Valkuilen van een (beginnend) projectmanager

Project manager zijn vergt de nodige inspanning en leidinggevende kwaliteiten. Het is lang niet voor iedereen weggelegd, maar sommigen hebben hun roeping in dit beroep gevonden. Dit artikel laat een 7 tal valkuilen zien waar je als project manager op moet letten

Valkuil 1. Leg je planning niet té strak

Een veel gemaakte fout is om de uit te voeren activiteiten door het team te strak te plannen. Houdt rekening met de effectiviteit van mensen. Niemand die 8 uur aanwezig is, werkt ook daadwerkelijk 8 uur. Daarnaast zijn er veel onvoorziene omstandigheden die een teamlid minder effectief maakt. Voordat jij dan weer met je billen bloot bij je opdrachtgever moet aankloppen raadt ik je aan om bij een afgegeven planning door een teamlid ongeveer 20% tijd erbij op te tellen en meldt dat in je Project plan.

Valkuil 2. Manage niet vanuit je ivoren toren

Een goed projectleider loopt dagelijks bij zijn teamleden langs. Zo hoor je veel meer over je project dan vanachter je bureau. Zo worden teamleden gemotiveerd door jouw aanwezigheid en heb jij de vinger strak op de voortgang.

Valkuil 3. Communiceer duidelijk

Communiceren is een vak apart. Maar er gaat niks boven het informeren van teamleden en stakeholders: Tijdig!!. Wat goed helpt is een wekelijks project overleg en stuur elke week een mailtje naar het hele team met de punten waarop vooruitgang is geboekt en waar er nog knelpunten zijn. Zo blijft iedereen op de hoogte wat er gebeurt en zijn scheve gezichten door onduidelijkheid, verleden tijd.

Valkuil 4. Zet de scope strak neer

Zodra je ruimte in je scope hebt wordt ermee aan de haal gegaan met alle gevolgen van dien. Baken je scope dus strak en goed af en blijf deze lijn strak managen. Alleen de opdrachtgever kan aangeven dat de scope moet wijzigen. Jij kunt aangeven dat er bekeken moet worden of het impact heeft op de huidige tijdslijnen en budget . Doe nooit zomaar een toezegging binnen de reeds vastgelegde tijdslijnen en budget.

Valkuil 5. Neem zelf nooit cruciale beslissingen

Overleg ALTIJD met je opdrachtgever indien er cruciale beslissingen genomen moeten worden. Je opdrachtgever is eind verantwoordelijk, niet jij!. Als je het niet aan hem/haar overlaat en er gaat wat fout wordt jij erop aangesproken en dat is nu net niet wat je wilt.

Valkuil 6. Gebrek aan structuur

Een project heeft een vastomlijnde structuur nodig waarbinnen gewerkt gaat worden. Zorg dat je dingen juist en correct documenteert. Zorg dat er standaard intervallen zijn waarin je vergaderingen belegd. Bijvoorbeeld, één keer in de week een teamoverleg, 2x per week overleg met je opdrachtgever. Zorg dat je rapportages op orde zijn zodat je ten alle tijden de status van het project kunt laten zien indien management daarom vraagt.

Valkuil 7. Té veel zelf doen

Project managers hebben de neiging dingen zelf te doen als blijkt dat er uit de tijdslijn gelopen gaat worden. Doe dit vooral NIET. Het is niet dat je niet behulpzaam moet zijn, maar het is jouw werk niet. De medewerker die ervoor is aangewezen is degene die het moet doen. Indien uit de tijdslijn gelopen gaat worden, bekijk mogelijkheden waardoor deze persoon WEL binnen de tijdslijn kan blijven. Bijvoorbeeld, moet iemand hem/haar ondersteunen, zijn er andere werkzaamheden die de project werkzaamheden belemmeren?

Laatste tip

Met deze valkuilen in je achterhoofd is er nog één ding erg belangrijk. Betrek zaken niet op jouw als persoon. Als project manager kun je het tenslotte nooit goed doen en als het project een succes is heeft het team het gedaan als het faalt ben jij een slechte project manager. Zorg dat je het heft in handen houdt en laat verwijtende uitspraken richting jouw persoon, links liggen.