn een aantal stages gedefinieerd. Dit kan zijn:

• leggen van de fundering (stage 1)
• Bouwen van het raamwerk (stage 2)
• Afwerking van het raamwerk (stage 3)

Binnen dit proces wordt begonnen met stage 1, leggen van de fundering. Pas als dit klaar is, en Karel is tevreden, kan men over naar de volgende stage, Bouwen van het raamwerk. etc.

Managen van de opleveringen

Dit proces is het geheel van de coördinatie door de Team Managers tijdens een Stage.

De aannemer die in dienst is genomen door Karel (na toestemming van Jaap) is de Team manager. Deze zal door het doorlopen van dit proces waarin o.a. terugkoppeling is naar Karel om te komen tot de oplevering van de gedefinieerde stage binnen de afgesproken tijd en het budget.

Managen van de Stage grenzen

Stappen om de besluitvorming door de Project Board voor te bereiden, door de Project Manager.

Karel stelt een document op met daarin het voorstel om niet met stro het huis te bouwen maar met steen. Dit geeft hij aan Jaap. Jaap kan dan in zijn proces: Besturen van een project, een besluit nemen op basis van het voorstel van Karel.

Afsluiten van het project

In dit proces wordt het project gecontroleerd afgesloten.

Karel zorgt dat alle administratieve zaken die met het bouwen van het huis te maken hebben keurig op orde zijn. Daarnaast vraag hij aan Jaap of hij akkoord is met het gebouwde huis.

Planning

Het plannings proces omvat het geheel van het maken van planningen gedurende de gehele looptijd van het project.

Karel volgt de stappen in dit proces elke keer dat hij een planning moet maken. Zo heeft hij een planning voor elke stage nodig.

Componenten

Componenten zijn aandachtsgebieden van de project manager. de hoe- wat- en waarom-zaken zijn hierin beschreven. Er zijn 8 componenten.

Business Case

De business Case is het belangrijkste onderdeel. Dit is de zakelijke verantwoording waarom het project gestart moet worden en aan het eind van het project wordt getoetst of de business doelstellingen in deze case bereikt zijn.

Organisatie

De Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen binnen het project.

Plannen

Alle soorten plannen die nodig zijn binnen het project. Te denken valt aan Stage plan, project plan etc.

Controle mechanismen

Alle benodigdheden die nodig zijn om gedurende het project te kunnen meten en bijsturen zodat besluitvorming mogelijk is.

Managen van risico's

Een analyse en beheersen van alle risico's die gedurende het project ontstaan of er al waren.

Kwaliteit binnen het project

Passende kwaliteitsmaatregelen die van invloed zijn binnen het project. Dit moet zorgdragen dat het gehele project kwalitatief de juiste dingen oplevert.

Configuratie management

Het registreren en beheren van alle producten/documenten die het project oplevert of gebruikt.

Beheersing van veranderingen

De manier waarop omgegaan moet worden met mogelijke wijzigingen of verstoringen van het project.

Technieken

De Project manager kan ook gebruik maken van ondersteunende technieken. In principe laat Prince II dit redelijk vrij. Echter worden er 3 wel erg belangrijk gevonden maar worden zeker niet verplicht gesteld.

• Op product gebaseerde planning;
• Technieken om veranderingen te beheersen;
• Kwaliteits controle technieken.

Wat is Prince II zeker NIET

Prince II is een methode en soms wordt verkeerd begrepen wat Prince II nu werkelijk is. Daarom hieronder een kort rijtje wat het zeker NIET is om zo problemen te voorkomen.

• Prince II is geen garantie voor een goede afloop van elk project;
• Ook worden er geen management vaardigheden beschreven;
• Prince II is gericht op project management niet op programma management;
• Een software pakket om projecten in te plannen.

Mocht je meer willen leren over Prince II dan adviseer ik om de cursus: Prince II Foundation te gaan volgen.