Arbobeleid m.b.t. ziekteverzuim

Veel organisaties kampen tegenwoordig met een te hoog ziekteverzuim. Om dit ziekteverzuim tegen te gaan bedenken organisaties, vaak tevergeefs, allerlei mooie oplossingen. Deze oplossingen brengen vaak hoge kosten met zich mee of leveren niet het gewenste resultaat op. Een manier om preventief om te gaan met ziekteverzuim binnen een organisatie is door een arbobeleid op stellen. Een goede manier om dit te doen is volgens de 5W-methode. Door binnen een organisatie een arbobeleid te hanteren wordt er systematisch gewerkt aan het verbeteren van de arbeidsomstandigheden. Het verbeteren van arbeidsomstandigheden kan bijvoorbeeld zijn; het zorgen voor een veilige werkplek, het verbeteren van de functie-inhoud en het terugdringen van arbeidsongeschiktheid. Naast het verbeteren van de arbeidsomstandigheden voldoet de organisatie, door het hanteren van een arbobeleid, ook nog eens aan een wettelijke verplichting. Om een goed arbobeleid op te zetten is het verstandig om gebruik te maken van de 5W-methode. Met behulp van de 5W-methode kan een organisatie haar knelpunten analyseren en deze op een systematische manier aanpakken.

De 5W-methode

De 5W-methode bestaat uit:

1. Willen
2. Weten
3. Wegen
4. Werken
5. Waken

Fase 1: de voorbereidingsfase

In fase één staat het Willen centraal. Bij de voorbereiding van een arbobeleid is het belangrijk dat niet alleen de personeelsafdeling maar ook de directie een arbobeleid willen. De directie moet zich bewust worden van het probleem en inzien dat het opzetten van een arbobeleid noodzakelijk is. Zonder de meewerking van de directie zal het arbobeleid weinig kans van slagen hebben. Handelingen uit fase één kort samengevat:

• intentieverklaring van het management
• doelstelling formuleren
• termijn/middelen van het arbobeleid bepalen
• taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden verdelen
• er moet een arbocoördinator aangesteld worden

Fase 2: analyse van de situatie

Tijdens de tweede fase gaat het om het Weten. Hiermee wordt bedoeld dat de organisatie weet wat de knelpunten en risico’s zijn voor hun werknemers. Dit kunnen bijvoorbeeld, slechte bureaustoelen, gevaarlijke stoffen of werkdruk zijn. Om alle gevaren duidelijk te krijgen moet er een risico-inventarisatie gemaakt worden. Alle risico’s worden geïnventariseerd en verdeeld over drie gevarensoorten, te weten: veiligheidsgevaren, gezondheidsgevaren en welzijnsgevaren. Hierna gaat men per risico de gevarenbron bekijken. Dit kunnen bijvoorbeeld, bedrijfsstoffen, bedrijfsmiddelen, de werkomgeving of de organisatie zelf zijn. Fase twee draait dus voornamelijk om het inventariseren van mogelijke risico’s en knelpunten van de arbeidsomstandigheden. Handelingen uit fase twee kort samengevat:

• risico-inventarisatie maken

Fase 3: evalueren van de situatie

In fase twee staat de ‘W’ Wegen in het middelpunt. De risico’s en knelpunten uit de risico-inventarisatie van fase twee worden nu gewogen. Dit wil zeggen dat ieder knelpunt een prioriteit krijgt. Ook wordt in deze fase bepaald wat de mate van het knelpunt is. Vragen die hierbij gesteld kunnen worden zijn: hoe groot is de kans dat iets gebeurd? Hoe vaak treedt het knelpunt op? Wat is het gevolg van het knelpunt? Hoeveel mensen spelen een rol bij dit knelpunt? Bij het geven van prioriteiten moeten niet alleen de belangen van de werknemers in het achterhoofd worden gehouden maar ook de belangen van de omgeving. Wat verwacht de omgeving van de organisatie, bijvoorbeeld met betrekking tot het milieu. Dit zijn allemaal zaken die meespelen bij geven van prioriteiten aan de knelpunten. Handelingen uit fase drie kort samengevat:

• prioriteiten geven aan de geïnventariseerde knelpunten/risico’s
• belangen van de werknemers hierbij in acht nemen
• belangen van de omgeving hierbij in acht nemen

Fase 4: opstellen en uitvoeren plan van aanpak

Tijdens fase vier staat het Werken centraal. De risico-inventarisatie uit fase twee en de prioriteitsstelling uit fase drie worden nu concreet gemaakt. Er wordt namelijk een plan van aanpak opgesteld. In dit plan van aanpak worden de volgende zaken opgenomen: het doel en het gewenst resultaat, overzicht van maatregelen n.a.v. vastgestelde risico’s, plaats op de prioriteitenlijst, budgetteren, taken/verantwoordelijkheden verdelen, plannen, wijze van uitvoeren, capaciteit en noodzakelijke middelen, einddatum en de samenhang met andere activiteiten. Nadat het plan van aanpak voldoet aan alle bovenstaande punten moet het eerst voorgelegd worden aan de Ondernemingsraad (OR). Nadat de Ondernemingsraad akkoord gaat met het opgestelde plan van aanpak kan men het plan van aanpak tot uitvoering gaan brengen. Handelingen uit fase vier kort samengevat:

• opstellen plan van aanpak
• duidelijk signaal naar de organisatie m.b.t. wat de leiding aan wil gaan pakken
• inzicht bieden aan de arbeidsinspectie
• knelpunten oplossen

Fase 5: voortgangscontrole/evaluatie

In de laatste fase draait het om het Waken. De uitvoering van het plan van aanpak moet nauwkeurig in de gaten worden gehouden en worden geëvalueerd. De organisatie moet bekijken of alle voornemens uit het plan van aanpak wel zijn uitgevoerd. Zijn alle doelstelling behaald en is dit ook volgens de planning gebeurd? Dit zijn zaken waar men op moet letten bij de evaluatie. Het kan ook zo zijn dat er nieuwe knelpunten zijn gesignaleerd of dat oude knelpunten moeten worden bijgesteld. Als dit het geval is het verstandig om opnieuw een risico-inventarisatie te maken of de oude bij te stellen. Het plan van aanpak moet dan uiteraard ook aangepast worden. Bij de evaluatie is het ook belangrijk om te kijken naar weerstanden van het personeel, het management of andere werknemers. Hoe hebben zij de uitvoering van het plan van aanpak ervaren? Handelingen uit fase vijf kort samengevat:

• zijn doelen behaald
• eventueel de risico-inventarisatie bij stellen
• weerstanden van werknemers evalueren