Als deelnemer een vergadering bijwonen

Zonder deelnemers geen vergadering. Dat is logisch. Maar wat veel deelnemers niet weten is dat deelnemers ook een grote rol hebben in het productief laten verlopen van een vergadering. Vaak schuiven de deelnemers de verantwoordelijkheid af aan de voorzitter of diegene die bijvoorbeeld een presentatie heeft gegeven. De deelnemers moeten natuurlijk aanwezig zijn. Maar daar houdt hun verantwoordelijkheid niet bij op. Het slagen van een vergadering is mede afhankelijk van het enthousiasme, de betrokkenheid, de creativiteit en de actieve deelname van alle aanwezigen.

Concreet zijn de taken van een deelnemer:

De voorbereiding

Ook de deelnemer dient zich voor te bereiden op de vergadering. Hij moet allereerst weten wat het doel van de vergadering is. Is het doel het opzetten van een nieuw veiligheidsprotocol, of gaat het over een verhoging van de omzet? Als een doel niet vermeld is op de agenda, zou de deelnemer hierover contact moeten opnemen met de voorzitter. Na het vaststellen van het doel is het handig als de deelnemer zich hierin verdiept. Op welke manier dit gaat, is natuurlijk afhankelijk van onder andere de functie van de deelnemer en het doel zelf. Maar als we kijken naar het doel ‘het opzetten van een nieuw veiligheidsprotocol’ zou hij bijvoorbeeld het oude protocol kunnen bekijken of eens rond kunnen vragen hoe dit bij andere bedrijven geregeld is.

Het is dus belangrijk om achtergrondkennis van het probleem te hebben van het onderwerp te hebben. Een ander deel van de voorbereiding is om op tijd aanwezig te zijn. Kostbare tijd wordt verspeeld als iedereen op een laatkomer moet wachten, of als door een laatkomer de vergadering stil moet worden gelegd, zodat de hij bijgepraat kan worden. En te laat komen levert trouwens ook een hoop irritatie op, wat ook niet bevorderlijk is voor een productieve vergadering.

Afwezigheid melden

Als een deelnemer niet aanwezig kan zijn bij de vergadering dient hij dit ruim van tevoren te melden bij de voorzitter. De voorzitter op zijn beurt kan dan bepalen of de vergadering zonodig verzet moet worden.

Zich open opstellen

De deelnemers moeten bereid zijn om naar elkaar te luisteren en zich open te stellen voor elkanders standpunten. Oordeel niet te snel over elkaar, en ben bereid om compromissen te sluiten als dit nodig is.

Actieve deelname

Een vergadering is niet productief als geen van deelnemers met inbreng komt. Kom met ideeën, hoe stom een idee misschien ook klinkt, het kan anderen misschien helpen om met een nieuw idee te komen. En als alle deelnemers zich houden aan het vorige punt (open stellen) zal niemand u uitlachen. Ga ook niet tijdens een vergadering met uw buurman of buurvrouw een gesprek ernaast voeren. Ten eerste is het niet netjes, u neemt niet actief deel aan de vergadering, maar tevens is uit onderzoek gebleken dat dit geklets aanstekelijk werkt. Als er twee mensen in een nevengesprek verwikkeld zijn, zal dit al snel door alle deelnemers overgenomen worden. Van productief vergaderen is dan al lang geen sprake meer. Hetzelfde geldt overigens voor actieve deelname. Als u actief deelneemt aan de vergadering, dus goed luisteren en met nieuwe ideeën komen, zult u anderen stimuleren om dit ook te gaan doen.