Een vergadering voorbereiden

‘Vergaderingen zijn tijdrovend’ Dat zijn niet-productieve inderdaad. Productieve vergaderingen kosten helemaal niet veel tijd. Daarbij is wel een goede voorbereiding wel het halve werk. Elke deelnemer zal zich moeten verdiepen in het onderwerp. Veel voorbereiding zal echter toch op de schouders van de voorzitter rusten.

Doelen formuleren

Vaak staan voor vergaderingen vaste tijden, en moet de voorzitter hiervoor doelen verzinnen. Maar als je een doel moet gaan ‘verzinnen’ en zeker als dit moeite kost, zal je je moeten afvragen of de vergadering wel nodig is. Het is wenselijk dat er een doel (of probleem) ligt en dat aan de hand daarvan een vergadering gepland wordt. Voor de vergadering begint zal de voorzitter het doel goed moet formuleren. Belangrijk is dat het doel kort, bondig maar vooral concreet is.

Agenda opstellen

Aan de hand van het doel stelt hij een agenda op. Hierin is het doel van de vergadering opgenomen. Tevens is er een logistiek gedeelte. Er is te lezen hoe laat de vergadering is, in welke ruimte, wie er deelnemen, wat men dient voor te bereiden en wat de deelnemers mee moeten nemen. Tevens zijn op de agenda de actiepunten van de vergadering terug te vinden. Deze staan in volgorde van behandeling. De agenda zorgt dus voor structuur tijdens de vergadering. Bij het opstellen van deze agendapunten is het belangrijk om de meest dringende en belangrijkste punten als eerst worden behandeld, dan zijn alle deelnemers immers nog fris en geïnteresseerd.

Agenda verspreiden

De agenda dient onder alle deelnemers van de vergadering verspreid te worden. De agenda dient als uitnodiging. Nu komen ook de andere deelnemers aan bod. Zij beginnen nu met het voorbereiden van de vergadering. Ze lezen allereerst de agenda door. Vervolgens verdiepen ze zich in het onderwerp en bedenken wat zij kwijt willen, of belangrijk vinden bij elk agendapunt. Vervolgens dienen ze datgene voor te bereiden wat de voorzitter in zijn agenda vermeld. Tevens kan de voorzitter deelnemers vragen om een presentatie te geven, of een discussie te leiden. De personen die hiervoor zijn aangewezen, zullen hun gedeelte te moeten voorbereiden.

Tijdsplanning

Niets is vervelender dan een vergadering die langer duurt dan gepland. Het is de taak van de voorzitter om vooraf in te schatten hoeveel tijd er nodig is, hij maakt een tijdsplanning. Per agendapunt moet hij inschatten hoe lang ervoor nodig zal zijn. Om dit te doen is het belangrijk is te bedenken in welke vorm een agendapunt gegoten wordt:
Enkele van deze vormen zijn:

• Presentaties
• Discussies
• Stemmingen
• Brainstormsessies

De voorzitter zal voor elk van deze vormen een verantwoordelijke aanwijzen. Hij dus bijvoorbeeld iemand vragen om een presentatie te houden bij een bepaald agendapunt. De verantwoordelijke er dan ook voor verantwoordelijk dat hij zich houdt aan de tijdsplanning voor zijn gedeelde. Tijdens de vergadering zal de voorzitter (of iemand die daarvoor is aangewezen) waken over de tijdsplanning.

Praktische voorbereiden:

• De voorzitter zal ook de meer praktische zaken moeten (laten) regelen.
• Er moet een geschikte ruimte komen
• Er moeten de juiste audio-visuele hulpmiddelen geregeld worden.
• Met het oog op audio-visuele hulpmiddelen dient de verlichten passend zijn.
• Er moeten voldoende zitplaatsen aanwezig zijn.
• Andere hulpmiddelen, zoals papier en pennen voor aantekeningen, kopieën enz.

Lees verder

• Leren Notuleren
• Een vergadering voorzitten