Functioneringsgesprek; inhoud, opzet en tips voor werknemers

Functioneringsgesprekken; veel werknemers zullen er vroeg of laat mee te maken krijgen en veelal zijn dit jaarlijks terugkerende rituelen. Hoewel de opzet per werkgever sterk kan verschillen zijn veel zaken die terugkeren in de meeste functioneringsgesprekken.

Bedoeling van een functioneringsgesprek

Een functioneringsgesprek is primair bedoeld om het functioneren van een werknemer te verbeteren. Door samen van gedachten te wisselen over de huidige gang van zaken kunnen problemen worden blootgelegd, opgelost of juist voorkomen. Idee zou daarbij moeten zijn om gezamenlijk de knelpunten te verhelpen en naar een betere samenwerking te streven. Over het algemeen zou gesteld kunnen worden dat veel werknemers zich onnodig zenuwachtig maken voor functioneringsgesprekken wanneer daar geen duidelijke redenen voor zijn. In een goede en open organisatie zouden dergelijke gesprekken namelijk geen hele grote verrassingen mogen opleveren, want problemen die ter sprake komen bij functioneringsgesprekken zouden normaal gesproken al bij beide partijen bekend moeten zijn. Reeds bekende strubbelingen tussen werknemer en werkgever zouden in functioneringsgesprekken besproken moeten worden.

Tijdens functioneringsgesprekken komen vooral de werkzaamheden van de werknemer aan bod en hoe beide partijen daar tegenaan kijken. Allerhande zaken die daarop van invloed zijn kunnen daarbij ter sprake komen. Ook de toekomstplannen van beide zijden maken normaliter deel uit van het gesprek.

Verschil functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek

Sommige werkgevers houden zowel functioneringsgesprekken als beoordelingsgesprekken. In dit geval zullen deze vaak beiden jaarlijks gehouden worden. Zeker als deze beide type gesprekken gehouden worden is hier een duidelijk onderscheid. Een beoordelingsgesprek is daarbij eigenlijk uitsluitend bedoeld voor de werkgever, om naar zijn werknemer duidelijk te maken hoe hij/zij tegen de prestaties van betreffende persoon aan kijkt. Een functioneringsgesprek daarentegen zou een dialoog moeten wezen waarbij beide partijen open kunnen spreken over het wel een wee op het werk. De meeste werkgevers houden maar één gesprek per jaar, waarbij dus zowel beoordeeld wordt als samen gekeken naar de toekomst.

Voorbereiden voor, en houding tijdens een functioneringsgesprek

Wanneer vooraf een agenda bekend is doet de werkgever er goed aan om deze even goed door te nemen. Zo weet u wat u te wachten staat en kunt u alvast nadenken over onderwerpen die aan bod (kunnen) komen. Ook kunt u hiermee bepalen wat uzelf denkt te gaan vragen en aan wil kaarten.

Het is goed om vooraf te bedenken waar uw sterke en zwakkere punten liggen en hoe u denkt dat de opdrachtgever hier naar kijkt. De werkgever zal u hier ook naar vragen en het geeft natuurlijk een makkelijker gesprek wanneer de werknemer zelf al de punten aangeeft die de werkgever in gedachten heeft. Vaak zal een werknemer zelf al wel weten waar verbeterpunten liggen en hoe daar aan gewerkt kan worden. Het verbeteren van deze punten is voor beide partijen een vooruitgang en dat is nu juist de bedoeling van een functioneringsgesprek. Er kunnen ook punten aan bod komen waar uzelf als werknemer niet aan gedacht had. Openstaan voor dit soort feedback helpt bijdragen aan een oplossing. Dit betekent zeker niet dat u, u als werknemer in een hoek moet laten drukken, maar juist dat u samen met uw baas moet zoeken naar oplossingen voor wat uw baas wellicht als probleem ziet, ook al zult u het daar als werknemer misschien niet altijd helemaal mee eens zijn.

Onderdelen en opzet van een functioneringsgesprek

Kort samengevat zijn de volgende punten te verwachten in een functioneringsgesprek:

• Opening
• Inleiding door werkgever
• Visie en ideeën werknemer
• Het doornemen van verbeterpunten
• Toekomstbeeld van beide partijen

Het nut van een functioneringsgesprek

Na een functioneringsgesprek zou voor beide partijen duidelijk moeten zijn hoe er naar de huidige gang van zaken en de toekomst van de persoon in het bedrijf gekeken wordt. Hieruit kan een verandering van de werkzaamheden of voorwaarden volgen. Ook cursussen en opleidingen kunnen hieruit voort komen. Sommige werkgevers verwerken de uitslagen van deze gesprekken in een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) of soortgelijk documenten om de werknemer te helpen zijn carrière in te plannen.

Verschillen tussen werkgevers

Zoals al vermeld is het zeer verschillend hoe werkgevers met functioneringsgesprekken omgaan. De ene baas hecht veel waarde aan gesprekken als deze en/of hanteert hier een vast en goed format voor, de andere baas zal het misschien weinig interesseren en ziet het als een verplicht nummertje. Over het algemeen zullen grote bedrijven eerder aan een vast format vasthouden en meer aan loopbaanbegeleiding doen dan kleinere werkgevers, maar dit is alleen in grote lijnen te stellen, de verschillen zijn groot.