Factuurvereisten btw-ondernemer

Iedere (beginnende) ondernemer zal aan zijn afnemers facturen voor zijn leveringen of diensten moeten sturen. Hieronder vindt u vanuit de btw de vereisten waaraan zo'n factuur moet voldoen.

Datum van uitreiking

Op de factuur moet de datum van uitreiking aan de afnemer worden vermeld. Het gaat om de dag waarop de factuur door de ondernemer verstuurd wordt aan de afnemer of aan hem wordt overhandigd. Deze datum is bepalend voor de verschuldigdheid van de btw en deze datum bepaalt dus ook in welke btw-aangifte het btw-bedrag op de factuur moet worden meegenomen.

Opeenvolgend nummer

Facturen moet individueel geïdentificeerd kunnen worden. In dat kader moet elk factuur een uniek nummer bevatten (factuurnummer). Deze nummers moeten samen een reeks (of meerdere reeksen) opeenvolgende nummers vormen. Kleine ondernemers zullen de facturen over het gehele jaar doornummeren, terwijl grotere ondernemers wellicht per afnemer zullen nummeren.

Let goed op: óók een creditnota moet in de reeks opeenvolgend worden genummerd. Een ondernemer kan niet volstaan een foutieve factuur uit zijn administratie te halen en daarvoor een nieuwe factuur (met hetzelfde factuurnummer) versturen. De opeenvolgende nummering is dan verstoord (mede omdat de datum in de toekomst ligt). Een foutieve factuur moet in de administratie blijven. Vervolgens zal een creditfactuur moeten worden verstuurd, met een opeenvolgend nummer, waarna een nieuwe factuur moet worden verstuurd, met opnieuw een opeenvolgend nummer. In geval van een foutieve factuur, bevinden zich dus drie facturen ten aanzien van één prestatie in de administratie.

Btw-identificatienummer (eigen)

Bij aanmelding bij de Belastingdienst ontvangt iedere btw-ondernemer een eigen btw-identificatienummer (btw-nummer). In verband met misbruik en fraude is iedere btw-ondernemer verplicht zijn eigen btw-nummer op de factuur te vermelden. Bij de meeste btw-ondernemers is dit het geval, omdat zij op het briefpapier reeds melding maken van het btw-nummer (en vaak tevens het kvk-nummer en het rekeningnummer).

Btw-identificatienummer (afnemer)

Indien de heffing van btw naar de afnemer is verlegd (zie onder Special Schemes: Verleggingsregeling), zal de leverancier tevens het btw-identificatienummer van zijn afnemer moeten opvragen en op de factuur vermelden. Dit eveneens in verband met fraude en misbruik.

Naam & adresgegevens (afnemer)

Op de factuur moeten eveneens de naam en de adresgegevens van de afnemer worden vermeld. In beginsel moet de juridische naam en niet de handelsnaam van de onderneming worden vermeld, tenzij de afnemer ook onder zijn handelsnaam geregistreerd is bij de Kamer van Koophandel.

Let op: ook het vermelden van slechts een postbusnummer is in beginsel niet voldoende! Het adres moet de daadwerkelijke vestigingsplaats van de afnemer zijn, en geen postbusnummer!

Hoeveelheid & aard

In verband met de controle op het verlaagde tarief (6%) en vrijstellingen in de btw, is het van belang dat de leverancier de geleverde goederen en/of diensten apart en specifiek omschrijft. Indien op een deel van de prestatie het tarief van 6% en op een deel het tarief van 19% van toepassing is, volstaat de ondernemer niet met een omschrijving als "diverse leveringen" of "diverse werkzaamheden". De goederen en/of diensten en de hoeveelheid moeten apart en specifiek worden weergegeven.

Datum van levering of dienstverrichting

Indien de datum van de levering of dienst afwijkt van de factuurdatum (zie boven), zal ook de datum van deze levering of dienst apart moeten worden vermeld. Een veel voorkomend voorbeeld zijn facturen van adviseurs, advocaten, accountants of notarissen. Zij dienen de dienstverlening bijvoorbeeld als volgt te omschrijven:

• “Juridische dienstverlening 1 mrt – 30 mrt 2011” of
• “Accountantsverslag 2010”

Vermelden vergoedingen exclusief btw

De kosten van iedere levering of dienst moeten, exclusief btw, op de factuur worden vermeld. Bij voorkeur en indien mogelijk moeten ook de eenheidsprijs of het uurtarief apart worden vermeld, waarna deze na vermenigvuldiging met de hoeveelheden een totaaltelling moeten vormen.

In principe mag een factuur meerdere leveringen of diensten bevatten en hoeft niet voor iedere aparte levering of dienst een aparte factuur te worden verstuurd. Vereist is wel dat de leveringen of diensten in hetzelfde tijdvak hebben plaatsgevonden, waarbij dat tijdvak niet langer dan een maand mag zijn.

Eventuele kortingen, zoals bulkkortingen, setprijzen of anderszins (bedongen) kortingen, moeten apart op de factuur worden vermeld.

Tarief en/of vrijstellingen

Naast de vergoeding moet per levering of dienst het toepasselijke tarief worden vermeld. Zo worden op een horecabon de frisdranken en bittergarnituur (6%) en alcoholische dranken (19%) vaak van elkaar onderscheiden door de vermelding L (btw laag, 6%) en H (btw hoog, 19%).

