ZZP'er inhuren: stappenplan

ZZP’ers zijn gewilde vakmensen om opdrachten uit te voeren voor bedrijven. Wat zijn de voordelen van het inhuren van een ZZP’er? Welk stappenplan moet de opdrachtgever doorlopen bij het inhuren van een ZZP'er? Er moet een overeenkomst tot opdracht worden opgesteld, de ZZP'er moet de juiste VAR verklaring kunnen overleggen en de werkgever moet een nauwkeurige administratie bijhouden.

Voordelen inhZZP'er inhuren

Een kenmerk van freelancers of ZZP’ers is dat zij vaak korte klussen doen en meerdere opdrachtgevers hebben, soms tegelijk, soms opvolgend. ZZP’ers hechten vaak aan hun vrijheid en willen niet in loondienst zijn.

Het grote voordeel van het inhuren van ZZP’ers is dat de werkgever geen belasting en sociale premies hoeft af te dragen aan de Belastingdienst. Daarnaast hoeft de werkgever geen vakantiedagen of dertiende maand uit te betalen en is er geen loondoorbetalingsverplichting bij ziekte. Na afloop van de opdracht is de overeenkomst beëndigd en is de werkgever niet gebonden aan het ontslagrecht. ZZP’ers zijn flexibel inzetbaar, zeer deskundig en hebben veel ervaring op hun vakgebied. Ze hebben vaak voor meerdere bedrijven gewerkt en beschikken daardoor over meer ervaring dan een gewone werknemer.

ZZP’er inhuren: stappenplan

Je kunt als werkgever een ZZP’er inhuren voor projecten van een paar uur tot een paar maanden of zelfs jaren. Je moet de volgende zaken op orde hebben.

Opdrachtovereenkomst ZZP

Zorg ervoor dat alle belangrijke informatie op papier staat voor de ZZP’er begint met werken: de zogenaamde “opdrachtovereenkomst”. Het woord “contract” dient te worden vermeden, omdat de Belastingdienst dan kan interpreteren dat het om een arbeidscontract gaat. En dat is het niet: het gaat om een “overeenkomst van opdracht”.

Inhoud overeenkomst tot opdracht

• Omschrijving van de opdracht: welke werkzaamheden gaat de ZZP’er verrichten en wat is het beoogde resultaat
• Termijn: binnen welke termijn moet het werk af zijn
• Tarief voor de ZZP’er: uurtarief of vast tarief. Is de prijs inclusief of exclusief BTW

Het gaat om het eindresultaat en niet om hoe de opdracht wordt uitgevoerd. Leg daarom niets vast over gezagsverhouding, locatie en exacte tijdstippen: de Belastingdienst kan oordelen dat het gaat om loon uit dienstverband, een fictieve dienstbetrekking constateren en daarmee de werkgever verplichten tot de afdracht van loonheffingen.

VAR verklaring

Een ZZP’er moet een VAR verklaring kunnen overleggen. Dat is een document, afgegeven door de Belastingdienst, dat de werkrelatie tussen de opdrachtgever en de ZZP’er beschrijft. De ondernemer moet een kopie van deze verklaring en van het identiteitsbewijs van de ZZP’er bewaren bij zijn administratie. Er is maar één VAR verklaring die geen risico’s voor de opdrachtgever met zich meebrengt. Alles over VAR verklaringen en de risico’s vind je in het artikel Soorten VAR verklaringen

Administratie ZZP’er inhuren

Het inhuren van een ZZP’er vraagt om een nauwkeurige administratie. Op de factuur die je na afloop of tijdens de werkzaamheden ontvangt, staat een BTW-percentage vermeld: die kun je terugkrijgen bij de aangifte omzetbelasting. Het factuurbedrag zonder BTW kan van de inkomstenbelasting worden afgetrokken. Verder moet de opdrachtovereenkomst worden bewaard in de administratie, met een kopie van de VAR verklaring en het identiteitsbewijs van de ZZP’er. Deze documenten moeten zeven jaar worden bewaard.