Succesvol samenwerken tussen organisaties

Er wordt met regelmaat gesproken over een 'netwerkmaatschappij', samenwerken is namelijk steeds belangrijker in de samenleving. De complexere vraag- en probleemstukken waar bedrijven en overheden mee worden geconfronteerd kunnen simpelweg niet meer door één actor worden opgelost. Er zijn meerdere partners voor nodig om samen het probleem te verhelpen. Het blijkt echter moeilijker dan het lijkt, want bij een samenwerkingsverband zijn er veel verschillende punten die de samenwerking kunnen bemoeilijken. Enkele voorbeelden hiervan zijn de mogelijke belangenconflicten en de spraakverwarring. Het begrijpen van de verschillende aspecten van een samenwerking kan daarom een immens voordeel met zich mee brengen.

De rol van een gedeelde ambitie

Kenmerkend van succesvolle samenwerkingsverbanden is dat zij allen een voor hen betekenisvolle ambitie hebben geformuleerd. Deze ambitie is vanwege de verschillende belangen van een samenwerking niet altijd gemakkelijk te formuleren. Er gaat vaak veel tijd en overleg aan vooraf voor er werkelijk een concrete ambitie kan worden vastgesteld. Alle tijd en energie dat er in deze formulering wordt gestoken zal echter niet voor niks zijn, een gedeelde ambitie wordt namelijk ook wel het 'hart' van de samenwerking genoemd. Het houdt tenslotte de partners bij elkaar en vormt dus een bindmiddel.

Het voorkomen van spraakverwarring

Binnen een samenwerkingsverband zijn er verschillende partners aanwezig, vaak zijn dit partners uit diverse branches. De samenwerking bouwt zichzelf bijna altijd om een probleem- of vraagstuk heen. Een gevolg hierbij is dat de betrokken partijen het probleem vanuit hun eigen optiek zullen bekijken. Elke partij heeft dus als het ware een eigen bril waarmee er naar de definitie en perceptie van het probleem wordt gekeken. Door deze verschillende optieken ontstaan er vaak communicatieproblemen wat ook wel spraakverwarring wordt genoemd.

Het streven naar een gelijk beeld van de situatie evenals een gezamenlijke taal vormen dus een belangrijk punt bij het starten van een samenwerking. Om dit te kunnen realiseren is overleg nodig, alle partijen moeten als het ware dezelfde richting op kijken. Onderwerpen die hoofdzakelijk moeten worden behandeld tijdens het overleg zijn de verschillende percepties van het vraagstuk, de gewenste oplossing, de uitvoering en tot slot de kansen van de samenwerking. Indien een startend samenwerkingsverband deze punten helder heeft gekregen is er een stevig fundament gelegd voor de samenwerking en wordt spraakverwarring voorkomen.

Waakzaamheid en vertrouwen

Een goede voorbereiding is bijzonder belangrijk bij het aangaan van een samenwerking, maar het hebben van vertrouwen gedurende een samenwerking is even belangrijk. Vertrouwen is echter een moeilijk te grijpen begrip. Wat hier tegenover staat is het begrip waakzaamheid. Het omvat namelijk in hoeverre de partners op de hoede moeten blijven voor eventuele risico's die de andere partij kan veroorzaken. Deze twee tegenpolen staan eigenlijk dichter bij elkaar dan het lijkt. Het hebben van vertrouwen in een samenwerking kan namelijk prima samengaan met een degelijke waakzaamheid en wantrouwen, het is de kunst om een juiste balans te vinden tussen deze twee punten.

Er zijn hoofdzakelijk drie punten waarop gefocust moet worden wanneer de balans hersteld dient te worden. De grotere mate van waakzaamheid kan namelijk ontstaan zijn door problemen bij de partij zelf, de relatie tussen de partijen of de context waarbinnen de samenwerking zich bevindt. Het hebben van een juiste balans tussen waakzaamheid en vertrouwen kan dus alleen worden verwezenlijkt indien er een goede mate is van evaluatie op deze drie punten door de betrokken partij zelf.

Het fundament voor het samenwerkingsproces

Om een goed fundament te vormen voor het samenwerkingsproces zijn er een aantal principes waaraan recht moet worden gedaan. Ten eerste is het van belang om stappen en fasen te onderkennen. Hiermee wordt bedoelt dat er voor de effectiviteit van de samenwerking een concrete identificering moet zijn van stappen en fasen in het samenwerkingsproces. Ten tweede moet er gelet worden op het verkrijgen van 'mutual gains', dit zijn de gemeenschappelijke winsten. Voor het in stand houden van een goede samenwerking is het altijd belangrijk om te zoeken naar een oplossing die het beste is voor alle partijen. Ten slotte is het belangrijk om te werken aan betekenis. Het gaat niet alleen om het identificeren en het afwerken van de stappen. Het gaat juist om de inhoudelijke aspecten en de interactie die hierbij plaatsvindt.