Ook indien op bepaalde leveringen of diensten een btw-vrijstelling van toepassing is, moet dit worden vermeld. De vermelding "vrijstelling" is echter niet voldoende, ook moet worden vermeld op welke wettelijke bepaling deze vrijstelling is gebaseerd. In Nederland kennen we onder meer vrijstellingen voor diensten door medisch of paramedisch personeel, voor onderwijs, voor verhuur van diverse onroerende zaken (pand, parkeerplaats, ligplaats boot, etc.), leveringen of diensten van sociale of culturele aard, bankzaken, bemiddeling, verzekeringen, en diensten door componisten, schrijvers en journalisten.

Vermelden totaalbedrag btw

Naast de vergoeding exclusief btw en het tarief moet ook het (totale) bedrag aan btw worden vermeld. Dit bedrag ontstaat door de reeds vermelde vergoedingen te vermenigvuldigen met het bijbehorende tarief. Indien de leveringen of diensten zijn vrijgesteld, hoeft het btw-bedrag (zijnde € 0,00) niet te worden vermeld.

Valuta

In beginsel mag een factuur in een willekeurige valuta worden opgemaakt, zolang het totale bedrag aan te betalen belasting (zie "Vermelden totaalbedrag btw") is uitgedrukt in euro's en zolang daarbij gebruik is gemaakt van de officiële wisselkoersen van de Europese Centrale Bank.

Taal

In beginsel mag een factuur in een willekeurige taal worden opgemaakt. Indien de fiscus dit echter noodzakelijk acht, mag hij verzoeken om een vertaling in het Nederlands. Dit mag alleen indien de prestaties voor de btw in Nederland hebben plaatsgevonden óf als de factuur wordt ontvangen door een in Nederland gevestigde ondernemer.

Special schemes

Verleggingsregeling
In speciale gevallen hoeft de leverancier van de goederen of diensten de btw niet te vermelden of af te dragen. De betaling van de btw wordt in dat geval verlegd naar zijn afnemer. Dit is onder meer het geval indien goederen worden geleverd aan een ondernemer die is gevestigd in een ander EU-land. Maar ook in de bouw en in de autohandel komt een verleggingsregeling voor.

Moet de btw worden verlegd naar de afnemer, dan hoeft de leverancier dus geen melding te maken van het totaalbedrag btw (zie "Vermelden totaalbedrag btw") en hoeft hij ook het tarief of een eventuele vrijstelling niet te vermelden (zie "Tarief en/of vrijstellingen). Hij volstaat met een vermelding op de factuur zoals "heffing verlegd naar afnemer", of in het Engels "VAT shifted tot recipient".

Nieuw vervoermiddel
Indien een nieuw vervoermiddel wordt geleverd, moet de factuur voldoende gegevens bevatten om te kunnen bepalen of sprake is van een nieuw vervoersmiddel. Als nieuwe vervoermiddelen worden aangemerkt voor personen- of goederenvervoer bestemde:

• Schepen met een lengte van meer dan 7,5m, die korter dan 3 maanden geleden in gebruik zijn genomen of nog geen 100 uren hebben gevaren;
• Luchtvaartuigen met een totaal opstijggewicht van meer dan 1550 kg, die korter dan 3 maanden geleden in gebruik zijn genomen of nog geen 40 uren hebben gevlogen;
• Landvoertuigen die zijn uitgerust met een motor van meer dan 48 cc cilinderinhoud of met een vermogen van meer dan 7,2 kW, die korter dan 6 maanden geleden in gebruik zijn genomen of nog geen 6000 km hebben afgelegd.

Iedere levering van bovenstaande goederen moet worden belast met btw, ongeacht de leverancier en ongeacht de afnemer.

Wederverkoper (margeregeling)
Indien op de verkoop de margeregeling wordt toegepast, moet dit op de factuur worden vermeld. Van de margeregeling is onder meer sprake bij de verkoop van een tweedehands auto. De autoleverancier hoeft in dat geval geen btw af te dragen over de gehele vergoeding, maar slechts over het verschil tussen zijn inkoopprijs en de nieuwe verkoopprijs.

De margeregeling kan ook van toepassing zijn op de (tweedehands) verkoop van antieke goederen.

Fiscaal vertegenwoordiger
Indien gebruik wordt gemaakt van een fiscaal vertegenwoordiger, die de belasting namens de leverancier zal voldoen, moet melden worden gemaakt van de naam, het adres en het btw-identificatienummer van de fiscaal vertegenwoordiger.

Ontheffing factuurverplichtingen

Bepaalde ondernemers of groepen van ondernemers kunnen worden ontheven van (een deel van) bovenstaande factuurverplichtingen. Voorbeelden van sectoren waarin een ontheffing is toegekend zijn:

• Benzineleveranciers: indien het rekeningnummer van de afnemer op de bon staat, hoeven naam en adres van de afnemer niet te worden vermeld;
• Horecaleveranciers: er hoeft geen factuur te worden opgemaakt voor het nuttigen van spijzen en dranken door personen die er slechts een korte tijd verblijven;
• Vervoerondernemers: onder andere de NS en taxichauffeurs hoeven geen aparte vermelding van het btw-bedrag te doen, maar kunnen volstaan met het bruto bedrag en de vermelding "inclusief omzetbelasting".